実は誰も教えてくれない「段取り」の基本～仕事が変わる段取り力～

tu経験則から身に着けると思われがちな「段取り」。

「効率化したいけどできない…」という不器用さん。「自分は要領が悪いから…」と自信をなくしているそこのあなた。

ただ、知らないだけだから、大丈夫。気持ちまで楽になる「段取り」の基本。自分の復習も兼ねて、まとめてみました。

○仕事の前提は、すべて同じ。

調べる
↓
大まかな方向を決める
↓
具体的なプランをまとめる
↓
仕上げ作業をする
↓
完成

だから、ルーティーンを増やし、パターンはしぼることで、効率化することができる。

ルーティーン：「決まっている手順」や「定番・お決まりの所作」「日課」など繰り返しを意味する。 生活におけるルーティン・習慣化とは、行動を何度も積み重ねることにより、考える必要なく自然と体がその行動していることを指す

ルーティーン化には、仕事をする曜日を固定することも有効だ。パターンを決め、ルーティーン作業にしてしまうことで、「やることは決まっている」と焦らず物事をすすめることができる。

○段取り表の作り方　４STEP

１　「やるべきこと」のリストを全て並べる

　　大きなことも、小さなことも書く。作業を細分化して書くのもよい。

　　たとえば、「掃除」とだけ書くのではなく、「洗面台を磨く」「掃除機をかける」「トイレ掃除」のようにすると、実際の行動が見えてやりやすい。

２　締め切りとプレ締め切りを確認

相手が言おうと言うまいと、「締め切り」はある。言われなければ「日付と時間」で提案するとよい。

自分の中でのプレ締め切りは、「余裕を持ちすぎないギリギリ」がベスト。

３　「やるべきこと」の所要時間設定

　何にどれくらい時間がかかるのか？があらかじめ把握できていれば、それを書き入れる。予測時間でもよい。

　基本的に人間は「できるだろう」と時間を短めに見積もりがちなので、本当に簡単な作業とかでなければ、見積もりの1.5～２倍の時間で見積もると、計画倒れを防げるのでオススメ。（by 池田貴将さんの「図解モチベーション大百科」）

４　「やるべきこと」のリストを自分の時間割にあてはめる

個人的なオススメ補足ステップは（段取り的には1.5）は、「やらないこと」を決めること。頑張り屋さんほど、リストにあることは「全部やりたい！」と詰め込んでしまいがち。だから「やるべきこと」をすべて書き出したら、その中で「やらないこと」を選ぶと、ガチガチのものに空白ができて、自分の考えにも、段取りにも、ゆとりを持って臨める。

この作業は、「目的を明確にする」ことや「優先順位をつける」ことにも繋がるから、この1.5STEPは結構おすすめ。

○仕事が効率化できない人が陥りがちな思考＝完璧主義

「完璧主義」は、最近結構マイナスな使われ方をしている。細やかな仕事をしたい、完璧にしたい、という発想自体は、決して否定されるものではないと思うけど、損をするタイプであることは、間違いない。

何を隠そう、私も「完璧にできない完璧主義」なので、その苦しみは痛いほどわかる。これに陥る理由は２つあって「自信がある」か「否定されたくない」か。どちらかかもしれないし、どちらもかもしれない。

だけど、まずは30点を作る⇒60点にする⇒100点を目指し仕上げるスタンスの方が、効率的に進むし、周囲の人とのやりとりもスムーズになるのは、様々なビジネス書でも語られている。

完璧を求めず、ある程度形にしたら、とにかく周囲に投げていく。

これは仕事を抱え込まない重要な技だ。

○ストレスなく仕事を早く進めるコツは、「自分の頭の中に思考を入れておかないこと」

だから、紙に思考を書きだしたり、スマホに入力したり、人に振ったり。

自分の頭に「空白をつくる」「ゆとりを持つ」ことを意識する。

使えるワザは、Excelでもパワーポイントでもパソコンのライフハックでも学べるけれど、まずはこの基本の意識をもつだけで、随分楽になれる。

お試しあれ。

いちばん大切なのに誰も教えてくれない段取りの教科書