会議のコツ 共有・意見だし・決定
「行動は人生を変える」
おはようございます。ゼロです。
今日は、会議の無駄を無くすコツの話。
とにかく会議が多い！！
いや、話してばかりいないで行動しろ
会議をなんとかして！
そう感じてるあなた。
今からできることをやろう。
会議が早くなるコツ
それではいってみよう！
会議の無駄を省くコツ
会社で会議って多いですか？
あなたの会社はどうですか？
今回の記事は、この音声の文字起こしです
トップ5%リーダーの本には、なんと43%！
そんなデータもありました。
"１週間の稼働のうち、43％の時間が社内会議に費やされていることがわかりました。 その社内会議のうち、約６割は情報共有をする会議でした。"
仕事の半分は会議。
もう、ほとんどですよね。
ずっと話してるだけ。
まあ、私の仕事も一日中誰かと話してる。
それだけ。
それもお客さんではなく、ほぼ社内調整。48%超えて70%ぐらい会議かもしれない。
１日中、話し続けてるだけ。
そんな仕事です。
それが意味がない話や無駄な話だと生産性はゼロです。
そんな無駄が起きないように会議のコツを知っておきましょう。
前提条件が揃ってますか？
無駄は、何の会議かわからない。
そう思った時に起きます。
何をしてるかわからない会議。
まさに時間のムダです。
そうならないように、まずは会議の種類を理解してムダを省きましょう。
会議の種類と前提条件の把握
会議の種類は3つ。
1、情報共有
2、意見出し
3、決定、意思決定
この3つです。
会議中は、今、どの項目を話しているか共用できていないと、全然話が前に進まなかったり、行ったり来たり同じとこぐるぐる回ったりね、検討外れがおきます。
そして、時間だけが過ぎていく。
こんな光景みたことありませんか？
情報共有の場面、アイデアを出したり、意思決定したりしてね、全然前に進まない。
今、それをすると時間止まる。
いや、待って！？もう少し我慢。
そんなことがよくあります。
それを防ぐために、「会議の種類」を把握きておきましょう。
この３つ。情報共有、意見出し、決定。
いま、この会議は何を行われているのか？
分かるようにしないといけない。
まず、会議を効率化する前提として、参加者全員が「これを分かっている」ことが大切にです。
ます、アジェンダで共有しておく必要があります。
① 情報共有
例えば、ラーメン屋さん
ラーメン屋さんの新商品を考える会議を例にして考えてみよう。
今、一番売れてる商品はなに？
豚骨ラーメン。１日３０杯です。
今、一番売れてない商品は？
激辛ラーメン。１日３杯です。
このデータがある場合
会議の最初にみんなで共有する時間
それが情報共用。
会議の資料でデータが揃っていて、事前に配布されているにもかかわらずその資料を読み上げて共用する時間。
そんなムダな情報共用の時間は、事前配布と参加者が目を通しておくとカットできると思います。
ただただ配布資料を読み上げる時間の無駄。色んな会議で起きているのではないでしょうか？
資料を読み込んでから参加するとしても、偉い人が「いや、俺は聞いてない。俺はこんな情報知らん。共有できてない」と読まずに参加していると前に進まなくなります。
その場合、読んで報告するのではなく資料を黙読する時間を作るなど工夫が必要です。
② アイデアの出し方
たくさん出すことが大切。
新しい商品は何いいですか？
何々ラーメン、豚骨ラーメン、味噌ラーメン、醤油ラーメンなど意見出す。
とにかく、たくさん出しましょう。
その時、豚骨系の店として
味噌ラーメンや醤油ラーメンも出すか？
いやいやいや、それは豚骨だから。
ここは、豚骨だから王道の醤油はやめとこう。
味噌のスープは、コストがかかるからやめとこう。
一回一回判断してると前に進みません。
これは、次の決定の項目とアイデア出しが一緒に行われてしまっています。
実現可能性やコストの問題を都度判断するではなく、いかに量を出すかが大切です。
また、質は考え抜いた意見を一つ出すのではなく、たくさん意見を出して、その中から選ぶことであげるようにしましょう。
たくさん意見を出すとかけ算でさらに新しいアイデアが生まれるかもしれない。
一個一個検証せず、とにかくたくさん意見を出す。
その手段は、口頭か書くのか、付箋に書く、ホワイトボードに書くなど、ファシリテーションで決めよう。
とにかく、今は意見を出す時間、それが共有できていない場合、意見ごとにツッコんだり検証したりして前に進まなくなります。
それは気をつけて。
③ 意思決定・実行プランの確定化
一番大切な意思決定。
これが決まれば会議は終わってもいい。
決まらないとやった意味がなくなります。
決定する方法を明確にしておこう。
ラーメン屋の場合、
醤油ラーメンを新たに出す。
この最終の意思決定は誰がするのでしょう。
店長？全会一致？多数決？
決め方を決めておこう。
本日、店長不在。
次の店長が来た時に言います。
と会議で意思決定しない場合、第2回の会議が必要になります。
決定をするためには、その場に決定者がいるかどうかが最も重要です。
もし決定者がいない場合、
後日、集約した意見を決定者のところに持っていく必要があります。
その場合、会議の参加メンバー編成は意見出しと意思決定で変わります。
あらたに醤油ラーメンを作る。
じゃあ俺が店長に伝える。
その時に、そのオレが伝え方が下手な場合や自分の意見を通し過ぎる人で「会議で醤油ラーメンと決まったけど、僕は味噌ラーメンがいい思うんです」と決定と異なる提案をすると全てが崩壊します。
誰が意思決定者のところに伝えに行くのか？意思決定の方法は？
アクションプランは何か？
しっかり決めることが重要です。
決定者が誰かわかっていないと決まっても納得しないこともあります。
決定方法は最初に共有する必要があります。決まったアクションプランは必ず実行します。
意見がある場合、意見出しや情報共有の時にしっかり話を伝えてください。
アクションプランを実行しない。
会議で発言せずあとで不平不満を言う。
それはなしです。
と全員がわかっていることが大切です。
店長も会議に出席していた場合
醤油ラーメンを作る
最終決定者は店長。
決定事項、醤油ラーメンを来週よりメニューに加える。
決まったことは実行しましょう。
まとめ
まずは会議の種類、いま、何をしているか？
それを分かっていないと、会議が行ったり来たり前に進まなくなります。
情報共用
アイデア出し(ブレインストーミング)
決定
この3つ、何をどうするの？
今、何をしているの？
明確にして会議をする。
時間をカットする方法はそれぞれにあります。特に情報共用は事前準備で削れます。
まずは、会議の３つの種類を３ヶ月全員が共有してスタートする。
これだけでも無駄は減ります。
一人が考え抜いてきて、あらたに意見を出す必要のないアイデアを考え抜いてきて、共有して決定すると５分でも会議は終われます。
事前準備資料の確認
店長 「新商品はコーンラーメンです」
全員 「はい。承知しました」
これだと一分もいりませんね。
理想はこのカタチ
そんなこんなでね。
今日も素敵な一日になりそうですよね。
会議もいつの間にか慣れてしまって、ただの雑談になってないか気をつけたいと思います。
今日も素敵な一日になりますように。
楽しんでいきましょう。
いってらっしゃい。
行ってきます。
ゼロでした。
何をやるかを明確にして
時間を有効に活用しましょう。
それではまたお会いしましょう。
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