【Webディレクター向け】「確認しますので、少々お待ちくださいませ。」の優しさ

＜はじめに＞

今日も1日おつかれさまです！SSです！
今回は私が仕事がこなれてきた頃に役にたった、仕事上のコミュニケーションのコツをご紹介します。

SSの簡単なプロフィール
20代・IT企業勤め・ディレクター・姪っ子に貢ぐことが生きがい
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–自己紹介–
WEB系企業で働く20代のグループです。
「私たちのActionでみんなが自分のことを好きになり、人生が楽しくなる手助けをしたい」をコンセプトに活動しています。
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「確認しますので、少々お待ちくださいませ。」の優しさ

皆さん、社内のコミュニケーションはチャットツールを使ってますか？
チャットでの質問や問い合わせの連絡に対して、その時自分ですぐに判断できない内容や、急ぎのタスクが多くてすぐに返信できないときありますよね？
そういう場合に、私は質問に対して「確認しますので、少々お待ちくださいませ。」と一次返信を必ずするようにしています。
ちょっとしたコミュニケーションですが、相手にメッセージを受け取った旨を伝えることで相手には安心感を与えることができるのではないかと思います。
そして、社内チャットであるあるなのが、個人メンションではなく全員宛に質問がくる場合です。
質問者は担当や誰が情報を知っているのか分からず、とりあえず全員に連絡することがあります。
この時、質問の内容が自分の担当領域だった場合、一次返信をすることで他のメンバーの負担を減らすことができます。
全員宛に連絡が来た場合、メンバーも少なからず「誰が返信するのだろう…」「自分が調べて確認したほうがいいのかな？」と思う人がいるかもしれません。
ここで一次返信をすることで「あ、○○さんが応えてくれるから、問題なさそう。」という安心感を与えるコミュニケーションも大切だと思います。
相手との関係性によっては、コメントに対してスタンプでの反応でもいいです。

そして一時返信をすることで、自分にとっても良い点があります。
一時返信を「確認しますので、少々お待ちくださいませ。」のコメントを固定化してしまえば、
チャットツールの検索機能を使い「確認しますので、少々お待ちくださいませ。」を検索することで、返信忘れの質問がないかを確認することができます。

「持ち帰って検討します」「この後確認します」の大切さ

自分で判断できないことや、調べないと分からないことが出てきてきた場合に使う魔法の言葉「持ち帰って検討します」です。
MTGや急ぎの場面で自分の判断で決めてしまうことはリスクがある場合があります。特に若手のころは…
話をした相手に「あの時、できるって言ったじゃん！」と言われたらその後の対応に困りますし、相手からの信用も落ちるかもしれません。
誰かに相談しなくとも、自分一人で考える時間は必要です。一言伝えるだけで、落ち着いてゆっくり考える時間が取れます。

注意点としては、使い過ぎないことです。
毎回応えを後回しにしていると「自分で判断できないのかな…？」「もしかして何も知らないのでは…？」と相手に疑問を与えるかもしれません。使いすぎには注意です。使う頻度の調節は難しいですが、若手の頃は思う存分使っていいと思います。

定時後の連絡、「明日以降ご確認をお願いいたします。」を伝えることを忘れない

業務連絡は定時内が基本ですが、どうしても定時後に依頼をしちゃうことってありますよね？
私は社内の連絡だと「明日の朝でもいいけど、忘れちゃうから今日のうちに連絡しておこう」そう思って連絡してしまう場合があります…。
この時は、文章の初めに「※明日以降ご確認をお願いいたします。」をつけてから本題に入ります。この一言をつけることで、急ぎではないことを伝えることができます。とくにスケジュールを伝えていない場合だと、急ぎか急ぎじゃないのかの判断が相手にはつきません。余計な心配をさせないためにも一言伝えるのが大切です。

相手がまだ業務中だった場合、「急ぎなのかな…？」「もしかして、私が返事するの待って残業してる…？」と思ってしまうことがあります。
定時ギリギリの連絡は、残業してでも今確認しないといけない内容なのかを伝えてあげるといいと思います。

おわりに

業務の半分はコミュニケーションに時間を使っています。
毎日毎日課題がたくさんあります…
ちょっとした一言ですが、コミュニケーションをスムーズにしたり、心理的安心感を与えられるのではないかと思います。
コミュニケーションの取り方については人それぞれですが、少しでも「いいかも！」と思った方は、ぜひ実践してみてください！
ではでは～