仕事でのコミュニケーションの使い分け

会社に入って、メール、チャット、口頭、電話などコミュニケーションにもいろいろな種類があることを知りました。今日は、コミュニケーションの種類とその使い分けを紹介し、一番大事なメールでの作法について説明します

コミュニケーションの種類

抑えるべきは大きく4つ
①口頭(オーラルコミュニケーション)
意思疎通は口頭が一番速いです。最近はリモートワークなども増え、オンラインとオフラインにも分類されます。また、資料を使った会議もあれば、ブレストなどのホワイトボードを使った意見の出し合い。雑談混じりの会話など細かく分けると色々あります。

全てで共通するのは、相手に伝えたいことを、素早く話す能力が求められます。得意不得意があると思っている方もいると思いますが、それは頭の中で話す内容を整理できているか？できていないか？の違いになります。

わかりやすく話す上で、実は大事になってくるのが、資料などにドキュメントとして、普段から整理することが実は大事だったりします。ドキュメントにするとうことは、言語化しているとことになり、しっかりと言語化できていると自分の中で理解ができているということになります。逆に言語化できていないのであれば、それは自分の中で理解ができていないということになります。自分の中で整理ができてから、相手と話す習慣を身につけた方が良いです。

②メール
離れた相手に何かを伝えるときに、コストとスピード面で優れているのがメールです。ただ、このメールは相手がどれぐらい正しく受け取っているか？がわかりません。なので、重要なことを重要だとわかってもらうようにメールを送る必要があります。
また、CCというカーボン・コピー（Carbon Copy）の略という送り方をよく使い、関係者に知ってもらいながら目的の相手とコミュニケーションすることをよく行います。
人は、急に依頼を受けると拒絶や否定的観点で入ってきます。そうすると物事はスムーズには進みません。いかに、気づかれないぐらいから多くの人を巻き込むか？というのは、会社が大きくなればなるほど大事です。うまくCCを使ってコミュニケーションができるようにしましょう

③メッセ
最近はslackやteamsなどメールより気軽に、早くコニュニケーションができる社内コミュニケーションツールが主流です。IT系は特にそうです。ただ、メールとの違いはあまりなく、ここでもTo Ccはよく使われるので、覚えておきましょう

④電話
IT系ではほぼ使うことはないツールになっていると思います。ただ、他の業種ではまだ主流なお客さんもいるので、最低限のマナーだけ覚えておけば良いと思います。

メールのタイトル

メッセ(slack等)でも同じなのですが、何をしたら良いかがわかるように書くとというのが仕事の効率に左右します。カッコの使い方はかなり有益です。

slackでもこのノウハウは同じです

メールの挨拶

最後に、一般的なメールの挨拶を紹介します。
初めての相手、特に社外の初めての相手はメールですることがまだ多いです。初めての相手にメールを送るときの送信ボタンの緊張感は本当に緊張する物だと思います。
テンプレを覚えて、戸惑う時間は少なくして、仕事の効率を上げていきましょう

最後に

仕事におけるコミュニケーションが、仕事のバリューを決めると言っても過言ではありません。仕事だと、ただおしゃべりがうまいというだけでは仕事はできないので、ぜひ、効率の良い伝え方というのを身につけてもらえればと思います。

今日は社会人1年目のノートに書いてあった、コミュニケーションについての話をnoteに記載してみました。

こんな感じで、社会人として生きていくのに必要なことを発信していこうと思いますので、コメントやリクエストを頂けると嬉しいです

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