「忙しい！」と感じたときに考えたい、時間管理にまつわる3つのこと
「忙しくて、気づいたら一日が終わってしまう…」
そんなふうに感じること、ありませんか？
私は普段、組織のリーダーやマネージャーの方々とコーチングセッションをしていますが、クライアントさんからよくこんなお悩みを聞きます。
「会議が多くて、自分の業務をする時間がない」
「部下の人数が多すぎて、1on1の時間を確保できない」
管理職になると、会議や打ち合わせが増え、気づけばスケジュールが埋め尽くされてしまうことも多いですよね。私自身、同じような経験がありました。
でも、あるときふと気づいたんです。
「自分の時間なのに、自分でコントロールできていない」って。
この状況が続くと、ストレスが溜まってしまいます。
最近、立て続けに『自分の仕事の時間がなかなか取れない』というご相談を受けたので、今回は、時間を確保するために私が実際に試してみたことや、ちょっとしたコツを書いてみようと思います。
①まずは、自分の時間を確保してみた
私が試したのは、「自分が一番集中できる時間を先に確保する」こと。
例えば、「朝の9時〜10時は、一人で集中する時間」と決めて、カレンダーにブロックを入れる。こうすることで、他の人に会議を入れられることがなくなり、スケジュールの主導権を自分で握ることができます。
「なんだ、そんなこと！」と思う人もいるかもしれません。
でも意外とこれをしていないリーダー、マネージャーは多い印象です。
実は私も、これを実行する前は少しドキドキしていました。
「メンバーが困ったらどうしよう」とか「周囲が遠慮して相談できなくなったら申し訳ない」とか、そんなことを思っていたからです。
でも、それは無用の心配でした。
なぜなら、本当に急ぎの案件や相談したいことがあるときは「ここ予定が入ってるようなんですけれど、都合つけられませんか？」と相手が声をかけてくれるから。
「メンバーとの1on1の時間が取れない」と悩む方も多いですが、それが大切だと思うなら、まず最初にスケジュールに組み込んでしまいましょう。
そうすることで、重要な仕事は確実に実行でき、未完了の仕事が減ります。
未完了の仕事が多いとそれが気がかりとなり、常に頭が回転している状態が続くので、知らず知らずのうちに疲弊してしまいます。
エネルギー漏れを防ぐためにも、おすすめの方法です。
「時間ができたらやる」ではなく、「大事なことを最優先でスケジュールに入れる」。
これが、忙しさに振り回されないためのコツです。
②やることだけじゃなく、“やめること”も決める
もうひとつ、大切なのが「やめる基準を持つ」こと。
以前の私は、「やめることを決める」のが苦手でした。
新しいことを始めるのは好き。
でも、やめる基準を持っていなかったので、どんどんタスクが積み重なり、キャパオーバーに…。
そこで、「やめる基準」を決めるようにしました。例えば、
✔ ○○になったら（ならなかったら）、やめる
✔ うまくいってもいかなくても、1年たったら一旦やめてみる
✔ 3か月経ったら見直す
✔ やることをひとつ決めたら、やらないこともひとつ決める
やめる基準を持っておくと、キャパオーバーになったときに取捨選択しやすくなります。これがなかった時には、「あれもしなくちゃいけない、これもしなくちゃいけない」と時間に追われてソワソワし、エネルギーが削られていましたし、ひとつひとつのタスクを「こなす」感覚でどれも中途半端に手を付けてしまい、ちゃんとできない自分にイライラする、という悪循環に陥っていました。
「いきなり、やめることなんて決められない…」という方は、「〇か月経ったら見直す」から始めてみてもいいかもしれません。
③“空いた時間にやる”から、“休む時間もスケジュールに入れる”へ
とはいえ、私もスケジュール管理を完璧にできているわけではありません。
実は、フリーランスとして本格的に動き始めた先月、「仕事が楽しい！でも、いつ仕事が減るかわからない…」という不安もあり、つい「空いた時間に仕事を詰め込もう」と考えてしまっていました。
毎朝の散歩習慣も途絶え、「ここは休もう」と決めていたはずなのに、つい仕事の依頼を受けてしまい、リフレッシュの時間を大幅に削ってしまいました。その結果、疲れがどんどん蓄積し、肩や腰はガチガチに…。ついには頭痛まで発生。私にとって頭痛は、疲れのバロメーター。まさに危険信号です。
そこで、今月からは意識的に変えることにしました。
✔「少し時間が空いたから仕事を入れる」ではなく、「次の仕事に集中するために休む」
✔ 「この日は家族との時間にする！」と決めて、先にスケジュールに入れる
時間は「空いたら作るもの」ではなく、「意識して確保するもの」。
この意識があるだけで、スケジュール管理の仕方が変わります。
時間の使い方が変わると、人生の充実度も変わる
「忙しくて時間がない」と嘆く前に、まずは「どこに時間を確保するか」を考えてみる。そうすれば、きっと今よりもっと自由に、自分らしく働けるはず。そう自分に言い聞かせています。
スケジュールの主導権を他人に渡さず、自分で握る。
この小さな工夫が、仕事の充実度も、プライベートの満足度も、大きく変えてくれますよ。
今回は、コーチングセッションでもよく話題にのぼる「スケジュール管理」についてお伝えしました。
多くのマネージャーが悩んでいるスケジュール管理。
何かひとつでも参考になれば嬉しいです。
ほかにも、組織のリーダーやマネージャーの方が直面するさまざまな課題に対して、コーチングを通じてサポートしています。
「ちょっと気になるな」「話を聞いてみたい」と思われた方は、どうぞお気軽にご相談ください。
バシッとテーマが決まったご相談じゃなくても大丈夫です。
いま感じているモヤモヤやお悩みをカジュアルにお話しいただくことから、解決のヒントが見つかることもありますよ。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！