新サラリーマンのすすめ！ 〜無料のリモートワーク便利ツール〜
前例のない世の中のコロナ禍でリモートワークへのシフトを余儀なくされる企業が増えており、慣れないリモートワークで大変辛い思いを強いられる人達が多くいると思いますがより快適にリモートワークを遂行する方法をここでは紹介していきたいと思います。
基本的な事しか書いていないのでターゲットは大学生、新社会若しくはパソコンに苦手意識を持つ団塊の世代向けです。リモートワーク時代をバリバリ生き残れている人達はほとんどが知ってるツールではないでしょうか。
こんな人におすすめ、、、
■自宅に会社のコピー機がないのでPDF化ができない
■家の中でのテレビ会議はいつもなんだか嫌だ
■リモートワーク時代の会議(議題→議事録)が慣れない
■会議がブラッシュアップするZoom時の裏技
■おまけツール(ワードやエクセルのPDF化)
■プロジェクトリストをクラウドでチームに共有化
■電話でもメッセージでもない新たな手段
1.PDF化ができない、、、
会社じゃない為、PDFができないという人は多くいるのではないでしょうか。
一つの代替手段として、コンビニでスキャンする。
これが意外に高くて１枚30円位するんですよね。
また、その際にUSBかスマホが必要になります。
コンビニが近くにない人もいると思います。大手の会社では、都内の本社を地方の島へ移転なんて話しも話題になりました。そういった人達はコンビニが近くにあるか疑問です。
そんな人達におすすめしたいもう一つ無料でできる便利なツールとして、Adobe scanというアプリがあります。これはカメラで撮影するとscanデータのように自動で加工されます。インボイスを自分のカメラで撮影して先方へ送るなども勿論悪くないのですが、会社でPDF化が慣れてしまうとPDFで送る方が仕事をキチンとしている印象を与えることができます。
2. 家でのテレビ会議嫌だなーー、、、
そんな風に思う人も多くいると思います。
Zoomなどでの社内会議がここ最近一気に増えてきたと感じているのではないでしょうか。多くの人が出来るだけ背景を映しても良い所にパソコンを設置して会議を進めているかと思います。現に、私も会議が始まる前によく背景が映えるようにバルコニーでやっていた事もありました。夏は空気が気持ちよくて良いのですが、冬は寒く、外では手が悴んでキーボードを打つ事すらできません。
3. 背景ぼかし機能とは？
余談が長くなりましたが、ここからが本題です。
古いバージョンのwindowsやmacを使っていると機能が使えない事があるようですが、対応しているOSの前提で話させていただきます。背景ぼかしという機能を使うと人物をAIが判断してそれ以外の空間にモザイク処理を自動で行ってくれます。
また背景の設定を変える機能もあり、相手に私がオフィスにいるような印象を与えることもできます。
4. Zoom会議の議題及び議事録の共有
zoomではパソコンの画面を共有する事ができるのです。画像共有をクリックして、共有したい画面、例えばパワーポイントをクリックし相手に画面を共有しプレゼンを資料付きで円滑に進める事ができます。
また、営業で新規取引先に会社概要を紹介する際には大変便利なツールです。会議の最後に自信のパソコンでタイプした会議の議事録を共有する事で今後の課題を共有または会議の決定事項の確認をする事ができます。
5. Zoom会議の中での自分磨きの為の裏技
仕事を一段とこなす為にはオリジナリティを求めるのでは無く、尊敬する先輩から技を盗む事が近道だと教わってきました。
尊敬する先輩が会議が円滑にすすめられていると、その特徴を習得したいと思うことはないでしょうか。
また、外国人とのミーティングで英語が早すぎて聞き取れていない場合にあの時なんて言ったんだろうとミーティング後に思うことがあります。
そんな時、私はiphoneの画像(動画)録画でミーティングが終わった際に復習も兼ねて確認しています。
ミーティングを録音する事になるので、先輩や取引先に事前に承諾を貰って録画するのが良いでしょう。
先輩としても早く後輩が成長することには大いに賛成することでしょう。
6. その他便利ツール
既に知ってる人も多くいるかと思いますが、エクセルやワードで作った資料をPDF化する為にcubePDFというサイトを使ってます。ワードやエクセルのデータをそのまま渡す人もいるかと思います、または中には強者がいてエクセルのセルにロックをかけてデータを改ざんできないようにして送る人もいました。
エクセルで送るデメリットとしてせっかく一生懸命作った資料が勝手に流用されるのを避ける目的(コピーアンドペースト)があります。
その点、cubePDFを使用したPDF化は大変便利です。
7. リモートワーク時のプロジェクションの進捗確認
チームでプロジェクトを遂行する上で定期的なフェイストゥーフェイスでの進捗確認が難しくなってきているかと思います。
google spreadシートというソフトを共有する事でチーム一丸となってプロジェクトを進める事ができます。
例えば、議事録で決まった事をここで共有する事でチームの進捗を確認する事ができます。
管理するリーダーが進捗の更新がない部門に状況を問い合わることができるのです。
8. 電話でもメッセージでもない新たな連絡手段
私が個人的に重宝しているツールで、中々普及までに時間がかかるかも知れませんが紹介したいツールです。電話したいけど相手が出ない、また携帯をタイプしながらのよそ見しての運転は危険、信号待ちで停車中にボタン一つでボイスでメッセージを送ることができます。ラインなどでマイクのマークを押して送信するとラインのメッセージに返信ができるものです。まだまだ認知のされてないので中々一般化されないかもしれませんが。
上記で説明したのが全て無料でできる便利ツールです。PDF化の為にコピー機を買った人や毎回会議の事に部屋を綺麗にしてから会議に挑む人や携帯電話で連絡を取る人もいると思いますが、それぞれ一長一短はありますがこれだけ無料で便利になるツールがあるのでこれらを知った上でベストなツールを自ら取捨選択して使って行くのがいいのではと思います。