在宅勤務に伴う経営推進部のデジタル化対応
こんにちは！クリスマスイブの今日は、昨年からの在宅勤務体制の中で
ナビタイムジャパンのバックオフィス部門がどのような改革をしてきたかを座談会形式でご紹介します！
自己紹介
部長…またの名を「子育て奮闘ビール好きおじさん」
ごまちゃん…40代情シス、趣味は夜な夜なランニング。3月に東京マラソン！
ひとでさん...中途5年目の経理。お店の検温で30℃（正常）と表示された。
🦅…新卒4年目の情シス歴半年。カメラ歴4年にF1観戦歴23年。
在宅勤務
（部長）昨年度、今年度と新型コロナウイルスの影響で、ナビタイムジャパンは在宅環境での勤務体制を余儀なくされましたね。これまで週5日のオフィス勤務から在宅勤務へと変更しましたが、我々バックオフィスの部門で、情シスチームと経理チームがどのように会社の開発体制を維持したのかを話してもらいましょう。
SaaS
（ひとでさん）実は在宅勤務が開始されてから、新しいツールを取り入れていないですよね。元々利用していたSaaSの活用で大体まかなえたと思います。
（🦅）自分が入社した3年前にはすでにSaaSが浸透しているように感じていましたが、いつから導入していたのですか？
（ごまちゃん）実は3.11を契機として、社外からアクセスする必要が生じ、Google Workspaceの導入を行いました。そこから順次SaaSシステムを導入してきました。オンプレサービスを順次SaaSに移行することで、社内外問わずに業務ができる体制を用意していきました。
この時からの地道なSaaS化が、在宅勤務にスムーズに移行できた土台となっています。
（🦅）導入し始めて10年になるんですね！在宅勤務が始まった当初、自分は開発部門にいたのですが、ほとんど社内と同じ開発環境を作れたので不便は少なかったと思います。
（ひとでさん）ただ、在宅勤務前はSaaSとオンプレ環境が並行していたのでファイルサーバーで言えば「このファイルはGoogle Driveに置いて良いが、こちらはオンプレにしか置いてはいけない」というように、混在している状態でしたよね。
（ごまちゃん）はい、少し利便性が悪かったですよね。在宅勤務を契機に、OneLoginを利用した2段階認証などセキュリティ担保の方法を見直しました。またコロナ禍とは別に、オンプレファイルサーバーのGoogle Drive移行を2年がかりで行い、ちょうど今年の3月に完了しました。そういったクラウド移行が在宅勤務を後押ししていた部分はあると思います。
電子化
（ひとでさん）その要素はありますよね。経理に関連する資料は、経理内外問わずオンプレ環境に保管されていることが多かったのですが、在宅勤務と情シスチームからの働きかけを契機に、多くがGoogle Driveに移行しました。移行と同時にエクセルからSpreadsheetに置換えができたので、業務の自動化も行うことができ、エクセルで業務をしていた時と比べて月10時間程度の工数削減につながっています。
（ごまちゃん）経理は請求書の電子化も行っていますね。
（ひとでさん）請求書の電子化は、ナビタイムジャパンが発行する請求書で2018年から導入していたのですが、在宅勤務をきっかけに昨年の9月から受け取る請求書でも導入しました。在宅でも請求書が受け取れるようになったとともに、経理内では作業が標準化され、効率化にもつながっています。
とはいえ外部システムが導入できないお取引先様もいらっしゃるので、最近ではシステム外でPDFで受取った請求書も、自動で利用システムに流れる仕組みも導入しています。
ナビタイムジャパンは経費を使った担当者が請求書を受け取る体制なので、社員にとってもより便利になっていくと思います。
他部門との協力
（ひとでさん）電子請求書導入時には、情シスチームにも多くの協力をいただきました。ありがとうございました。この、チームを超えた協力がすぐできるのがナビタイムジャパンの良いところだな、と感じます。
（🦅）在宅勤務開始が決定してからすぐにSlackで在宅勤務用の問い合わせチャンネル（#help_在宅勤務）ができたのはすごくありがたかったです。
このチャンネルではPC持ち出しルールの確認など、ちょっとしたことも聞くことができましたし、在宅勤務を行うにあたってわからないことが多かったですが、チャンネルにどんどんナレッジが積み上がっていくので、「チャンネル見ればなんとかなる」状態だったのが心強かったです。
（ごまちゃん）もともと社外から社内サーバーへのVPNアクセスはインフラチームの管轄で、情シスチームもわからないことが多く手探りだったのですが、インフラチームとも連携をとって、知っている人がすぐに対応できるようになりました。
（🦅）チームの垣根を越えてすぐに体制を整えられたのは、ナビタイムジャパンのフラットな社風がプラスになりましたよね。
在宅勤務中は、#help_在宅勤務の他にも、在宅勤務のちょっとしたノウハウを共有するチャンネルや、顔を合わせない分雑談をするチャンネルなど、社員みんなが自由に入れるチャンネルが多くありました。
最後に
（ごまちゃん）ここまで話してきましたが、まとめると普段からの取り組みや社風が今回の在宅勤務にプラスに働いていますね。在宅勤務も非常に有意義で、効率化につながっている部分があるのでこの記事をきっかけに他部署から相談をもらえると嬉しいです。
（部長）今回、色々とお話をしましたが、在宅勤務になった際も、日常的に色々と導入しておいてよかったと思いました。また、在宅勤務での困りごとを解決するために導入したり推進したことが、出社時にも経費削減、業務削減につながり、よかったと思います。今回、ご紹介しなかったのですが、FAXの電子化もそうですよね。
今回の経験は、様々なことに気付ける機会でしたね。引き続き、バックオフィスの効率化を進めていきましょう！