『30分のメール』or『5分の電話』？

先日、仕事でこんなことがありました。

お世話になっている、繋がりのある会社さんからの一報。
(※含まれるコンテンツは変えています)

お相手「貴社が4月に行うイベントで、講話をさせて欲しいのですが」

毎年4月に自社で行っているイベント。
講話をすることで、多くの人たちにサービスを知ってもらえるということもあり、依頼者はグイグイ。

しかしながら、こちらのスケジュールの都合上、
お断りをしなくてはならなかったのです。

筆者「スケジュール確保が難しく、申し訳ないです。」

そうお断りをしたところ、

お相手「では、資料だけでも配布できないでしょうか」

との返信がありました。
資料といっても、カタログが数百部になるので、かなりの重量。

筆者「会場の都合で前日配送ができなくて、当日お持ちいただけるのであれば…」

と返しました。
この時点でめちゃくちゃネガティブな返事しかできていないので、こちらには少し申し訳なさが残るわけです。

すると、返事がありまして

お相手「会場まで持っていきます。ちなみに参加者はどれくらいの規模ですか？」

とのこと。こちらは「？」となるわけです。
やり取りの中で規模はお伝えをしていたので、
大体数を把握していないのかな？噛み合ってないぞ？、と。

ちなみに、自分も新参者なこともありまして、
ひとつひとつの回答を先輩に確認したり、
失礼のないようにメールを丁寧に打ったりと、
ここまでのやり取りで30分以上使っています。

また確認をするのか…？
先輩の時間をまた奪うことになるな…？
自分もよくわからん確認をすることになるな…？

「んぁーーーーー！！」

と、居ても立っても居られなくなり、電話を手に取りました。

（電話の内容）

筆者「すみません、今やりとりをさせていただいた〇〇ですが…」

お相手「あぁ！何度もすみません！」

筆者「(お、フランクな雰囲気だ…！) こちらこそ何度もすみません！文面だけだと、単に断り続ける人になってしまっているようで心苦しく(笑) 直接お話したいなと思い、お電話してしまいました。」

お相手「ありがとうございます。助かります」

筆者「まず、いただいた質問に付随して、ここまでの情報を整理しますね。〜〜かくかくしかじか〜〜。ということなんですが、どうでしょう？」

お相手「…そうだったんですね。勘違いしてました。ありがとうございます！」

筆者「良かったです！こちらもメールで伝えきれずすみませんでした。」

お相手「いえいえ！ちなみに別件で気になってることを少し質問しても良いですか…？」

筆者「もちろんです！」

(その後、お相手からの質問)

筆者「では、このあとお電話の内容を改めて確認のためメールでもお送りしますね。確認お願いします！」

お相手「承知しました、ありがとうございました！」

(終話)

約５分間の電話でしたが、終話した後はなんだか気持ちが晴れ晴れしていて、
「なんで早く電話しなかったんだろう」と思うほどでした。
”ついで”トークも、なんだか距離が少し縮まる感じがしました。

ちなみに、その後のメールでは

お相手「直接、会話できてよかったです！こちらの知りたいことが知れて、かつ疑問点もスッキリしたので助かりました！ありがとうございました。」

といった内容が返ってきました。

今回の件で改めて思ったのは、
「30分のメールよりも、5分の電話だなあ」
ということ、です。

（なんと当たり前のようなことをそれっぽく書いているんだろう）

ただ、仕事において全部にそれが当てはまるわけではなくて、
今回の場合は、前段階のメールのやり取りで、お互いになんだかモヤモヤしていたり、チグハグ感を感じていたからこそ、

メール→電話

に手段を変えたことが、功を奏した事例でした。

もし、あのままメールでやり取りをしていたら、
きっとチグハグな部分は埋まらないままで、さらに深まっていたかも知れません。

コミュニケーションってすごく難しいけれど
「こっちの方がいいかもな」と思ったことを正直に伝えたり、
相手のことを考えて、やり方をちょっと変えたりするだけで、
お互いが気持ち良く仕事をできるようになるんだろうな、と思います。

きっとこれから、この方にメールをするとしても、
「時間がかかるなあ」などの感情は生まれないんだろうと思います。

それは「相手の顔(声)を知っているから」であって。
「モヤモヤした時間」を共有したからであって。

総じて、仕事は届ける相手があって成り立つものなので、
これからもそこを忘れずに、実直に向き合っていきたいなあ、と思うわけでした。

ということを学べたので、
『30分のメール』はトータルで無駄ではなかった気がするのです。

ただ、「百聞は一見にしかず」、ならぬ「百”文”は一見にしかず」でした。

大前提として、電話は大の苦手なアラサーの投稿でした。