【人事・経営者向け】コミュニケーションが苦手な管理職でも1on1を楽しい雰囲気で進めるための5つのコツ
こんにちは、中小企業の経営者や人事担当者の皆さま。
最近は企業でも導入が増えた1on1ミーティングですが、ご存知のとおり上司と部下の信頼関係を築く大切な機会です。
しかし、コミュニケーションが苦手な管理職にとって、1on1ミーティングを良い雰囲気で進めるのは難しいと感じることもあります。
今回は、コミュニケーションが苦手な管理職が1on1を楽しい雰囲気で進めるための5つのコツとそれを実現するために人事・経営者の皆さまができることをご紹介します。
これらのコツを実践することで、自然体でリラックスしたミーティングを行えるようになります。
コツ1. 軽い雑談から始める
なぜ効果的なのか？
1on1ミーティングを始める前に、軽い雑談を交えることでリラックスした雰囲気を作ることができます。
これにより、部下も緊張がほぐれ、自然な対話が生まれやすくなります。
実践方法
ミーティングの最初に、最近の出来事や趣味、天気などについて短い会話をしてみましょう。
「週末はどう過ごしましたか？」や「最近観た映画はどうでしたか？」など、簡単な質問から始めると良いでしょう。
コミュニケーションが苦手な方は、最初の質問のパターンを書き留めておくと良いかもしれません。
コツ2. ポジティブなフィードバックを意識する
なぜ効果的なのか？
ポジティブなフィードバックは、部下に自信を与え、ミーティングの雰囲気を明るくします。
良い点を認めることで、部下もリラックスしやすくなり、楽しい対話が促進されます。
実践方法
具体的な成果や努力を褒めるようにしましょう。
「最近のプロジェクトでのあなたの取り組みは素晴らしかったです」といった具体的なフィードバックを意識してみてください。
評価面談ではないので、結果が出ていないものや、本来業務以外のこと(元気な挨拶、まめな整理整頓、他者への気遣いなど)を褒めることも有効です。
普段から部下の良いところ探しをしてみることをおすすめします。
コツ3. インタラクティブなアクティビティを取り入れる
なぜ効果的なのか？
ミーティングにインタラクティブな要素を取り入れることで、部下の参加意欲が高まり、楽しい雰囲気が生まれます。
ゲームやディスカッション形式のアクティビティは、双方にとってリラックスした時間を提供します。
実践方法
簡単なアイスブレイクゲームやディスカッションを取り入れてみましょう。
例えば、「一日の中で一番好きな時間帯は？」などの軽い質問から始めるディスカッションを試してみてください。
自己紹介ゲームもオススメです。
「私の好きなお菓子」や「私を野菜に例えると」、「注目のオリンピックの競技」などテーマを決めて自分や自分の興味関心のことをお互いに1分など短く話します。
コツ4. 聴く姿勢を重視する
なぜ効果的なのか？
部下の話をしっかりと聴くことで、安心感を与え、信頼関係を築くことができます。
部下が自由に話せる環境を作ることで、ミーティングが自然と楽しいものになります。
コミュニケーションに苦手意識のある方の多くは、話すことの苦手意識でしょう。
1on1ミーティングでは聞き手に回ることを大事にしてください。
実践方法
部下が話している間は、目を見てうなずきながら聴きましょう。
話を遮らず、最後までしっかりと聴くことが大切です。
また、部下の意見や感情に共感を示すことで、より深い対話が可能になります。
できるだけパソコンやメモから目と手を話して、対話のみに集中することが大事です。
コツ5. リラックスできる環境を整える
なぜ効果的なのか？
リラックスした環境は、自然な対話と笑顔を引き出すために重要です。
環境が整っていると、部下も管理職もリラックスでき、楽しい雰囲気でミーティングを進めることができます。
実践方法
1on1ミーティングを行う場所を選ぶ際には、静かで落ち着いた環境を選びましょう。
部屋の照明や温度にも気を配り、リラックスできる雰囲気を作ることが大切です。
私がカウンセリングをする際、無音が苦手な方の場合は、小さな音でオルゴールのようなBGMを流しておくこともあります。ご参考になさってください。
人事や経営者ができること
コミュニケーションや1on1ミーティングに苦手意識を持っているのは一般職員だけではなく、管理職にも少なくありません。
そして、管理職がストレスを抱えてしまう例もあります。
研修によって1on1ミーティングの目的や取り組み方、スキルを学ぶことは欠かせません。
また、1on1を提供する側の管理職にも1on1を提供することで、そのような管理職を支えることになり、1on1ミーティングのスキルアップにも繋がります。
管理職に対する1on1を提供するリソースがない場合は社外のカウンセラーの活用も役立ちます。
プロの傾聴やコミュニケーションを体感することはとても役立ちます。
当社では1on1ミーティングスキル向上研修はもちろんのこと、外部相談窓口サービス『メンターギフト』もおすすめです。
メンターギフトはご自身のスケジュールに合わせて好きな日時で手軽に利用できるのでオススメです。
カウンセラー、コーチ、保健師など多様な分野の専門家が対応してくれますので、管理職が部下から受けた相談で対応に困ったことについてプロに相談してみることも役立ちます。
最後に
コミュニケーションが苦手な管理職でも、今回紹介したコツを実践することで、1on1ミーティングを楽しい雰囲気で進めることができます。
軽い雑談から始め、ポジティブなフィードバックを意識し、インタラクティブなアクティビティを取り入れることで、自然体でリラックスしたミーティングを行うことができるでしょう。
これらのコツを実践して、部下との信頼関係を築き、職場全体のコミュニケーションを向上させてください。
それでは、また次回の記事でお会いしましょう。
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【私について】
株式会社EAPサポート喜び
代表取締役 中井裕規(なかいゆうき)
国際EAPコンサルタント(CEAP-International)
精神保健福祉士、公認心理師、産業カウンセラー、健康経営アドバイザー
東京大学大学院医学系研究科 職場のメンタルヘルス専門家養成プログラム修了
大学、大学院にて心理学を専攻。EAP会社勤務を経て、独立起業し、職場改善と男性育休の推進を目指すEAP会社を設立。
職場のメンタルヘルス対策、コミュニケーションを専門として法人コンサルティング、企業研修、職場カウンセリングなどを行ない、0次～2次予防を中心にはたらく人と企業のwell-being向上に取組む。
EAP会社等10社の法人向けメンタルヘルスサービスの新規事業立ち上げにも参画。
双子の男の子を育児し、育児を通して人生を豊かにするために多胎家庭支援やパパママに対する講演活動にも積極的に取り組む。
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