人材紹介業の業務効率化に便利な無料ITツールのご紹介
数多の企業・求職者とのやり取りが発生する人材紹介業では、企業・求職者の数が増えれば増えるほど、各種業務の管理が煩雑になりがちです。
本記事ではそんな人材紹介事業において、業務サポートが可能なツールの例を、目的別にご紹介します。
1.タスク管理をサポートするツール
人材紹介業では、求職者の面談・求人票の作成などといった分かりやすい業務のほか、求職者の応募書類の添削をする・求人提案をする、というような、細々とした業務が多く発生します。
上記のような「各求人企業・求職者に対して、いつまでに・どんなアクションをするのか」といったタスクは売上を上げるために、非常に重要となりますが、適切に管理ができていない場合、タスク漏れ・社内の共有漏れが発生しやすくなります。
下記ツールは、タスクのリスト化、優先順位付け、スケジュール化、タスクの進捗追跡などの機能を提供しているツールです。
・Todo list
基本的機能が無料で使えるタスク・プロジェクト管理ツールで、一日のタスクを忘れずに取り組めるような機能を豊富に備えています。
・Any.do
タスク管理・プロジェクト管理機能のほか、チームで利用できるチャット機能が用意されています。
タスク・プロジェクトに関するやりとりを一つのツールで完結することが可能です。
2.進捗管理をサポートするツール
取引先の求人企業や、支援中の求職者が増えてくると、複数の企業・求職者の進捗を同時進行で進めていく形となり、
「どの求職者が・どの企業のどの求人の選考に進んでいるのか」「求職者に対して提案済みの求人はどれか」などといった進捗管理や対応履歴の管理が難しくなってきます。
また、「誰が・いつ・どの企業の選考に進み、どんな結果であったか」という事項については、法律で管理が義務付けられているため、何等かの形で情報管理ができるようにしておくと良いでしょう。
・Trello
タスク・プロジェクトをカード化し、壁面に付箋を貼るような感覚で、視覚的に管理できるカンバン方式のツールです。
各タスク・プロジェクトについてコメントを残すことができます。
無料で利用できる範囲が広く、多数の外部ツールと連携することが可能です。
・Asana
各プロジェクトやそれに紐づくタスクを一元管理できるツールです。
複数のプロジェクトについて、それぞれのタスクの作成や追加、期日設定、担当割り当てなどの操作ができます。
3.スケジュール管理をサポートするツール
求職者との面談・企業とのアポイント日時、求職者の面接日時などは、カレンダーアプリを使用することで失念防止につなげることができます。
また、タスクについて期限設定をしたり、社内でスケジュールを共有したりするのにもお役立ていただけます。
・Googleカレンダー/Outlookカレンダー
ワンクリックで予定を入力できるのはもちろん、他のユーザーとカレンダー情報を共有することが可能です。
打ち合わせなどに必要な資料・メモ・リンクなども、スケジュールと合わせて管理できます。
スケジュール管理の他、他のユーザーを含めたミーティング設定したり、予定のリマインド機能なども装備されています。
4.面談内容・商談内容の記録をサポートするツール
求職者との面談内容や、求人企業との商談内容、また、求人票に記載する内容の整理などは、下記ツールにて管理が可能です。
・Googleドキュメント
Googleが無料提供するワープロソフトです。
他ユーザーとドキュメントを共有し、共同で編集・作業をしたり、他のユーザーが行った変更の経過を確認することなどが可能です。
・Evernote
テキストや画像、動画、PDFなど、あらゆるデータをクラウド上で一元管理できる多機能メモアプリで、ドキュメントの作成・管理はもちろん、他ユーザーとの共同編集・作業も可能です。
5.社内のコミュニケーションをサポートするツール
人材紹介事業は、基本的に1社員が1企業・求職者を担当する形となるため、個人単位で業務が完結してしまいやすい状況になりがちです。
しかし、求職者と求人のマッチング率を高めるためには、必ず社内での情報共有やコミュニケーションが必要となります。
特にリモートワークを導入している場合は、チャットツール・コミュニケーションツールが活躍するでしょう。
・Slack/Teams/Chatwork
社内のコミュニケーションやファイル共有、タスクの議論などをサポートします。チームやチャンネルといった、ユーザーごとのグループを作成し、その中でチャットを行うことができるツールです。個人チャットにも対応しており、1対1でのコンタクトを行う事ができます。
5.KPIの管理・計算を効率化する『LaS』
リクサス株式会社では、紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。
LaSでは、人材紹介事業で発生する様々なタスクを一元管理するだけでなく、社内・チーム内のタスクの共有も可能です。
▼人材紹介事業で発生するタスクを一元管理
・どの求職者/企業に、いつまでに誰が何のアクションをしなければならないのか
・どの求職者が、どの企業の何次面接に進む予定なのか
・その他、求人作成・職務経歴書の添削などの細々としたタスクをいつ行うのか
上記のようなタスクをLaS上で管理することによって、その日にやらなければならない業務を明確化することが可能になります。
▼他のメンバーにタスクを割り振る
・求職者への求人ピックアップを、いつまでに行ってほしい
・企業からのFBをいつまでに回収してほしい
など、自分以外の担当者に期日を設けてタスクを設定することが可能です。
また、依頼したタスクの状況も確認ができるため、状況に応じてプッシュを行うなどのアクションもできるようになります。
▼カレンダーツール・コミュニケーションツールとの連携
GoogleカレンダーやSlack、Chatworkなどといったツールとの連携が可能なため、
・求職者の面接がいつ実施される予定か
・企業・求職者に対していつまでにどんなタスクを設定されたか
など、使用中のツールと合わせて管理をしていくことができます。
また、上記連携を行うことによって、社内全体で各求職者・案件の進捗状況が把握できるようになり、管理者側からの状況把握も容易になります。
その他、事業課題に応じた業務効率化のためのソリューションがございますため、少しでも気になることがございましたら、まずはお気軽にご連絡をください。