ストレスを減らすタスク管理方法

おはようございます。今朝も勢いで書きます！

数年前からスケジュール管理は、Googleカレンダーを利用している。ただ、私の場合は、これは社内共有のためのもの。コンサルタントは、移動の日々で、毎日会社に出社するわけではないから、誰がどこで仕事をしているのかを社内で共有しておく必要がある。

ところで、Googleカレンダーの前は、ホワイトボードを使っていた。コンサルタント全員が一ケ月分の出張の行き先をホワイトボードへ書く。それを見れば、いつ、だれが、どこへ行くのかがすぐに分かる。

時代の流れで、これがなくなって、Googleカレンダーに変わった。

そして、これとは別に、以前から私は手帳を使っている。そこには、スケジュールも書いているが、仕事のタスク管理として使っている。

さて、手帳は、仕事の内容によって、使いやすいものは変わってくると思っている。コンサルタントの仕事は、毎日の行き先管理、コンサルテイングの準備や後処理、それから、数ケ月単位で動くプロジェクト、セミナーや研究会企画からテキスト作成などの準備、そして、社内業務が主なものになる。

一日にたくさんの業務が入り、小刻みなタイムスケジュールが必要なほどではない。それよりも、月間や週間管理、数週間の業務管理が必要になる。

このような仕事にあう手帳が見つけられるまでに、私は毎年手帳を変えていた時期がある。5冊以上は変えたのではないかと思う。そうして、今、使っているのが、マンダラ手帳。月、週、日の管理割合がちょうどいいのだ。もう10年以上、使っている。

そして、今年からシステム手帳を使い始めていて、そこに、マンダラ手帳のリフィルを挟んでいる。

【マンダラ手帳×タスクの細分化×2時間のタスク管理】が、私が実践するストレスを減らすタスク管理法である。

まずは、習慣行動計画で、毎日の時間を朝8時から夜8時までを2時間単位に区切っていく。そこに、コンサルテイングの予定を入れる。その時間は、コンサルテイングをすることになるので、他の仕事はできない。

コンサルティング先への行き帰りの移動中も含めて、それ以外に空いている時間に、あらかじめ細分化しておいたタスクの中から、いつどのタスクをするかを決めて、2時間の枠の中に入れていく。

ここでのポイントは、タスクを細分化するときに、一つのタスクは2時間以内でできると思えるまでに、細分化しておくこと。

例えば、講演のテキストを作成するとなったときに、構想からラフ書きまでを2時間、テキスト作成は4時間としてみれば、2時間枠を３つ使うことになる。

このようにして月間、週間単位で動く仕事を管理していく。こうしておけば、いつ、何をすればいいかが一目瞭然になる。そして、そのときが来れば、決めたタスクを実行する。

あれをしなければいけない、これもしなければいけない。何もできてない。いつ何をすればいいのか？もういっぱいいっぱいだ。

このようなストレスはなくなる。

いつ何をすればいいかを見えるようにしておくのは、ストレスを減らす効果は相当に大きいはずだ。

ストレスを減らすタスク管理をして、今日もステキな一日に。