AIが教える会議術：10のキーアクションと隠れたコスト
「行動は人生を変える」
おはようございます。ゼロです。
今回は会議のコツ 第4回
仕事で会議をしているけど、なんだかしっくりこない
そんな人にオススメです。
前回の記事作成の副産物。
なるほど、そういうことなのねを共有します。
前回はこちら
この作成中にCHATGPTからヒントを貰いました
standFM文字起こし
音声はこちら
それではいってみよう！！
会議のコツの話
今回は、土曜日の続きの話をしたいと思います。
会議の話のポイント３つ
① 準備をしっかりしよう
② 議事録に力を入れすぎない
③ 定例会議の罠
この３つのポイントを書きました。
その記事のタイトルは？
皆さん気づいているかもしれません。
タイトルはGPT④でAIで作成しています。
しかし、前回は、タイトル作成をすっかり忘れていました。
その前のまま。「会議のコツ、議事録の書き方」で投稿してしまいました。
「内容違いますやん」
議事録の話をしています。
ただ、それがメインではありません。
そこで、タイトルをAIで作り直しました。
出てきたタイトルはこれ
「ただ集まるだけじゃダメ。成功する３つの会議術」
最近のnoteのタイトルは、ほとんどChatGPTです。
自分で作ったモノに一瞬だけ変えました。
「会議のコツ 準備と振り返り 効率と効果」
並べてみましょう。
AI ただ集まるだけじゃダメ。成功する３つの会議術
自作 会議のコツ 準備と振り返り 効率と効果
自作は、まあ、そりゃそうだよね。
何の工夫もないタイトルです。
自分で書くより良いモノができるならAIに任せたほうがよい。
そこでふと気づきました。
内容もAIに任せる
タイトルだけではなく中身もAIで作ればよくないですか？
会議のポイントを教えてください
10個のポイントが来ました。
明確な目的: 会議が必要な理由や目的を明確にすること。目的が不明瞭だと、会議が方向性を失い、時間の浪費につながりやすい。
アジェンダの準備: 会議の進行内容を事前にリストアップして、参加者に共有する。これにより、各項目にどれくらいの時間を割くか、また何を議論すべきかが明確になる。
時間の管理: 決められた時間内に会議を終えるためのタイムマネジメント。特に終了時間は厳守し、必要であれば次回に持ち越すことも検討する。
参加者の選定: 関連する担当者や意思決定者だけを参加させ、必要のない人は会議に呼ばないようにする。
積極的な参加の奨励: 参加者全員からのフィードバックや意見を求めることで、多様な視点や情報を取り入れる。
明確な役割分担: 進行役、タイムキーパー、議事録担当者など、会議での役割を明確にする。
議事録の取得: 会議の内容、決定事項、アクションアイテムを記録し、後で参照や共有ができるようにする。
適切な環境の確保: 会議の場所やツール（プロジェクターやホワイトボードなど）が適切であることを確認。
事前の資料配布: 会議で議論する内容に関連する資料やデータを事前に配布し、参加者に準備をしてもらう。
フォローアップ: 会議後、議事録の共有や次回の会議の日程調整、アクションアイテムの進捗確認などのフォローアップを行う。
standFMでは順番を入れ替えて話してます。
ただ、これAIでポイっと出てきた10個。
会議のポイント。良くするポイント。
これで十分じゃないでしょうか？
もちろん、もっと誰が誰の横に座るとか
共有・ブレスト・決定 の前提確認とか
一人のプレゼン形式なのか、ワークショップ形式なのか
いろいろ細かい話はあると思います。
ただ、この10個を実際にしっかりやる。
それだけでレベルの高いモノになります。
もはや、スタンドFM文字起こしすらいらない。
GPTを丸写し。それだけ、記事ができる。
毎日書いてる私は
いったい何なんでしょうか？
実践するためにはどうするか
ここまでだとAIだけの文章になるので
ココから先は自分で考えたモノを書きます。
それらの10個を実践しより良い会議にするには
実際には何を行動すれば良いのか？
とはいえ、自分ではコントロールできない会議を勝手に改革はできない。
立場もいろいろある。
やる側、参加する側、呼ばれる側、
開催する側ではなく参加する立場だとコントロールは難しい。
参加するだけの立場だったとしても
「この会議。意味なかったな」
ではなくて、どうやって自分のためになるのか
考えて行動しよう。
会議の前後で狙った人とコミュニケーションを取る。
会議中は空気や無になっててもいい。
普段、話せない人と話すなど何か目的を持って、自分ができることを確実に実行する。
上司や偉い人のエンタメの会議。
それだと付き合うだけになりがちです。
そんなエンタメ会議をぶっ壊して、改革しよう。
これは、困難が伴います。
自分の影響の輪の範囲、会議を行っている偉い人達が変えようとおもっているかどうかが鍵になります。変えたくない場合、そこにチカラを使うのは効率が悪い。そこまでやらない方がいいかもしれません。
よかれと思ってしたのに反抗していると消されるかもしれません。
うまくバランス取りながら、実行しないといけません。
自分が会議をひらく側になった時には、エンタメにならないように10個のポイントに注意しながら準備をしましょう。
時間がない。準備する暇がない。
そんな言葉は封印しましょう。
中途半端に準備をすると会議の中身も中途半端になります。
準備の時間を確保して、会議の前後にもバッファも持って会議を準備しましょう。
内容から逆算する
会議の内容と日程から1日前、1週間前には何をするか
データの準備や根回し、資料作り、情報発信などスケジュールを組んで、準備をしよう。
その準備の時間だけではなく、その前後にはバッファを作ってスケジュール管理をしましょう。
だいたい、押して間に合わなくなります。
そのため余白は重要です。
目的の管理と準備、それが全てかなと思います。
コストの確認も大切
たくさんの人間が話をします。
会社にいるとその時間「何も生み出していない時間」それが見えなくなります。参加者の人件費が抜け落ちがちになります。
役員クラスが動くと、時給1人5000円～10000円などになります。
10人出たら1時間で5万～10万円です。
会場費や期待値も考える
人件費だけではなく家賃や会場費、その人たちが動いて生み出せるお金が会議中は止まるのも考える。どれだけのコストがかかっているか考える。
1度は計算するのが大切。
全員の人件費、会場費、動けば生み出せる売り上げの期待値、細かい経費、小物など文房具、準備の時間。
いったい、いくらかかっているのか考えてみましょう。
会社の経費です。人件費も会社員だと給料。いたらもらえるお金
そうなりがちですが、誰かが稼いでいるから支払われます。
時間割りで割って計算してみましょう。
会社のお金は見えないお金。思ったより大きなお金が動いています。
自分がその経費を払った場合、その態度は取りますか？
それをアタマに入れて会議に参加しましょう。
chatGPTの会議のポイント10個。
それを書いたあと、全然、関係ない会議のコストの話をしました。
standFM文字起こしです。
AIに負けたのが悔しかったのでしょうか？
こんなことも考えないといけないよ。
突然、そんな話をしてみました。
いかにも人間っぽい。そう思ったり思わなかったり。
とはいえ、完全な脱足かもしれません。
会議の話は長くなります。
会議にふるさとを滅ぼされたのでしょうか。
今日も生産性を高められる活動をしたいと思います。
良い会議を開催しましょう。
諦めると無駄になってしまいます。
少しずつやれることから試してみてはいかがでしょうか。
それでは、今日も素敵な１日になりますように。
習慣化のコツ。ゼロでした。
じゃあね。
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