退職手続きをSmartにしてみた話
退職手続きって大変ですよね。一人や二人ならまだしも、複数人や何十人だと本人とのやり取りでひいひい言ってしいます。ましてや、定年退職や再雇用手続きが絡んでくるともうひいひい言う気力もなくなるくらい忙殺されますよね😇
そして、なんといっても強敵は「紙」。説明文と用紙と記入例をセットし、人によって記入例や様式を変えたり。任継で扶養家族がいたら、追加で書類をセットし。手続き後は年金・健保・雇用保険と各種提出などと。。。
その紙地獄を打破するため、現状の課題を認識して取り組んだことを記録します🙆♀️
１．現状の分析と課題
👉結論から言うと、課題は事前準備でした。
退職手続きの一連を「事前準備・退職手続き・事後処理」の３分割をしたときに一番辛かった（工数がかかっていた）のが事前準備だったからです。
まず、各工程で何をやっているかざっと書き出してみました。
＜事前準備でやっていること＞
退職者と連絡をとり、退職手続き実施日と必要書類の送付日を伝達。
必要書類（住民税特別徴収継続確認、離職票の有無確認、任意継続必要書類、退職金関連など）の印刷。
退職者の種別（勤続年数や年齢、扶養者の有無など）に応じた案内文書作成。
退職時精算（残業代、通勤手当や諸手当の戻入、住民税の一括徴収等）の確認。
返却物の準備。
＜退職手続きでやっていること＞
雇用保険被保険者証や年金手帳を返却（会社⇨退職者）。
社員証、社用スマホ、保険証等を返却（退職者⇨会社）。
必要書類（退職金関係書類、任意継続関係書類、離職票有無に関する書類等）の回収（退職者⇨会社）。
その後の年金や健康保険、企業年金等の説明。
＜事後処理でやっていること＞
年金の資格喪失届提出。
健保の資格喪失届提出と保険証返却。
離職票の作成と資格喪失届提出。
住民税の異動届提出。
退職金関係書類の提出。
２．課題解決策
👉作業を書き出してみると、いかに「事前準備の効率化＝退職手続きの効率化」であるか理解することができました。なぜなら、事前準備で用意した紙を退職手続きで回収し、それをもとに事後処理を行うからです。（当たり前すぎる）
これらを踏まえ、「事前申請の追加」と「案内文書のスリム化」の２点を解決策として実施しました🙋♀️
👉事前申請の追加
SmartHRの申請機能を活用して「退職手続き事前申請フォーム」を作成しました。
申請フォームの内容は下記の通りです。
・退職予定年月日
・退職手続きの希望日（退職予定日以外を希望する場合のみ）
・退職手続きの実施場所について（札幌本社or東京支社or郵送）
・離職票の有無について
・住民税の納付方法について（普通徴収or一括徴収or特別徴収の継続）
・一括徴収選択の方へ（給与天引きor振込）
・特別徴収継続の方へ（再就職先情報記入欄）
・退職後の健康保険について（再就職先の社保or国保or任継or家族の扶養）
・任継希望者の方へ（家族の扶養有無確認）
・退職手続き書類の送付について（郵送or社内メール便orPDF配布）
退職手続き準備の申請を作ることで、無駄な紙の印刷や準備を減らすことができました。
👉案内文書のスリム化
社員へ送っている案内文書をスリム化しました。具体的には、内容を汎用的なものにして、イレギュラーな人に対して、別途書類を添えるという運用にしました。（任継必要な人は任継の書類を添える。退職時精算がある人はその書類を添える。など）
もっと多かったです🙀🙀
ごちゃごちゃしていたファイルを
整理しました。
こうすることで、一人ひとりの案内文書を見直す必要がなくなり、思考停止して印刷することができるようになりました👏
３．結果
👉時間の面とフォローの面で良い影響をもたらしました。
時間の面
・無駄な紙を印刷し準備する時間を減らせた
・退職手続きで紙を回収する時間を減らせた
・スキマ時間で離職票の作成ができるようになった
・本人へ離職票を渡す時間を短縮できた
まず、無駄な紙を印刷する手間が減り、退職手続き時に紙を回収する手間も減りました👏従来は退職者全員に任意継続の必要書類を送付していました。新しい勤務先が決まってる人や国保に加入する人にかけていた無駄な労力をなくすことができました。
(するかどうかわからない任継の書類準備が1番苦痛でした。。😇)
また、解答を事前に集めることで、退職手続きを待たずに事後処理準備ができるようになりました👏具体的には、離職票が必要な人は賃金証明をあらかじめ作成しておくことで、資格喪失後すぐに電子申請を行えます。これにより、本人へ離職票が届く時間も早まったと実感してます。
フォローの面
・担当者以外の人でも問い合わせ対応が可能になった
・退職手続き書類を送ったかの進捗状況が見える化した
・退職手続きで会話する余裕が生まれた
フォローの面でいうと、SmartHR上で解答を集めることで、退職者からの問い合わせに誰でもすぐに対応できるようになりました👏従来は退職手続き準備をした人に何を配布したか確認する必要がありました。ですが、SmartHRの事前申請を見ることで、何が配布されているか理解できる状況になりました。また、申請フォームの中に「管理者メモ」という機能があります。書類を郵送したらここにメモを残すことで、事前準備の進捗状況をSmartHR上で管理できるようになりました👏
退職手続き当日についても、従来はその場で任継をするのかどうかを確認し、提出書類が揃っているかを重視して対応していました。提出書類が事前にわかるようになったおかげで、退職後どんなことをするのか、どこの業界に行くのかなどと退職者と会話することに注力を注げるようになりました。アンケートなどは取っていないのでエビデンスはありませんが、従来より気持ちよく(？)退職してもらえるようになったと感じています🤔
４．感想
大したことをしてませんが、想像以上に楽になりました。何が一番楽になったかというと、考える必要がなくなった点です。思考停止して手を動かしたら事前準備が終わるという、あわよくばRPA化したいな〜なんてことも。。🤔
よく「そこにかける工数と実際に楽になる工数をしっかり考える必要がある」などと考えることが大好きな人がいますが、さっさと行動したほうが楽です。そういう人は時間を意識しているようで、行動しない言い訳をしているだけです（本当に忙しい人はすみません）。たった紙１枚や２枚だけかもしれませんが、減らすに越したことはありません。さっさと減らして楽しましょう〜🤲
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