仕事をしてるふりのテレワークからVUCA時代への転換

ある意味、コロナという非常時はVUCAを体感する良い機会になったはずなのに、このままでは緊急事態宣言の解除により、また元の状態に戻ってしまいそうだ。そうなってしまうのは「従来の仕事をテレワークで置き換えただけ」に留まっているからだ。今回のテレワークを意義あるものにするための進め方、考え方を提示してみたい。

①まずテレワークではなく、リモートワークと言葉を変える

電話やZOOMといったツールではなく、遠隔で働くという行動に視点を変える。固定した会社・場所ではなく、自宅に限らず柔軟に遠隔地から仕事をする発想をもつ。これで視野が広がる。

②就業時間の20％をクリエイティブな自由時間とする

グーグルなど新興企業や新事業創出に熱心な企業で導入されている20%ルールの適用である。暇な時間にも仕事をしてるふりの日報を書くより、意義ある時間になる。

かつての日本企業ではアンダー・ザ・テーブル（机の下で密かにやる研究）が行われていた。これを組織として就業時間内にやることを認めるのだ。

ブラックにならないためにor若手が他の社員に遠慮することなく、「管理したがり」の上司にも反論可能な環境を創るのである。

③就業時間の80%で何をするかを再考する

就業時間が減った分、やることを絞らなくてはならなくなる。
そこに頭を使うのが管理職の仕事である。独りで抱え込まずにチームメンバーにアイデアを求めれば可能だろう。

80%に業務を削減するための考え方、進め方を下図に示す。
これは以前「RPA導入に必要な視点と起点」というタイトルで書いたnoteで提示したものの再掲である。

④やるべきこと、やりたいことを可能にするIT環境を整備する

ここでようやくITツールの話になる。
通信が切れる、必要なファイル・書類が会社にしかない、FAXや電話対応がある、紙・押印を必要とするものがある、など今回のテレワークで困った事例を書き出す。

その業務が必要な業務であるなら、デジタル化・オンライン化でリモートで実現できる仕組みを構築する。ここで注意すべきはITベンダの言いなりにならずに主体的に考え、判断することだ。冗長な業務と冗長なITほど生産性を下げるものはない。

➄自由時間の20%をVUCAへの備えとして最大限に活かす

コロナへの対応は緊急性が求められた。
顧客に迷惑をかけずに通常業務を遂行させるため、慌ててテレワークを導入した企業も多かった。

一方で、コロナ前から私たちは時代の大きな転換期にいる。
目先の通常業務、オペレイティブな業務がついつい優先され、DX（デジタル・トランスフォーメーション）への対応は重要性が高いのに緊急性が低いもの（黄色の部分）のように据え置かれていた。しかし、コロナ前から既に重要性も緊急性も高いもの（赤色の部分）として対応を迫られていたのである。

日常業務で忙しいと言い訳できない、仕事をしてるふりをして逃げてはいられない事態になっている。

この際、コロナを良い意味での「言い訳」に使ってはどうだろうか？
顧客が求める過剰なQCD（品質・コスト・納期）への対応をもう一度見直してみるのも有りだと思う。短期と中長期の視点、戦略性が必要だ。

自由時間の20％の捻出が最も必要なのは管理職や経営層である。

オペレイティブな業務を80%に削減し、浮いた20%をDXに向けたイノベイティブな、クリエイティブなものを生み出す時間に使う。

VUCAの時代は個人も組織も変化に対する柔軟性と創造性が求められる。

なお、進める上では以下のことが求められるだろう。これはコロナにより、慣れないテレワークを強いられた個人と組織に存在した問題でもある。

＜社員・スタッフ側に求められること＞
・短時間で成果を出すための創意工夫（個人・チームでの仕事）
・空いた時間を何に当てるかの再考（自己研鑽、家族との時間等）
・タイムマネジメント、広い意味でのセルフマネジメント

＜管理職・経営層に求められること＞
・求めている「成果とは何か」の再定義と再提示（ジョブディスクリプションに限らない）
・成果を適正に捕捉・評価する仕組みづくり（ジョブ型＋メンバーシップ型のハイブリッド）
・自律と共働・共創・共育を促す土壌づくり