たった１つの工夫から業務改善の波に乗る

「なんだかうまく仕事を回せてないな...」
そう感じるとき、あなたならどうしますか？

「残業は多いし休みの日は疲れ果てて寝て終わる。」
「対応が遅くてお客さんからクレームがくる。」
「頑張ってるのに上司からは仕事が遅いと言われて評価してもらえない」

こんな状況ならどうしましょう？

とりあえず耐える？
誰かに相談する？
何かを変えてみる？

耐えるというのは忍耐強い特殊な人にしかできないので置いておいて、ほとんどの人は
①誰かに助けを求めるか
②今のやり方を疑って何かを変えるか
だと思います。

今回は②何かを変えてみたらどうなるのか？
を書いていきます。

ただ、これは私の体験をもとに書いていますので悪しからず。

はじめの工夫

まず今までのやり方で何がまずいのか？
を考えないといけないです。

私の場合はタスクとスケジュールの管理のしかたがまずかったんですね。

毎朝仕事の始まりに
「今やらないといけないことは…(タスクをメモ帳やカレンダーで確認)」
「この件急ぎだから今日これをしよう」

そうして仕事を始めます。

そうこうしているとお昼前にお客さんから問い合わせの電話を受けて調査が必要になります。

「今の作業まだ途中だけど、今のうちに調べちゃおう」

でも意外と時間がかかってしまい…

気づいたら今日の予定作業全然終わってない。
そんなことがしょっちゅうありました。

だから残業は当たり前、常に仕事に追われて余裕がない。

そんな状態だったんですね。

こうやって自分の作業を振り返っていくと、自分のタスク管理とスケジューリングの甘さに気づいたんです。

そこで私はタスク管理方法を見直しました。

今まではタスクを忘れないようにカレンダーに入れておくくらいしかしてなかったのですが、それだけだと
・今どれだけタスクが溜まっているか分からない
・どれくらい作業時間を想定すればいいか分からない
・どれをどれだけ放置しているかわからない

そんな問題があり、スケジュールをうまく組み立てられなかったんです。

なので上の問題を解決できるようなタスク管理にしようと、方法を考えました。

「タスク管理アプリをインストールしてみようか？」
とも思いましたが

「使ってみてやっぱり使えないとかなったときにまた探さないといけないのは面倒だなぁ。」

「すぐ使いたいから使い方もシンプルなものがいいし…」

「Excelでいいんじゃね？使いづらかったら改良も自分でしやすいしいいじゃん！」

そうしてはじめの"工夫"をしました。
そしてできたのが↓の記事のタスク管理表です。

この工夫で
・今どれだけタスクが溜まっているかが一目でわかるようになり
・どれだけ作業時間を想定すればいいか分かるようになり
・どれだけタスクが放置されているか分かるようになり

スケジュールがかなり立てやすくなりました。

「もっとこうできれば良いな」が出てくる

しばらくこのタスク管理表を使ってみて、残業は減り、心に余裕もでき始めました。

ただ、そのできた余裕からか
「もっとこうできたら楽なのに」
が出てくるようになったのです。

例えば、
「Excelだといちいち保存しないといけないのが面倒だなぁ」
とか
「必ず埋めないといけない項目をわかりやすくした方がいいなぁ」
とか
「スマホからもタスクを登録できた方がいいなぁ」
とか…

改善できるところがいっぱい出てくるんですね。

すぐに改善できるところはいいんですがちょっと手間がかかりそうなこともあったり。

でも自分でやり始めたものなので改善案を考えるのも楽しかったりします。

何か１つ工夫するともっと改善したくなる

結論になりますが、現状なにか解決したい悩みがあるならなんでもいいので何か工夫してみてください。

そしたらどんどん改善点が見つかってまた改善して…

結果思っていた以上の改善ができるかもしれない。

逆にいうと何かやり始めないとずっと改善できないままですよ。
ということ。

一歩を踏み出さないと見えるはずのものも見えない。
そんな話です。

最後に

色々と私の業務改善の話をしましたが、近々タスク管理改善の続編記事を出します。

タスク管理表を作って使ってみたうえで、もっと使いやすくしてみました。

今度の改善はExcel内では対応できなかったのでスクリプトが絡んできたりします。

GASを使ってスプレッドシートと他のGoogleアプリを連携して…

詳しくはその記事で紹介しますね。

また関連記事↓に貼っておきます。

あなたも工夫の一歩踏み出してみる？