オンライン会議の出欠確認を、こう解決したら、とっても時短に！
なつぱりです！デジタルの業務改善にドはまりしています（笑）今回のお話は、爆速解決！オンライン出欠確認改善への道です😊
人事部ではないですが労務管理をしています。テレワークや外回りなど、一緒に働く人たちとは、ほとんど顔をあわせることなく過ごし、唯一週に一回会議がある時だけ会う、という働き方をしています！
なぜオンライン会議の出欠確認改善なのか
以前から、オンライン会議の出欠確認の煩わしさを感じていました。開始まで時間もないのに、あの小さい画面の文字を確認するために、上に下にとスクロールし、始まる頃には、会議なんてそっちのけで集計表作成をしなくてはいけません。オンライン会議の経験者の方は、少なからず同じような経験があるのではないでしょうか？力をつけて、何とかしたい！と考えていました。
何とかしたいと思い、機械学習に挑戦した！
まずは、機械学習でできることはないかと考え、「いつも遅れてくるひとり」をさがすことに挑戦。こちらは、別で記事を書きましたので、ぜひ見てくださいね。いいな！と思ったら、LGTMをポチっとしてくださいね✨
そして課題が・・・。パソコンのカメラで撮影しなくてはいけない問題や、そもそも「いつも遅れてくるひとり」をさがせるだけで、全員の出欠確認まではクリアできていない💦そんなに早く解決できたら、みんな困ってないよ！そうよね～（笑）と思い、また思い悩む日々に突入。
ある日突然、HELP要請の電話がかかる
そんなある日、突然電話がかかってきました。「悪いんだけどさ～、急遽自分のパソコンで画面共有することになってさ～、出欠確認できないんだよね～（笑）かわりに出欠確認してくれないかな～？」えっ💦マジか💦やりたくない～😱と正直思いました。大変なのがわかっているから。その時、どうしても気持ちが消化できずにつぶやきました。
本当に、リモート会議の出欠確認、何とかならないのか？
— なつぱり（なつめと🍍ぱいなっぷると🍎りんご） (@natsupariri) August 4, 2022
確認する人が、画面共有で突発的にできなくなって、誰かがスクショを撮ってエクセルに貼って送る。←これ今
これが解決できたら、とってもいいのになぁ…力をつけねば✨
🖥️\(￣～￣；)#protoout #やればできる #なつぱり応援団 🍍🍎
そう、この時はあとでもわかるように、出席メンバーのところをスクショし、mail添付で共有しました。。。意外と地味に時間がかかる作業なので、終わった時は、ホッとしました。しかし、このつぶやきで、ヒントを得ることができたんです！
爆速解決に導いたヒント！
悲痛な心の声に、素敵なコメントが！😊ありがとうございました！✨
出席確認のURL(Googleフォームとか？)をリモート会議のチャットに貼り付けるとかどうですか？
「💡これだ！URLという手があったか！」となり、翌日の会議に向け、ダッシュで作りました！もちろん、迷わず見たことのあったGoogleフォームで進めました。しかし、課題もありました。
【課題】①Googleフォームを作ったことがない。
②今日中に完成させ、検証し、第３者に実装してもらうこと。
③最終の集計表をエクセルで残す。
でも、迷っている時間はありません！すぐに課題解決に向け前に進む！！！
４時間かからず爆速解決！課題解決はこうした。
ここは、時系列で書いていきますね。
8月4日13：46 なんとかしたい！とつぶやく。
14：41 URLはどうですか？とコメント
15：04 作成開始！
【課題①】Googleフォームを作ったことがない。
【解決】ネット検索し作成。ポイントは、入力を少なくすることで簡単に使
ってもらい、続けれること。あらかじめ所属を全員分入れてチェッ
クのみ、直接入力は名前だけに。分けることで集計表が見やすく。
※作成はドライブ→スプレッドシート→ツール→新しいフォーム。
【課題②】今日中に完成させ、検証し、第３者に実装してもらうこと。
【解決】担当者とオンライン上で説明し実装。問題なし。
【課題③】最終の集計表をエクセルで残す。
【解決】ランダムでスプレッドシートに書き込まれるので、別シートに作成
した表に関数をつけて集計表完成。
16：12 完成し、担当者に共有（事後報告です）
17：05 担当者より連絡が来て、使ってもらえることに！
8月5日 午後 １回目実装。オンライン会議のチャットに、Googleフォーム
のURLを貼り初URL出欠確認完了！
8月18日 ２回目の実装。１回目と別の会議でメンバーが違うが、大き
な混乱もなく終了！
２回の実装で改善点もみつからず、検証は終了し業務改善終了です！
なんとかしたいとつぶやいてから、完成まで３時間３０分、そしてなんと１日後には１回目の実装。そして２回目の実装も終了し、業務改善は２週間で完了、爆速解決となりました😊
担当者からも、確認業務が減るので助かった！と言われ、今後は月に１回の会議で毎月使うことになり、本当に良かったです！
まとめ
オンライン会議の出欠確認、こんなに楽にできるとは思いませんでした。自分ひとりでは、絶対に思いつかないヒントをいただけ、感謝しています！次は、誰かが困っている時に、私がヒントを出せる人になりたいです！
以前は、業務改善と聞くと、「とっても大変」「私には無理」「そんな大きなことできない」というのが私の感想でした。でも、意外と身近な小さなことでも、解決できることがあるんです。難しく考えていただけなんだなと、今は思うことができます。
今、業務改善で悩んでいる人に伝えたいことは、まずは自分の手の届くところから始める事をおススメします。全てを把握することができるから、課題も見つけやすく、解決にもつながりやすいからです。
そして、池に石を投げた時にできる波紋のように、周りに協力の輪が広がっていくと、きっと上手くいくと私は信じています！これからも、どんどん業務改善に挑戦していきます！
今日のスキは、オンライン会議の出欠確認解決でした！まだまだ続きます✨
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
素敵ないちにちになりますように( *´艸｀)
※今日の写真のお花の名前、カロライナジャスミンです。パシャリ📸