#31 「電話」と「メール」を効果的に使い分ける ／ 人間関係を深める仕事の習慣
こんにちは、森本千賀子です。今回は”ゆるぎない信頼関係を築く（８）”です。
「電話」と「メール」を効果的に使い分ける
相手と信頼関係を築くためには、質の高いサービスを提供すること、期待どおりの成果を挙げることももちろんですが、日常のちょっとしたコミュニケーションがとても重要です。ほんの少しのボタンのかけ違い、相手の言葉に対する誤解などで、簡単に信頼は損なわれてしまいます。
逆に、ほんの一手間の声がけによって、「頼りになる」と思っていただけることもあります。
最近は、ビジネス上のやりとりはメールやSNSで行うケースが多くなりました。私も、基本的にはメールで用件を伝えますが、あえて電話をかけることもあります。状況や目的に応じ、使い分けます。
まず、メールを使う大きな目的は、やりとりの内容を「議事録」的に残すこと。アポイントの日時や場所の確認は、口頭よりも文書の方が確実ですよね。また、「相手は確かにこう言っていた」ということを、後々確認することができます。
そして、「相手にじっくり考えていただきたい」という要件についてもメールを使います。
ただし、メールはちょっとした言葉のニュアンスで、こちらに悪気はなくても、相手に不快感を与えてしまう怖さがあります。メールを送信する前には文章を見直して「誤解を与える可能性はないか」を考える習慣を付けてみて下さい。信頼を損なうリスクを軽減できるでしょう。
電話は、私からは安易にかけないようにしています。相手が都合のいいときに確認・返信ができるメールとは異なり、電話はその瞬間、相手を拘束することになり、想定していたタイムスケジュールを乱すことにつながるからです。ですから、電話を使う目的にはこだわりを持っています。
私が電話をかけるのは、メールの文章だと「行間が読み取りづらいかもしれない」「こちらの意図とは異なるとらえ方をされ、誤解を与えてしまうかもしれない」という内容を伝えるとき。話し方や声のトーン、ちょっとした形容詞遣いによって、微妙なニュアンスを伝える必要がある場面です。場合によっては先に簡単なメールを送り、「先ほどメールした件ですが」と電話をかけます。
私の仕事の中での一例を挙げますと、求人企業と求職者を引き合わせる際、「面接の日程の連絡」などは必ずメール。一方、「人物像」や「想い」を伝える際には、電話でお話しします。
―
お客様や周囲の人々とよりよい関係を築き、あなたのビジネスがより大きく、喜びに満ちたものとなるよう、人生がキラキラと輝かしいものになるよう、心よりお祈りしています。