NO郵便。余計な書類・郵便物は減らしてビジネスを加速させよう

緊急事態宣言が本日4/7にも出るみたいですね。今後どうやることやらさっぱりわかりませんが、家族の安全を守りながら従業員たちの仕事も確保し、会社を存続させていくために最大限に知恵を使う所存です。ピンチはチャンスですからね。

郵便物を減らしたい

弊社は全社員対象にテレワーク化はしたものの、在宅で終わらない業務の一つに「書類関連」があります。かなりのネックです。郵便を出す・郵便を受け取る。これが実に無駄！というわけで本記事で言いたいことはこの3点です。

その書類、本当に紙で必要か？

特に請求書は紙で本当に必要なのか。「請求書は原本で送付を・・」という要望出す会社さんたくさんあります。弊社はそういった場合も請求システムから機械的に郵送することがほとんどですが、だいたいOKでます。朱肉で押されてるわけでもなく印鑑もデジタルなので、ただのプリントアウトなんですね。

紙である必要って「以前からそうだから」以外に明確なり理由はないと思います。

テレワーク文化を加速させるために、印鑑出社・プリントアウト出社は絶対に避けられる

コロナによって生み出されたテレワーク文化を今後浸透することでビジネスの幅は必ずぐっと挙げられます。印鑑出社やプリントアウト出社、郵便物を取りに行く・郵便物を出す、こういった作業は無駄だったと肌感覚でわかった人多いと思います。この機会を絶対に今後に活用すべきです。

業種によってテレワークができないことは100も承知ですが、テレワーク化できている職種は100％在宅で完結できる状態を目指すべきです。

物流に負荷をかけたくない

今後コロナが長期化した場合、物流が命綱になってきます。そんな情勢の中でデータで済む程度の郵便物はやめませんか。一つの会社がやめるといえば、それだけで結構な枚数が削減できると思います。物流に負荷をかけないようにしましょう。

一枚の書類を運ぶために数人の人間の手を介して届くことを考えると、やはり不要不急な紙書類は避けるべきです。

DMやチラシもできれば減らして欲しい

事務所のポストには頼んでもいないDMやチラシが毎日のように届きます。正直迷惑です。迷惑な紙を毎日ポスティングする人に申し訳がないですし、希望したもの以外のDMはマジで減らしてほしいですね。

私は希望しないDMは「受取不要」と判を押して突き返します（郵便屋さんごめん）。なのですが、NOを突きつけないと終わりがないからです。

お互いにオンラインで完結できる方法を見つけるべき

請求書に関して言えばお客さんの問題だけでなく、実は請求側の問題でもあります。なんとなく紙でのやり取りをしていたのでずっと紙で・・、というケース。お客さん側からすると「あの人は紙でいつも送ってくるな～」と思ってるかも。

今後「データで送ってもいいですか？」と聞いてみましょう。経理システムから送る請求書メール送付機能だったらほぼ開封の有無がわかる機能もあります。見落とされもないのでむしろ紙よりも確実です。

アナログをやめてオンラインで解決することで、どれだけのコストが浮きメリットが出るか。契約書だってクラウドサインなどネット完結のサービスがあるわけなので、コロナを不幸な事故ととらえずチャンスと考えてアップデートしましょう。