バーチャルオフィスをオフィス移転...？Gather大改装の裏側！
5/1にLAPRASのバーチャルオフィスであるLAPRAS POLISが大きくリニューアルしました！そこで今回はリニューアルプロジェクトに関わったメンバーに、話を聞いて行きたいと思います。
今回のリニューアルの背景
「みんながいる」を視覚的に体験できるバーチャルオフィスへ
飯田：社内のアンケートでリモートワークによる孤独感を感じているメンバーが多いことが分かってから、視覚的に「一人じゃない」「みんながいる」がわかるようなオフィスを目指しました。
具体的には、以前のオフィスは各々が使いたいように拡張を続けた結果、屋上があったり、別の部屋があったりと広くなりすぎて、メンバーがオフィス内に点在してしまい、ぱっと見「せっかくバーチャルで出社しても、オフィスに誰もいないように見える」という寂しさがあったので、その辺りを解消したいなと。
また、バーチャルオフィス内で瞑想会やラジオ体操などのイベントがあった際にも、集まっている様子が他の部屋から見えづらく、気づいたらイベントが終わっていた！ということもあったので、リアルのオフィスと同じで「何かやってるぞ」というのが感じ取れるオフィスにしたかったというのがあります。
愛着を持てる「自分たちのオフィス」へ
遠藤：以前のオフィスはGather社が用意したテンプレートのマップで導入して一年くらい利用していました。自分たちの利用方法に合わせて増床していたんですが、そのせいで継ぎ接ぎのようなオフィスになってしまったんです。他社の作り込んだオフィスの事例が出てきたのと、LAPRASとしても課題感が出てきたこのタイミングで、自分たちのためのオリジナルなオフィスに変更しようと決めました。
オフィス移転をする前に、他のツールも一通り試してみたのですが、Gatherの手足があるアバターに慣れてしまい、歩いたり踊ったりというような身体的な体験が当然になってしまっていたので、他のツールではしっくりこずに、引き続きGather内でのオフィス移転になりました。
リニューアルの際に、気をつけたポイント
遠藤：リニューアルの際には、既存のコミュニケーションを損なわないことと、新しいコミュニケーションの機会を生み出すことをそれぞれ意識しました。
既存の集まりや動線を損なわないこと
LAPRASでは瞑想会やラジオ体操、島田珈琲（息抜きの雑談会）といったイベントだったり、各チームの朝会があったりと、バーチャルオフィス内でのコミュニケーションの場がすでにいくつかありました。今回のリニューアルのせいで、そのような場が失われることがないように気をつけました。
それについては旧オフィスでの人の動き方や発生するコミュニケーションを観察して、それを新しいオフィスでも同じようにできるようにできるだけ設計しました。
新たなコミュニケーションをオフィスから生み出す
また、既存のコミュニケーションがある程度成熟していたので、新たなコミュニケーションが生まれるような工夫もしました。
まず、オフィスをぎゅっと密集させて、人の動線があえてぶつかるようにしました。例えば、各チームの部屋から別のチームの部屋や会議室に行こうと動くと、広場や休憩スペースを通るため、そこですれ違うというコミュニケーションが発生するようになっています。瞑想会や体操のコンテンツがあると、各部屋から人が出てきて、また各部屋に帰っていく。そのついでに雑談等のコミュニケーションが発生すると嬉しいなと思います。
特に右下のエリアは、意図的にかなり狭く作っています。瞑想会だったり1on1ができるスペースに移動する時には、誰かとすれ違いやすいようになっています。誰かとすれ違うと、やはり軽く挨拶したり会話を交わしたりすることにも繋がりますし、会話をしなくても仲間の存在を感じることが大切だと思っています。
この辺りは自分が前に働いていたシェアオフィスのコミュニティスペースの作りを参考にしていて、狭まくて物が溢れていると、すれ違うだけで譲り合ったり挨拶したりとコミュニケーションが発生したりして。当時はぶっちゃけ「狭くて微妙だな」と思っていたのですが、今思うとそこで人と人がぶつかるような動線ってコミュニケーションを生むためには大事なんだと気づきました。
他にも、部屋と部屋の区切りを壁ではなく床の色で表現することで他の部屋に気軽に遊びに行けるようにしたり、部屋の中は各チームで自由に飾りつけてもらうことでメンバーの「心地いい居場所」を作ったり、飾り付けがしやすいように全チームの部屋に「壁」があるような作りにしたり…と、バーチャルオフィスの中で新たなコミュニケーションが発生しやすく、居心地よく働けるような仕掛けにはこだわりました。
内覧会や社内イベントで新オフィスに親しんでもらう機会を設ける
飯田：オフィスの作り以外にも、リニューアルするまでの過程もみんなにシェアすることで、オフィスに愛着を持ってもらえるような工夫もしました。具体的には、一度下絵の段階で内覧会をやって、メンバーに改善点や意見を募りました。遠藤さんがおっしゃっていた「壁をなくす」発想は、内覧会でみんなから出てきたアイデアです。
また、各チームの部屋ができたことで、部屋の装飾についての雑談が生まれたことも良かったと思います！「飾り付けていいんだよ！」と言うのが伝わるように、corpチームの部屋は率先して大胆に飾り付けてみました。
他にも、社内のハッカソンを移転前に開催して社員に触ってもらったり、社内イベントも新オフィスでやってもらうようにお願いして、みんなが「１回行ったことある」状況を早く作れるようにしました。
リニューアルにおける担当者の悩み
理想のバーチャルオフィスとは…？
飯田：このリニューアルは数ヶ月かけてちょっとずつやっていったのですが、リアルなオフィスならともかく、「バーチャルにおけるコミュニケーション設計の正解」や「バーチャルオフィスの設計の成功パターン」が分からずに、個人的には下絵の段階でかなり試行錯誤しました。
最初はゲームとかの街をイメージして下絵を描いたのですが、実際にできたものは遠藤さんによりかなり手直しが入って、どちらかというとリアルなオフィスの方に近くなっていて…笑
遠藤：そこは作っていく中で色々と僕も考えたのですが、実際のオフィスを参考にして作る方が良いかなと思って、変えました。今までのGatherの使われ方をみても「ゲームみたいな」というイメージではなく「メタバースの世界のオフィス」「みんなのオンライン上の居場所」のようなイメージだったので、その根幹は変えなくても良いかなと思って、そのイメージとLAPRASの社風に合うようなオフィスを考えたら、今の形になりました。
今のオフィスでどういうタイミングで人が動いて、どこに集まって、どういうコミュニケーションが発生して…というのを観察して、それを再現しつつも、新たなコミュニケーションが発生するように想像して、今のオフィスの使われ方とリアルのオフィスに仕掛けてあるような工夫を織り込んでみました。
ただ、新しいオフィスのレイアウトをイチから作っていくのはかなり大変でした…。壁や床から少しずつ作っていくので、机や椅子を置いて完成した姿をイメージしながら、一人で黙々と作業していました。庭は全然まだ手がついていないので、もう少しデザイナーさんとか、他のメンバーも巻き込めば良かったのかなというのはありますね。
今後のバーチャルオフィスの可能性について
飯田：今回、オフィス全体にアナウンスできる機能が出たので、イベントをやる時はぜひ呼びかけて、みんなで集まる機会が増えることで、フルリモート特有の孤独感が少しでも和らぐと良いかなと思っています。
遠藤：ぜひ、新しいオフィスで過ごす時間を増やしてほしいと思います。1人用のスペースを増やしたので、集中したい時は集中してもらって、もしオフィスでイベントがあれば耳だけでも参加してもらって、いろんな人との偶発的なコミュニケーションを楽しんでもらいたいです！
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