時間管理は会議の定時開催から (vol 184)

時は金なり

時間は自分1人だけのものではありません
チーム、組織で活動していると、1人の時間管理が周りの人に影響します。
前回(vol 183)のツイートで「時間」について発信しました。そこからの連想ゲーム、悪ノリ？のコメントを発信です。

企業内の活動、「会議」が多いですよね。私の拠点も会議の数がやたら多い。
権限委譲と称してオブザーバー期間を経て「あとは任せるね」と会議出席を減らしてきましたが、それでも参加要請される会議が数多く残っています。

マナジャー達の間の会議は私以上に多い。
このため、会議の時間の効率を上げないと、ますます「忙しいから」の罠にハマってしまいます。自分の首を自分で締めることになります。
「そんなことは分かっている」と言われそうですが。。現実は。。。

実は、会議の多い会社に限って？   開催時間に遅れてくる参加者がいる。
のではないでしょうか？
　　　前の会議が長引いた。
　　　会議に行こうとしたら呼び止められた。
　　　調整できず他の会議とダブルブッキングした。
1人の時間管理のまずさが、他の人の時間を奪って、組織全体の非効率に繋がる。負のサイクルの始まりです。

文字にするととんでもないこと、と理解できますが、
「会議に遅れてくる」「会議をすっぽかす」ことは、相手の尊重、相手の時間の尊重、ひいては組織の生産性の尊重を損なっている。なのに頻発しています。
たった5分、と思うのかも。でも6人の会議なら組織全体の時間資源30分を無駄にしている。12人の会議なら1時間を浪費しています。

分単位の時間資源の重要性に、チーム全員がもっと自分に厳しくあって欲しい。
このことに気づいて欲しいとの思いのメッセージです。

Since I highlighted "Time" in vol 183, let's think about time some more.
Each person's time in a day is very important. We need to respect each other's time and reduce waste.
As our First Step, I suggest that the Meeting Time be strict with each other.
　Don't be late for the meeting start time.
　Avoid conflicts with meetings that have already been booked.
　If we have to miss a meeting, don't forget to contact the organizer and make adjustments.
　The organizer should control the end time.
As a business person, those are the minimum manners to be strictly adhered.
I also will be strict on this matter. Let's reconfirm Respect Each Other.

vol 183で時間にハイライトかけたので、もう少し時間の事を考えてみましょう。
各人の1日の時間は非常に重要です。お互いの時間を尊重し、ムダを抑える必要があります。
まずは、会議の時間をお互いに厳格にすることを提案します。
　　　会議の開始時刻に遅れない事。
　　　既に予約されている会議とのコンフリクトを避ける事。
　　　やむを得ず欠席する場合は、主催者に連絡や調整を忘れない事。
　　　主催者は終了時間を管理すること。
企業人としての最低限のマナーとして厳守したいものです。
私自身も気をつけます。相互尊重を再確認しましょう。

「時間資源」への厳しい言及やメッセージの発信の手前、私自身の襟も正すために、携帯電話のアラームを多用しています。会議3分前にアラームを鳴らします。
以前は5分前でしたが、「あと5分、もう一つ」と思って、結果は時間超過。
余裕をもつのでなく直前に鳴らして、スパッと切り替える。
そんな覚悟、習慣も必要です。

自分の時間の尊重、相手の時間の尊重。お互いをリスペクトする第一歩です。
最後までお付き合いありがとうございます。
読んでいただく方の時間資源を無駄にしないよう、頑張ります。