【たった3冊】本を読んだだけで会議の進め方が変わったコスパの良い話
「チームのみんなにわかる様な会議をできるようになる」
はじめまして、事業会社でアプリマーケティング担当をしているkonです。
冒頭に書いた内容は今期の僕の目標の一つになります。
チーム情報
自社アプリ、webサイトの集客を行うマーケティングチーム
主に広告運用、クリエイティブ制作をインハウスで行なっている。
チームの体制
マーケター1名(僕）
クリエイティブディレクター1人
デザイナー2名
マネージャー1名
マネージャーはいますが、僕はこのチームのリーダーになっているので他のメンバーを引っ張っていくポジションとなります。
今回目標の一つに「チームのみんなにわかる様な会議をできるようになる」という内容が挙げられたのは、恐らくリーダーとしてみんなを引っ張っていくスキルを上げるためだと思っています。
今回は目標に対して早速インプットした情報をnoteに記録をしてアウトプットしていこうと思います。
チームのみんなにわかる様な会議とは？
まず目標となっている「チームのみんなにわかる様な会議」とはどの様なものを指すのか。
頻度が多い会議が「数字進捗を確認する会議」「週の方針と週末どうだったか確認する会議」「広告の効果を確認する会議」の3つになります。
これらの会議でメンバーが「現在の進捗状況は良いのか、悪いのか」「それに対してて何をやれば良いのか」「やったことはうまくいってるのか」の3点がわかれば状況とやることが明確になり次へ進めるような状態になると思います。
今回購入してみた本3冊
どういう会議のやり方が良いのかを知るためAmazonで本を3冊購入しました。会議をよくしてくださいと言われても社内で実際に良い会議の例が見えないと改善しようがないので本を使って他の人がどうやってうまくやってるかを知れることは重要だと思いました。
あなたの話はなぜ「通じない」のかはkindleセールで199円とコスパ抜群でした。こちらは会議の本ということではないですが、会議を進めるときに話し方も重要だと思い購入しています。
状況整理をしやすい4つの項目
問い：話の議題、論点
意見：問いに対する意見
論理：意見や結論に対する根拠、理由の部分
結論：問いに対する答え
上記の要点について話を進めていくと、内容がスッキリしてきます。
例えば「数字進捗を確認する会議」で上記を活用すると
問い：進捗の数字は良いのか？悪いのか？
結論：良い
論理：目標数字をクリアしているため
という風にまとめることが出来ます。
論理である目標数字をクリアしているためから
問い：なぜ目標数字をクリアできたか？
という新たな問いが出てきてそれに対する結論をまとめていくと
最終的にどういう施策がうまくいってて目標クリアできていますというように状況がよくわかるようになります。
基本は問い、意見、論理、結論をどんどん深掘りしていくと状況整理がうまく伝えられると感じました。
これは会議だけでなく個人の振り返りにも使える考え方になるので自己評価をするときに目標は達成できたか？という問いから深掘りをしていくと良いと思います。
個人的に使えるなと思ったテクニック7選
本を読んでいていろんなテクニックが書いてありましたがその中でも個人的に使えると思ったテクニックを紹介します。テクニックと言ってもこれをやると言った簡単なものになります。
1.会議の目的（終了条件）を確認する。
2.会議で決まったこと、やることを最後に確認する。
3.会議の時間配分を決める。
4.ホワイトボードなどに問い、意見、論理、結論を意識してかき分ける。
5.課題解決の5階層を意識する。
6.会議に必要ない人は呼ばない。
7.議事録はきちんと残す。
1.会議の目的（終了条件）を確認する
終了条件は何が決まったら会議が終わるのかということなので会議の目的に繋がります。これを最初に確認することでこの会議は何を話すのかが明確になります。
2.会議で決まったこと、やることを最後に確認する。
会議の途中で決まったことって最後に忘れてしまったりするので最後に改めて確認することで認識を合わせることができます。
この時いつ、誰が、何をするをはっきりさせることが重要です。
3.会議の時間配分を決める。
どの話に何分という時間を決めることで時間内に会議を終わらせようと進めることができます。
4.ホワイトボードなどに問い、意見、論理、結論を意識してかき分ける。
問い、意見、論理、結論を問いごとにまとめてホワイトボードに書き出すことで参加者はホワイトボードを見ながら今の進行状態を把握しながら話を進めることができます。
5.課題解決の5階層を意識する。
1.何が起こっているのか？
2.具体的にどう困るのか？
3.なぜそれが発生するのか？
4.どんな解決策があるのか？
5.どの施策が効果が大きいのか？
課題解決の際は上記5つの階層があり、話す人それぞれの意識している階層がズレていると話がかみ合わなくなるため、同じ階層に認識を合わせて話を進めていくとスムーズに進みます。
6.会議に必要ない人は呼ばない。
とりあえず必要かもと会議に参加してもらったものの全く話すことがなかったり、関係ない話だと時間を無駄に使ってしますので、必要な人のみに絞り込むとお互いの時間を無駄に使いません。
7.議事録はきちんと残す。
会議の目的、決まったこと、話した内容を議事録に残しておくことで後から見返した時にどんな会議したかがすぐわかり、誰でも見れる状態にしておくことでその時参加していない人も状況が分かるようにすると認識のズレが少なくなります。
3000円ほどの出費でコスパが良かったか？
個人的にはコスパ良かったと思います。
なぜなら、自分が会議をメインで仕切る、あまり他の人が仕切る会議に参加したことがない、良い会議の経験がない場合、今回紹介した内容を知れたことは今後ずっと生かせるし知ってると知らないとではレベルが格段に上がると思いました。
実際にチームメンバーから上記を意識して説明したMTGではいつもより理解できたと言われたので少し効果があったかと実感しています。
数日前に読んだばかりなのでまだ全てを実践できてはいないですが今回知った内容を早速試していこうと思います。
こちらのnoteは僕がインプットしたことを整理してアウトプットする場としてはじめました。人にうまく伝えられてアウトプットできたと思うので、もし参考になった良かったと思ったらコメントやスキなどいただけると嬉しいです。
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