【処世術】コミュニケーションコスト

コミュニケーションコストというフレーズをご存知でしょうか？

コミュニケーションコスト

情報伝達や意思疎通というコミュニケーションに対して、時間・労力といった金銭以外のコストがどれくらいかかるのかというもの

つまり、コミュニケーションコストが高くなると、情報伝達に時間がかかってしまうため、業務に遅れが出るなどの無駄が発生します。
コミュニケーションコストが高い人が多い場合、組織としての意思決定等が遅くなるためできるだけコミュニケーションコストを低くしたいと考えます。

コミュニケーションコストが高くなる理由

コミュニケーションコストが高くなる理由として、いくつか考えられます。
１つのみでなく、複数の要因が関係しているケースもありますので、コミュニケーションコストが高くなっていると感じた場合は一度確認してみるといいかもしれません。

コミュニケーション（コミュニティ）が限定的である

普段のコミュニティが限定的な範囲で行っているため起こる現象です。
組織に属している場合などでは、周囲に対して情報がうまく伝わらない場合はコミュニケーションコストが高くなる傾向があります。
特に昨今の在宅勤務における環境が影響している場合があります。
メール/チャット/電話など1対1でのコミュニケーションに頼っていると起こりやすい傾向があります。文章であると高圧的になる人もこちらに該当します。

コミュニケーションの手段が統一されていない

コミュニケーションの手段が統一されていないとは、メール/チャット/ LINEなどの手段を混在させていることを指します。
例えば、周囲に情報伝達するための手段が複数であると、必要な情報を後で確認するために時間を要しますし、様々な情報が散らばってしまうリスクをはらみます。
それに伴う情報の見落としや重複の情報提供により、意思疎通に時間/労力の増加がコミュニケーションコストを高くさせる原因に繋がります。

不要な情報を発信する

情報が整理されていないために起こる現象です。
体感的には、最も多く溢れているのがこの状況であると感じています。
複数のひとが発信する情報伝達による内容の重複や、結論を先延ばしにした要領を得ない情報、必要以上に詳細な報告が該当します。
このような情報が発信されると受け手側が理解するまでに時間を要するため、最も嫌われる情報の伝達手段の１つになります。

コミュニケーションコストを下げるには

定期的な連絡機会を持つ

最も現実的かつリーズナブルな方法かと考えます。共通認識を揃えておくイメージです。
相手のキャラクターが分かっていると、それだけでも誤解される機会を減らすことができます。

朝と帰りに挨拶＋雑談だけでも効果はあります。
その際のポイントは、自分から話しかけることです。受身の場合は、そもそも印象に残りません。

コミュニケーション手段を統一する

コミュニケーションコストが高くなる理由の逆です。相手への連絡手段を統一することで、過去の情報も探しやすくなる為こちらの手段も有効です。

受け手がわかりやすい言葉を使う

年代や社歴などの背景によって、話し方を変えます。自分が当たり前に使用している用語であっても相手が理解できているとは限りません。
聞き手の反応を直接確認出来るのであれば問題ありませんが、直接対面できない場合（電話、メールなど）では注意が必要です。
『わかりにくい表現はありませんでしたか？』など、初めの頃は追加で加えると良いかも知れません。

最後に

相手とのコミュニケーションコストを下げるのに1番大切なのは、ホスピタリティ（思いやり）です。
何を話しても、聞き手に伝わらなければ意味がありません。
私も自分の振る舞いを気をつけたいと思います。

最後までお付き合い頂きありがとうございました。