企画提案の場で使える！相手とのコミュニケーション・関係性を円滑に進めるための秘訣

記事のテーマと概要

「企画提案や商談、チーム内の打ち合わせの場で、相手との会話を通してスムーズに合意形成・次の段階に進めるには？」

誰に向けて

例えば次のようなシーンを想定し、相手に自分の意見を伝えることに自信を失いかけている方、もっとスムーズに相手と合意形成をしたいという意欲を持っている方に向けて本記事を作成しています。

想定しているシーン

• 営業や商談の場での提案

• チーム内での打ち合わせ

• チーム内外での新たな取り組み提案

概要

相手との会話をスムーズにすすめるには？というテーマで記事を書こうと思っています。私自身は相手が期待していることを質問で引き出し、それに対して応答をしますが、相手の期待と会話を終えた後の内容に相手と認識や理解にずれが起きないことが大切です。
そのためには日頃から習慣として身につけておくと良いことがいくつかあります。本記事ではそれを紹介したいと思います。

記事の最後ではヒアリング時に使える、スプレッドシートを付録としてつけているのでぜひ最後まで読んでいただき、ご活用ください。

例えばこんな失敗ケース、経験はありませんか？

準備をしっかりしたのに提案が大きく外れてしまった・・・・

失敗の例：サイト制作における認識のずれ
田中さんはプロジェクトのサイトディレクターとして、新しいウェブサイトの立ち上げを担当していました。一方、佐藤さんはマーケティングの担当者として、新サイトのプロモーション戦略について、田中さんから発注を受けて考えていました。
プロジェクトの初め、田中さんは新サイトを若者向けのトレンディなデザインで立ち上げることを考え、その方向でデザインチームと連携していました。このサイトは、インスタグラムやTikTokといったSNSでのシェアを前提としたものでした。
一方、佐藤さんはサイトのプロモーションとして、30代〜40代の中高年層を対象にした雑誌や地域情報サイトでの広告の準備を期待していました。
サイトの立ち上げ日に向けたプランニングやコンテンツの締め切りが近づいたある日、二人がそれぞれの進捗を共有するミーティングを開いたところ、彼らの認識のずれが明らかとなりました。田中さんの作成したサイトデザインと、佐藤さんの考えていたマーケティング戦略が、ターゲット層が異なるため一致していなかったのです。
この認識のずれは、最初にターゲット層やプロモーション戦略の方向性をしっかりと話し合わなかったこと、そして途中で方針を確認しあわなかったことが原因でした。

結果、リーダーや他のチームメンバーもこの認識のずれに驚き、プロジェクトは大混乱となりました。
この失敗は、田中さんと佐藤さんが最初に具体的な期待や認識を共有しなかったこと、そして途中で進捗や方針を確認しあわなかったことに起因しています。

ポイント

上のケースは実際にアリそうな架空のケースですが、仕事に慣れない新人でなくても遭遇することはあるのではないでしょうか？
この失敗ケースから学べる最も大切な教訓は、「相手の持つ期待」と「自分の提案」に対してのギャップが限りなくない状態にするための働きかけを早い段階からすべきだということです。

もちろん提案において、ポジティブな意味合いで期待を超えたアウトプットを出すことを目指すのは目標にすべきことですが、普段から相手に自分の考えを伝えることに苦手意識を持っている人は、まず「期待と実際の提案内容」にギャップが生まれないよう意識をし、相手の期待に確実に応えることを意識するのが仕事としての基礎です。

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相手との関係をスムーズにすすめるためのコミュニケーションの秘訣は？

基本姿勢として

本当に会話をしたいことがある時、例えば商談やプレゼンテーションの日取りが決まる前から、私たちは常に準備をしておく必要があります。
コミュニケーション、つまり会話というのはは関係をきづく基盤です。
誤解や不満が生じる主な原因は、会話不足によるものです。
良好な関係を築くための基本姿勢としては、相手の意見や立場を尊重し、相手を褒める・否定するなどをせず、自分が感じたことを率直に伝えられるようオープンマインド（素直）に接することが大切です。

以下にさらにTipsをいくつか提示します。

1. 相手の期待を明らかにする

2. 能動的に聴く

3. 認識のずれを防ぐ

ここから先はさらに詳細なTipsを記載しています。
簡単な工夫のようで意外と周りからは具体的に指摘や指導をしてもらえないことでもあります。
有料となりますが、もし興味のある方は進んでいただければと思います。