私の時短術 ～あなたは腹落ち出来る定性ゴールを定めているか～
こんにちは、もちまるです。
今日は、私が時短で成果を出すために習慣化していることについて書こうと思います。
過去記事の自己紹介にも記載した通り、私は両面(CA/RA)の人材紹介営業時代、他者の2分の1の時間で2倍以上の成果を出していました。
※勤務時間：8:00~15:00
この経験をもとに、記事を書いております。
はじめに
結論的には、時短術を獲得したいなら以下の事前準備が必要なんじゃないか？という話です。先にお断りしておきますと、ここでお話する内容はおそらくかなり一般論だと思います。検索すればいくらでも出てくると思います🙇♀️
✅時短術を獲得したければ、目の前にあるタスクひとつひとつの腹落ちできる定量/定性ゴールを定めよう💡
✅ゴールを決めたら遂行のための要点を定め、他のことはやらないと決めよう👓
✅最後はやるかどうかの根性論🔥
では、なぜこの記事を書こうと思ったか？の理由についてです。
直近1週間以内で、これに関するご相談が立て続けに3回発生しました。
そのノウハウの需要の高さを実感したので、改めて記事にしたうえで、そこに紐づく形で記事の最後に自身が提供しているサービス内容も少し公開してみようと考えるに至りました📚
この記事を読んでみて欲しい方
・平日の生活リズムがばらつきがちでどうも成果が安定しない方
・時短のためのマイルーティンのつくり方が分からない、または過去に試して頓挫しまくった方
・いつもなんとなくタスクをためがちで、内心これは良くないよな～と思ってる方
・突発業務で自分の決め事が崩れがち、ノイズを断れない方
・仕事の優先順位を決めあぐね、諦めがちな方
ということで、以下宜しくお願い致します！🐟🐢🏃
相談内容
マリカーでいうショートカットを知ってそう
本日、ご支援先の方との会話で以下のようなご質問を受けました。
まりこさんって時短で成果出すイメージあるので、その時短術を教えてもらえませんかー。たぶん要点押さえが起点だと思うんですが。
例えばマリオカートでいうと、ショートカットルート知ってるとか、アイテムの使いどころ知ってるとかそういうイメージがあって。
最初に軽く周回して下見した結果、不要な箇所の工数を下げに来てるように見えるので、その「要点の押さえ方」を知りたいです…(会話はつづく)
ルーティンつくろうと思っても作れない問題
(つづき)自分の場合、なんでもかんでも時間をランダムに幅広く取って、一気に仕事をガツっとやっちゃうので、いつも工数割れ起こすんですけど。これって要点が定まってなくてだらだらやってるんだろうなーとか思ってます。
しかもしかも、そうこうしてるうちに、別の仕事が舞い込んできたり、人に声かけられたりしてそっちに気が取られて終わらない😂
今は自由な生活してるのので、夜中作業とかやってどうにか凌いでるんですけど、これだと成果が平準化されないし時間も膨張してる。
根本的に時短術からかけ離れてるんすよね～….
そんで、要点押さえてコツコツ出来るマイルーティンをつくっておけば、仕事の成果がブレにくいんだとは思うんですよね～
今は、急な用事や体調不良などに耐えられない状況がたまに起きるので、ヒント教えてくださいー！
相談内容の整理
上記まとめると、こんな感じでしょうか📝
なんでもかんでも対応してて仕事が膨張し続けるため、要点の押さえ方を知りたい
コツコツと仕事を進めるための、ルーティン(習慣)の作り方を知りたい
ということで、今回は上記の「1.要点の押さえ方」について、その場でお伝えした内容を書き出します！
「2」は明日の記事にします🫡
要点の押さえ方
step1：小さなことでもゴールを定める
記載の通りなのですが、時短で効果的に仕事を進めたいなら、まずは
「小さなことでもゴールを定める」の練習をお勧めします。
この時のゴールとは、定量と定性の両方です。なんでもいいです。
例えば、就寝前の歯磨き。
お題：就寝前の歯磨き
定量：晩ごはんを食べた後、1時間以内に3分間歯磨きをする
定性：歯磨き粉を使って隅々まで磨き、いちにちの終わりのスイッチを入れながらも清涼感を得ている状態
こんな感じです。
これを、仕事にもあてはめていきます。
お題：企業様からの問い合わせに対し、メールで初回返信を行う
定量：AM11時までに3分以内で実行する
定性：返信を受け取った相手が、ご自身のtodoと送り手(私)のtodoを明確に理解出来る文章を送信出来ている状態
ゴール設定時のコツ
イメージは湧きますでしょうか。
定めるときのコツは2つあります。
✅ひとつめは、定性的なゴールの設定に意思を籠めることです。
どんな状態になっていたら「これは良い着地だ！」と自分で腹落ち出来る状態なのか？と自分に問いかけて考えることです。その時、自分にとっての納得感や仕事の届け先の方の納得感を想起出来ると進めやすいです💡
とはいえ、やはり仕事は相手ありきですので、自分の腹落ちだけでなく、その仕事に関わる相手にとっての心地よさも同時に考慮する場面がほとんどです。
こちらは、相手の「観察」が必要です。過去記事載せておきます。
✅コツのふたつめは、そのゴール設定が果たして現実的かどうか？のチェックをすることです。
時間は有限ですので、大きすぎるゴールは時間が足りません。
一方で、小さすぎるゴールの場合、コツひとつめの意思を籠めることが完了されません。
ここは似たようなお題に対して、微調整を毎日何度か繰り返していきます。
これによって、ゴール設定時の勘所が養われます。
step2：定量/定性ゴールに沿って遂行時の要点を考える
ゴールを決めたら、遂行時の要点を考えます。
先ほどの例ならこんな感じです。
お題：企業様からの問い合わせに対し、メールで初回返信を行う
定量：AM11時までに3分以内で実行する
定性：返信を受け取った相手が、ご自身のtodoと送り手(私)のtodoを明確に理解出来る文章を送信出来ている状態
遂行時の要点：
①AM11時までの他タスクを見渡し、3-4分の余白を見つける
②受け手の方に伝えなくてはならない最低限の情報を選定する
③受け手の方が明確に理解出来るメールの構成で文面を作成する
④自分と相手のtodoをシンプルで短い文章にまとめる
⑤最低限のメールマナーを添える(敬語、構文 等)
ここまで考えたら、①～⑤までのアクション以外はいったん「やらない」と決める。これが要点押さえて時短に繋げるということです。
でもそれじゃあ、良いサービスを提供出来ないのでは？と不安に思うかもしれませんが、安心してください。
先に良いと思える定性状態を定めたうえで、手段としての要点を考えていますので。
あとは遂行するのみです。
遂行に必要な時間をブロックし、やると決めてやるのです。
(最後に突然の根性論。笑)
まとめ
今日の記事まとめです！
✅時短術を獲得したければ、目の前にあるタスクひとつひとつの腹落ちできる定量/定性ゴールを定めよう💡
✅ゴールを決めたら遂行のための要点を定め、他のことはやらないと決めよう👓
✅最後はやるかどうかの根性論🔥
また、ゴールを設定して遂行しているうちに他者からの差し込みタスクによって、その遂行が難しくなる場合があります。
そのときは、ゴール設定のコツの応用編(＋コミュニケーションの取り方もだいじ)なので、また別記事で書きます。
いかがでしたでしょうか
実は、一連の説明に関しては、網羅的な資料を作成してあります。
こちら、上記したような一般論＋人材紹介業務での具体的なあるある場面に紐づけて思考出来る仕様です。
普段、特に人材紹介エージェント企業様向けに、こんな感じで具体業務に紐づけながら、HOW研修や仕組み設計のご支援をしています↓↓
このように、一般論から具体解像度を上げていけば、人材紹介エージェントの成果の出し方、再現性はあるんだと考えています。
そのためにはヒアリングからの課題設定、やるべきことの具体化とフォーカス、そしてやり切るための伴走が多かれ少なかれ必要です。
これは個人でも組織でも同じだと考えます🏃🏃
個人で成果出したい方orあるいは組織で成果出したい方、ご興味あれば壁打ちから始めましょう🫡お声がけ、お待ちしています！
https://x.com/marikomochi807?s=21&t=T_b-nEPOp8AfL6zqnFd9LA