デキる大人の「報・連・相」を考えてみた！
新潟生まれ新潟育ち、ブランディングプロデューサーの亀山です。
Narashika（ナラシカ）という屋号でフリーランスとして活動しています。
今日は、ビジネスの基本、「報・連・相」について。
言わずもがなですが、報告・連絡・相談のことで、会社では部下が上司にするコミュニケーションと捉えれていますよね。
ビジネスの現場では、この「報・連・相」が無いと上手くいかないのに、あんまり機能していないチームも多い。
なので、末端サラリーマンとして、中間管理職として、外部社員（フリーランス）として会社に携わってきた亀山的に、「報・連・相」を機能させるアイデアを考えてみました。
コミュニケーションのギャップを埋める「報・連・相」
会社の上司から、「報・連・相をしっかりしろよ！」なんて言われたことはありませんか？
たしか、亀山もサラリーマン時代には言われたことがあります。
この「報・連・相」って、何のためにやるかというと、ビジネスを上手く進めるため、チームのモチベーションを上げるため、各メンバーを評価するためなど、さまざまな目的で用いられるわけですが、当たり前のことを当たり前のようにやるための作法だと思います。
プロジェクトの進捗状況を報告する、会議の日程を社内に連絡する、トラブルが起きたことを相談するとかって、仕事するうえではできて当たり前ですよね。
でも、私達は「報・連・相をしっかり！」と言わないとできない。むしろ言ったとしてもできない。
なぜ、こんな当たり前のことができないのでしょうか。
それはきっと「報・連・相」するべき情報にギャップがあるから。
つまり、「こんなことは大したこと無いから報告する必要もないな」と部下が判断したことが、実は上司にとって報告してほしい内容だということが多い。
こういう価値観のギャップを埋めたくて、上司は「報・連・相しっかりしろよ！」って言ってしまうわけです。
でもここで大切なのは、どんな情報を「報・連・相」すればいいのか、どんな情報は「報・連・相」しなくていいのか、という共通認識。
そして、気軽に「報・連・相」しても良いんだっていう空気感。
もし、あなたが上司のポジションにいるのであれば、ぜひこの2つを意識してみてください！
・「報・連・相」する、しないの基準
・「報・連・相」して良いんだっていう空気感
上司が部下に、なにを「報・連・相」すればいいのか伝える
で、間違いなくやらなければいけないのは、「報・連・相」する、しないの基準を、上司が部下に丁寧に伝えること。
上司にとっては、「そんな重要な情報なぜ報告しないんだ！」と当たり前に思っていることでも、部下にとってはその重要度がわからないことだって当たり前。
自分にとっての「報・連・相」する基準と、相手にとっての「報・連・相」する基準は絶対にギャップがある。そう思うことがまずは必要な気がします。
亀山も、仕事柄多くの会社さんとやり取りするのですが、「こういう情報は都度教えてください」と予め基準を共有することを意識しています。
で、やっぱり大切にしないといけないのは、良い情報ではなく悪い情報ほど早く「報・連・相」してもらうこと。
ロボットであれば、問題が発生したらすぐに報告するプログラムを組むことができますが、私達人間には感情があります。
「これ報告したら怒られそうだなぁ」と、つい「報・連・相」が遅れがち。
だからこそ、気軽に「報・連・相」できる空気感をつくらないといけません。
例えば、部下が話しかけてきたら、「今忙しいから後にしてくれ」なんてことは無し。「どうした？」と目を見て話を聴く。場合によっては、場所を変えて他の人に聞こえないように配慮することも必要ですよね。
そして、絶対にやってはいけないのは、「報・連・相」をしてくれてる最中に話を遮らないこと。デキる上司ほど、「あのパターンだな」と考えが及んでんしまい、部下の話を途中で遮ってしまいがち。
こうなると、部下は「もう話すのやめよ・・・」ってなっちゃいます。
だから、話を聴く上司は、一旦「報・連・相」の内容は全部聴く。そのうえで、「報・連・相してくれてありがとう、こんな風に対応してみたら良いと思うんだけど、きみはどう思う？」みたいに返答してみてはいかがでしょうか？
もちろん、亀山も完璧にできてるわけじゃありませんが、中小企業の末端社員と中間管理職を経験した今、「こんな風にコミュニケーションできたらいいだろうな〜」と思ってる内容で、現在進行系で実践中です。
上司は、「報・連・相」する、しないの基準を部下に丁寧に伝える。そして、気軽に「報・連・相」できる空気感をつくる。
この2つができるだけでも「報・連・相」の量と質が上がると思います。
部下は自分で考えてから上司に、「報・連・相」
上司が「報・連・相」の基準と空気感をつくる。
あとは部下が実践するだけ。
と思いがちですが、部下にも気をつけたいことはあります。
それは、自分で考えてから「報・連・相」すること。
例えば、自分が担当するお客さんから、商品の見積もり依頼が来たとします。その時に、「見積もり依頼が来ました！」とだけ報告するのはNG。
なぜなら、それを聴いた上司は「お、おう、そうか」ってなっちゃうから。
だから、「〇〇っていうお客さんから見積り依頼がありまして、配送運賃や人件費を考えると、●●円で見積もりを出そうと考えています、事前の聴き取りで他社製品は✖✖円ぐらいで販売しているので、それよりも少しだけ安くてして販売につなげたい思います。いかがでしょうか？」といった具合に、自分なりの考えを入れることがとても大事。
このような「報・連・相」ができれば、上司は次の支持が明確にできるようになります。
なので、「報・連・相」するには部下にもマナーがあるんです。
情報を丸投げするのではなく、その情報についてどう考えているのかを「報・連・相」する。
もちろん、「どう考えたら良いのかもわからなーい」という場合は、すぐに「報・連・相」しましょう。
実際に入社したばかりのときは、右も左もわからないわけですから、とにかく「報・連・相」することもひとつ。
ただ、それが許されるのはせいぜい1年生まで。
だから、いつも自分なりの考えを持って「報・連・相」する意識を持ちたいですね。
デキる大人＝相手への思いやり
ビジネスの現場では「報・連・相」は欠かせません。
でも、ほとんどのチームで「報・連・相」は上手く機能しません。
それには先述のように、上司にも部下にも問題があるから。
まずは、お互いに価値観にギャップがあることを理解することが大切ではないでしょうか？
そのうえで相手に寄り添うこと。
「報・連・相」は相手にとって必要な情報を伝える作業です。だから、この情報は相手にとって必要な情報かどうかを考える、そして、どんな風に伝えたらより伝わりやすいのか、失礼にならないのか、建設的な話ができるのか、そいういった想像力を働かせたいところ。
つまり、デキる大人の「報・連・相」は、相手への思いやりが大切なんだと思います。
「報・連・相」もコミュニケーションのひとつですから、当然といえば当然ですよね。
言ったからOKではなく、伝わらないとNGです。
相手の立場や価値観を想像して「報・連・相」していきましょう！
まとめ
・ビジネスの現場では「報・連・相」は欠かせないのに、上手く機能しないチームが多い
・上司は「報・連・相」の基準と、気軽に話せる空気感をつくる
・部下は「報・連・相」する前に自分で考える
・「報・連・相」はコミュニケーションのひとつだから相手のことを思いやる事が必要
リモートが増えて、「報・連・相」をしないといけない場面が増えています。
上司としては部下の働きぶりが気になりますし、部下としては何を報告すればいいかわからない。そんなことってあるあるだと思います。
だから、お互いに相手に寄り添って、どんな「報・連・相」が相手のためになるのかを考えてみても良いかもしれません。
特定の組織に属していない亀山ですが、お仕事させていただくクライアントさんとは「報・連・相」を密にして、「そういうことを伝えれば良いのか」とか「そんなことも言って良いんだ」っていうポーズを取るようにしています。
チームのプロジェクトがうまく進むことがやっぱり大切なので、そのために必要だと思ったことはガンガン「報・連・相」しています。
「俺は聞いてない！」っていうのが、大人が起こる理由No.1なので。笑
今日も最後までお付き合いいただきありがとうございました！
それでは！
ブランディングプロデューサー
Narashika
亀山友貴