ToDoリストの考え方
ひとくちにToDoリスト作れば問題解決！なんて簡単なことだったら世の中あんなに仕事で回っていないです。
自分も改めてToDoリストとは分解して考えてみました。
ToDoリスト(抽象的)からToDoリスト(具体的)へ落とし込みです。
【1】ToDoリストと言っても実際は
1.タスク(やるべき)を洗い出す(忘れないうちにメモ)
2.タスクを仕分ける(期日・相手やタスク特性など)
3.タスクの優先順位を決める。
4.今やるべきタスクを優先してをこなす
5.完了したタスクを消す
6.作業時間の振り返り
上記6つかなと思います。
【2】タスクの定義について
タスクには以下の種類があります。
1.日常的に継続するもの(掃除etc)
2.1回だけで達成するもの(手紙を出すetc)
3.相手が絡むもの(仕事や家族と作業するもの)
4.複合的なタスク
1.日常的に継続するもの(掃除etc)
日常的に繰り返すものは、曜日ややる時間を決める
2.1回だけで達成するもの(手紙を出すetc)
早く終われば余力が生まれるのでその日のタスクがおしていない限り早めにやる。消す。
3.相手が絡むもの(仕事や家族と作業するもの)
最初にその作業開始するにあたり自分か自分以外かで振り分け。
できるだけ自分の作業で止まらないようにする。
私悪くないもん状態にしておくと楽。
相手待ちの状態にしておく。必要であれば催促。
相手待ちの時はタスク名(○○待ち)や相手待ちリスト、フォルダ等を作成する。
4.複合的なタスク
その作業にどのような工程があるのか細分化する。
たとえば自炊する。だと工程がまとまりすぎて億劫になりがち。
・レシピ選ぶ、作る量を決める。
・時間の確保、買い出し、調理、その他(片付け等)
・買いに行く(場所を決める,エコバック持ってく)
・調理する
・食べるor保存容器に入れる
・腐らないうちに食べる。
※時間や体力的に厳しい時は弁当、レトルト、冷凍食品など検討する。
【3】優先順位のつけ方がわからない
優先順位は時間管理の領域です。
重要性(必要性)、緊急性のマトリックスで考えるといいでしょう。
以前オススメ本の中で紹介した7つの習慣の中に時間管理マトリクスがあります。
読む時間が捻出できない、読書苦手な方は以下サイトが参考になります。
【4】よく躓くことの例
あくまで自分で恐縮なのですが
1.時間捻出がうまくいっていない。
タスクを見返す、洗い出す時間を確保したほうがうまくいきました。
例：朝10分はタスク洗い出し、優先順位付け。
2.作業終了時間がバラバラ
作業で気分がノッってくるとつい休憩を忘れる。
他のタスクを後回しになってしまう。
→終了時間や見込み時間を設定する。
振り返り時間を最初から確保しておく。
3.相手がおもったより悠長。
あくまで期日までに間に合うことがゴール。
早く終わりたいという気持ちで急かさない。
相手も忙しいことを労りつつ、期限に間に合うように必要であれば早めに声かけ。
こういう作業の流れを考えているのでこの日までに作業が終わっていると助かる等、声掛けのタイミングやイラつかせないことが大切だなとおもいました。
4.タスク自体を忘れる。
やらなきゃと思ったらすぐタスク一覧に追加する。
必要あれば、カレンダー、タイマーを使う、リマインドする等
5.優先順位がつけられない。
どれも大事。期日がないなどのタスクで躓く。
先ほど紹介した時間管理マトリクス図(重要性/緊急性)を使うか、
5W1Hをタスクに応用して考えると整理しやすいです。
5W1Hとは、5つのWである「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」と、1つのH「How：どのように」をまとめて表現した言葉です。
ビジネスの現場では、5W1Hを押さえたコミュニケーションを図ることで、過不足のない情報伝達を実現できます。
【5】最後に
それぞれやりやすさがあるのであくまでその人その人の最適解が見つかることが大切だなと改めて感じました。
・タスク完了とはどのような状態なのか
・自分が作業しやすい作業単位を把握する
・現在そのタスクの責任を持っているのは誰か
・有限な時間の中で何を優先するのか
上記4つは大切な視点だと思います。
ToDoをこなすにあたり以下の2.タスク系が参考になる部分もあるかもしれません。
処理できずプチパニックになってしまっているとき、できない自分を責めず、自分を大切にする。
自分いじめをしないことが大切です。
一人じゃ難しいという場合、第三者から声をかけてもらう等も検討してもいいかもしれません。
達成後を思い浮かべたり、自分の納得しやすい言葉を用いること、
タスクをこなしやすい環境にすることを意識してやっていくともっと好循環を生み出せるのではと思いました。
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