創業111年の老舗で超優秀なエンジニア採用を可能にした、『まるごと人事』流 リモートワーク仕事術11選
鹿児島の老舗であるKOBIRAには、採用を本格的に開始した初年度にもかかわらず、実に14名の新しいメンバーが加わりました。
しかもそのうちの2名は、採用難易度が非常に高いエンジニア。
フルリモートという形で、県外在住の超優秀なエンジニアを採用することができました。
1年前までしっかりした採用オペレーションも整備されていなかった、従業員数70名の鹿児島の中小企業。
そんなKOBIRAに短期間で、多数の優秀な方が入社してくれた背景には、1年間KOBIRAの採用に寄り添ってくれた採用代行サービス『まるごと人事』さんの力がありました。
採用オペレーションの構築から、各事業部への丁寧なヒアリング、Wantedly、Green等の各種採用媒体の立ち上げ、その後のスカウト送付などの安定運用まで。
高い精度で、まさに"まるごと"行ってくれた『まるごと人事』さん。
社員全員がフルリモートで業務をしているオンラインチームでもあります。KOBIRAとのやりとりも、もちろん全てオンライン!
定例のオンラインミーティングやTeamsでのテキストコミュニケーションのみのやり取りで、こんなに高い成果をあげられるのはなぜなのか?
今回は、その”仕事術”に迫り、リモートワークを推進しているKOBIRAも学ばせてもらいたい!ということで、『まるごと人事』のお2人に、お話を伺いました。
そんなあなたに、必見の内容となっています!
▼KOBIRAについて知りたい方は、まずはこちらから▼
<この記事の登場人物>
実は採用枠の充足に伴い、KOBIRAと『まるごと人事』さんとのお付き合いは、2023年末で一旦終了となってしまうことに。
お互いから「寂しいです…!」という声が飛び交ったインタビューとなりました😉
初めてのリモートワークで感じた難しさ
門田:
太田さん、小柳さん本日はよろしくお願いします!この一年は本当にお世話になりました!今日はお2人とお話しできることを楽しみにしてきました。
早速ですが、お2人はリモートワークの達人でいらっしゃいますが、そもそも、これまでずっとリモートワークメインでいらっしゃったんですか?マルゴト社に入社されたきっかけもお伺いしたいです!
太田さん:
私は、2021年にマルゴトに入社しました。子供が0歳のときで、赤ちゃんを育てながらできる仕事という軸で転職活動をしたのですが、それまで自宅でのリモートワークはやったことがなく初めての経験でした。
何も分からない状態からのスタートでしたが、入社した当時はそこまでリモートワークのノウハウが社内でも整備されていなかったので、当時のマネージャーや周りの人を見ながら、リモートワークでの仕事の仕方を勉強していきました。
小柳さん:
私もリモートワークをするようになったのは、マルゴトが初めてです。前職も人事をやっていたのですが、前職在籍中に結婚した夫が転勤を伴うような仕事だったんです。この先の自分のキャリアを考えたときに、正社員のキャリアを続けたいという想いがありましたが、転勤を伴うとなると、難しいかな…と。
そこで、当時の職場の先輩に相談したところ、今はリモートの会社もあるから探してみたら?とアドバイスをもらい、行きついたという感じです。住むところが変わっても、キャリアを続けながら家で仕事ができるというところに魅力を感じました。
効率化命!リモートワークの基本の所作を身に着ける
門田:
お2人とも初めてのリモートワークだったんですね!特に女性はライフステージに応じて、求められる働き方が変わることが多いので、そういった働き方ができるのは良いですよね。ただ、フルリモートワークということで慣れないうちは難しさみたいなものは感じられなかったですか?
太田さん:
最初のうちは、対面であれば10秒で済む会話が15分かかることもありました。対面だと「これって何だっけ?」という風に手元の資料などを見せながら話ができるのですが、テキストだと情報を的確に相手に渡さないと自分の欲しい回答が上手く得られないということも多いです。なので、「このページのここを見てほしい」ということであればスクショを撮って、見てほしい部分に赤枠をつけて相手に伝えたり、画面録画をしたりといったノウハウが、社内でも共有されています。
門田:
確かに、以前私が小柳さんに採用サイトの操作方法の質問をした際に、画面録画で回答してくださったことがありました!それがとても分かりやすくて、その後私も他メンバーから質問をもらった際の回答時に活用するようになりました。
小柳さん:
分かりやすいですよね。入社してから、リモートワークで仕事を円滑に進めるための小技を周りから吸収しました。画面録画も同僚が使っていたので、それを真似するようになりました。
池田:
リモートワークをする上での基本の所作ってやっぱりありますよね。スクショとか画面録画も、呼吸をするかの如くパパっとできるような所作が身についているのは、結構必須な気がします。その基本動作をまず身につけられると強いんでしょうね。
太田さん:
そうですね。むしろそこができないと成り立たないんですよね。私たちのサービスは決められた時間枠の中で価値を提供しているので、効率化が命みたいなところはあります。なので、そこは会社としても、ツールの活用や入社時のレクチャーなどで標準化しています。
隣の席で教えてもらえない。だから”自分で自分をアップデート”
門田:
なるほど。先ほど、太田さんが入社されたときはまだオンボーディング等が整備されていなかったというお話でしたが、現在はどうですか?リモートワーク初めてという方に、どうやって仕事のやり方や心構え等を伝えられているのでしょうか?
太田さん:
今は、オンボーディングのフローがあるのでそれに則ってやっています。マネジメントラインも、リモートで効果的に仕事をしてもらうために伝えたほうがよいことも分かってきました。「スムーズなオンラインコミュニケーションのコツ」というような動画を見てもらったり、実際にお客様とコミュニケーションをとってもらいながら、その都度必要な情報をお伝えしたりしています。
小柳さん:
私は、太田さんより半年後の入社だったのですが、入社直後に「やることリスト」のスプレッドシートをもらいました。パソコンの設定をしたり、スクリーンショットができるアプリを入れたり、そういった簡単なことではあるのですが、リモートワークに馴染んでいくためのタスクに取り組みながら、少しずつ慣れていきました。
現場に入ってからは「ナレッジサイト」という、まるごと人事で仕事をやっていくうえでの辞書のようなサイトがあるので、それを活用しています。例えば、「スカウトはこうやったほうが効率的」とか「候補者対応の極意」とか。そういったことが一つにまとめられているので、仕事をする上で迷ったらそこを見に行くという癖付けは、初期のころからできるようになりました。
太田さん:
ナレッジサイトの他にも、社内のSlackの中にノウハウを共有するためのチャンネルがあるんです。「テキストコミュニケーションの極意」とか、「こんなテクあります」みたいなものが日々投稿されているので、どう探せばほしい情報が出てくるかという部分を新しく入社された方にはお伝えするようにしています。やっぱり隣の席で教えてあげることができないので、「自分で自分をアップデートしよう」というカルチャーが根強いと思います。
仕事術:オンラインコミュニケーション編
門田:
お2人は、社内でもお客さんとでもオンラインでのテキストコミュニケーションがほとんどですよね。どういうところを大事にされていますか?工夫されていることなどありますか?
①テンションをいつもの1.5倍に
太田さん:
テキストだと対面で話すよりも少しピリッと伝わってしまうと思うんですよね。なので、テキストではテンションをいつもの1.5倍くらいにするようにしています。入社した当初は、社内のチャットですごく元気にやり取りしてるなと思っていたんです(笑)。大体ビックリマークがついていたりとか。今は私も当たり前にやっているのですが、語尾を丸くするとか、ビックリマークをつけるということを大事にする文化がしっかり根付いています。
池田:
それ本当に大事ですよね。Z世代は、文章の最後に丸を付けるだけで圧を感じちゃうみたいな話もあるように、テキストコミュニケーションって冷たく伝わってしまう傾向がありますからね。
②テキストと対面のバランス感を大事にする
太田さん:
あとは私は、マネジメントのバランス感をすごく大事にしています。テキストでは結構厳しいことを言うこともありますし、必要なことは必要なタイミングで言うというスタンスなのですが、週に一回のメンバーとの1on1では、素の自分をちゃんと出すようにしているんです。縦の関係性を抜きに、フラットに話せる場所も作って、テキストと対面で話すときの「太田という人間のバランス感」をうまくとっていくようにしています。
門田:
太田さんの下で、いつも一緒にお仕事されている小柳さんから見て、そのあたりいかがですか?
小柳さん:
その通りだなと思います。私が至らないことはしっかり注意してくれるし、自分が成長できる機会を与えてくれる方だなと思っているのですが、実務メンバーとしては自分ができないことに対して、どうしても落ち込んでしまうこともあるんです。
ただ、週に一回ある太田さんとの1on1では、仕事の話だけでなく、プライベートのことも話したりして楽しい時間を過ごせています。
③金曜日の18時には指摘しない
太田さん:
あと何か指摘することがあるとき、伝えるタイミングも大事にしています。フルリモートだと自宅で一人で仕事をしているので、例えば金曜日の18時のタイミングで何か指摘をしたら、メンバーは月曜日まで一人でそれを抱えることになるわけです。
まずは、本当にそのタイミングで伝えなければならない内容かを見極めます。そして、テキストで注意するのであれば金曜日の18時ではなく週明けにしよう、対面で伝えたほうが良いだろうと、伝えるタイミングや伝え方を慎重に判断するようにしています。
池田:
想像力大事ですね!
④意識的に雑談をする
太田さん:
他にも、フルリモートだと社員間のコミュニケーションが少なくなってしまうので、Slackのチャンネル上で朝の「おはようございます」と夕方の「お疲れ様でした」コメントを毎日するようにしています。そこで、小柳さんが書いているコメントに絡みにいくとか。ちょっとふざけたことを話したりとか。そこもやっぱりバランスですよね。
池田:
KOBIRAにもTeamsに雑談チャンネルがあるんですが、まだ盛り上がれてないんですよね….。業務上、オンラインツールを使うことが必須ではないメンバーもいるので、盛り上がりにくい構造であると自覚しつつ、もう少し盛り上げていきたいですね。
太田さん:
雑談チャンネルの中でも、カテゴリごとにくくってみるのはどうでしょう?子育てチャンネル、筋トレチャンネル、ゲームチャンネルみたいに。くくられると発信もしやすいかもしれないですよね。
池田:
確かにそうですね!部活というチャンネルもあるんですが、逆にハードルが高くなっている気もするので、もう少し考えていきたいですね。
仕事術:タスク管理編
門田:
フルリモートで業務を進める上では、チーム内のタスク管理は、どうされているんですか?
⑤まずは、自分にマッチする方法を探す
太田さん:
タスク管理って本当にいろいろなやり方がありますよね。スプレッドシードや可視化ツールなど様々なものを試してきました。
なので、特に決まった形はなくて、リーダーから選択肢をメンバーに提示して、その人との相性が良い方法を選んでもらうようにしています。持っている案件によってもマッチするタスク管理の方法は違います。固定しすぎず、自分の中でどの方法がマッチするかを探しながらやっているという感じですね。
タスク管理は小柳さんの得意分野でもあるので、細かいテクニックはぜひ小柳さんからご紹介お願いします!
門田:
じゃあ、小柳さんお話聞きたいです!(^^)/
⑥タスク表で管理。朝、1日のスケジュールを決める
小柳さん:
そう言われるとちょっと困っちゃうんですけど。笑
私は、色々ツールを試したのですが、今はスプレッドシートで自作したタスク表に落ち着いています。対応タスクや対応リミット等をまとめたもので、朝一でそのタスク表を見ながらまず1日のスケジュールを決めます。その後「何時から何時まではこの作業をする」という風に今日の動きの予定を太田さんに報告します。
タスク表には、進捗状況のステータスが確認ができるプルダウンを作っているんです。「小柳対応中」、「太田さんチェック中」、「KOBIRA様ご対応中」という風に。太田さんにもタスク表は共有しているので、進捗状況が相互に確認できるようになっています。
あと、私の場合はお客様に提出するものは太田さんにチェックしてもらってから出すようにしているので、タスク表の中に「太田さんバック希望日」という項目も作って、いつまでに確認してもらいたいかという詳細までスケジュールを決めるようにしています。
池田:
太田さんから見て、そういう進め方はマネジメント側としてはどうですか?
⑦重要なのは可視化。期限設定は時間まで!
太田さん:
やはり、隣の席で仕事をしているわけではないので、本人が実際に何をしているのか、タスクの進捗状況も把握しづらいんですよね。なので、可視化しておくことが重要だと思っています。
こちら側から聞かなくても、タスク一覧や進捗、チェック依頼日が、タスク表を一目見るだけで分かるので、自分も予定が組みやすいです。
あと、小柳さんからチェック依頼が来るときに必ず、私の期限設定をしてくれます。例えば「12月22日の18時までにKOBIRAさんに出したいので、15時までにチェックをお願いします」みたいな感じで。そういうところも含めて分かりやすくて、コミュニケーションがとりやすいです。
池田:
細かいですけど、その期限設定ってすごく大事ですよね。「22日までにお願いします」だけだと、すごく曖昧なので。人によっては「日付が22日の間」とみる人もいれば、「22日までってことは21日には出さないといけない」みたいに読み取る人もいますし。時間まで設定するって結構大事ですよね。
仕事術:効率的なコミュニケーション編
門田:
タスク管理の仕方とても参考になります!早速私も取り入れてみようと思いました。タスク管理もそうですが、リモートで効率よく業務をやっていく上で心がけていることや工夫していることってありますか?
⑧「どうしたらいいですか?」という質問はNG
太田さん:
テキストコミュニケーションをする上では、ボールの受け渡しをいかに減らせるかというところを重視しています。
例えば、メンバーから「どうしたらいいですか?」「これでいいですか?」みたいに、決定を求めてくるような投げかけが来ると結構やり取りが多くなってしまいますよね。意思決定するためには「これってどうなの?」と、メンバーに質問で返すことも増えてしまいます。あくまで「自分で決めたものを、私に提案してください」ということは結構メンバーに言っています。
自分が一番お客様のことを知っているし、プロジェクトのことも分かっているわけだから、自信を持って決めて進めよう!という文化が、社内にもあります。例えば、「私はこうしたい。決定した背景はこうです!」という形で小柳さんからもらえると、私もそれに対してOKなのか、NGなのか、もしズレがあれば「この部分がズレているからこうしよう」と言えますよね。そうすることで、やり取りが少なくもなります。「どうしたらいいですか?」という質問はNGということはよく言っています。
池田:
とっても賛成です!!決めるのが難しくても、意思や意見を持つことは誰にでもできると思うんですよね。
小柳さん:
まだまだ私もできていないことが多くて、自分で考える癖をつけていこうと頑張っているところです。
太田さん:
入社当時の2年前は、小柳さんも毎日「どうしたらいいでしょうか?」「これでいいでしょうか?」といったやり取りが多かったんですが、今は「やります!これで進めます!」「これで池田さんに連絡します!」と自分で決めて報告するようになってくれています。
池田:
カッコいいですね(笑)。マネージャーへの投げかけの仕方って、何段階かあると思っています。テーマだけ書いて「これどうしたらいいですか?」と正解を求めるのは多分一番ダメで、背景を踏まえて選択肢とメリット・デメリットを提示するが次のステップ。でも、整理だけして「どうしたらいいですか」と投げられても、それもそれでダメだと思っています。選択肢A、Bのメリット・デメリットがあったうえで、「自分の感覚だとAが良いと思うんですよね」というところまでセットで上げてくれないと、マネージャーの時間もどんどん削られていっちゃいますよね。
メンバーが判断するための情報、材料が足りないということであれば、その前提で情報を求めてくれればいいと思うんですけど、その辺がごっちゃになってしまうケースはよくあるなと思います。
⑨すぐ回答できなくても、リアクションは早めに
門田:
確かにそうですよね。私もより心がけていこうと思います!効率よく業務を遂行するという観点で、小柳さんも他に工夫されていることはありますか?
小柳さん:
先ほどタスク管理で、1日のスケジュールを朝に決めているとお話したのですが、それもあって、「ここまで終わらせたい」と集中しているときに質問が来ると、パッと答えられない時があります。そういう時は「何時までに回答します」と一言入れたり、確認しますという意味のスタンプだけ押しておいたりするんです。そうすると自分のやりたいことをキリよくできるので効率的です。
すぐ回答できないときでも、リアクションは早めにするようにしています。
⑩大事なのは想像力
池田:
お2人と仕事していて思ったのですが、依頼とか相談の仕方がとても上手ですよね。誰かに相談したり、依頼したりするってことは、相手の時間をもらうという話でもありますよね。そこに遠慮が生まれちゃうメンバーもいて、それをさらにオンラインのみでやろうとすると、結構気を使うところではないかなと思います。関係者に何かを依頼したり相談したりっていう時に、心がけていることはあるんですか?
小柳さん:
最初のころは、「これってこうですよね」みたいな聞き方で、相手が全部知っているという前提で話を振ってしまいがちだったんですけど。最近は、経緯や、原因などの情報をしっかり揃えてから、確認や報告をするように心がけています。
池田:
大事ですね。特に上位役職者になるほど、 扱っているプロジェクトの数がとても多いじゃないですか。メンバー目線で言うと、「以前マネージャーとやり取りしていたこの話について」という文脈があるので、マネージャーも当然その文脈を全部踏まえて回答してくれるだろうと思っている。だけど、マネージャーからしたら日々扱っている情報量が多いので、忘れてしまっていることもあるんですよね。例えば、2か月前にやり取りしたファイルのことについて突然聞かれて困ってしまったり…。
特に上位役職者に対しては、話の前提や経緯とかも改めて書いた上で相談するということが、大事かなと思いますね。
太田さん:
そうですよね。扱っているプロジェクトが多くなると、あちこちのチャンネルで会話をしていたりするので、例えば突然「佐藤さんの件なんですけど」って言われても「佐藤さんって何の話だっけ?」となってしまいます。
その点、小柳さんは詳しい情報や、話の流れのリンクやスクショをつけてくれるなど、「佐藤さん」の記憶を手繰り寄せるための情報をセットでくれるので助かってます。それがないと、こちら側もとても時間がかかってしまうので。
やっぱり、相手の後ろ側を想像する「想像力」が大事かなと思います。社内だけじゃなくても、私たちはクライアントワークなので、お客様の立場に立って「相手目線って具体的にどういうアクションをすることだっけ」みたいなノウハウを会社内でも共有するようにしています。
池田:
自分が発信した先で、相手が何をどう考えて、どうすることになるのかをちゃんと考えることは大事ですね。
⑪日本語力を高める
池田:あと日本語力って求められますよね。今後社内でどう高めていけばいいんだろうと思っているんですけど、その辺りどうですか?
太田さん:
日本語力、とても共感です!その人のスキルみたいなところがダイレクトに出てしまいますよね。今までのやり方を捨てることが難しかったり、日本語の癖があったり。そこって仕組化だけではどうにもならない部分で。
入社したばかりの方に関しては、お客様に出す文面を全てリーダーでチェックしているのですが、そこの時間がかかってしまうのは課題感としてありますね。テキストコミュニケーションをベースにしているが故ではあるのですが。
そこで、最近はフォーマットを渡すようにしています。慣れていない状態だと自分の主観が入ってしまったり、見にくい文章になってしまったりするので、フォーマットに当てはめて書いてもらうようにしています。
池田:
そうなんですよね。「一文が3、4行に渡ってしまう」とか「句読点の打ち方」とかを見て、あまりロジカルに整理できていない状態で書いているんだろうなと感じる時もあります。そこの課題感は非常に感じますよね。
自分は、とにかく最初のステップとして「箇条書きにしてね」ということをメンバーには言うようにしています。そういった技をベースにしつつ、最低限の日本語力、ロジカルライティング力をどうしたら高められるかというのは考えたいところですよね。
超優秀なエンジニア獲得の裏側
採用媒体の選定
門田:
まだまだお伺いしたいこといっぱいあるのですが、せっかくなのでこの1年採用に伴走してくださった『まるごと人事』さんの目から見たKOBIRAについてもお伺いできればと!1年で、14名もの方が採用できたのは本当にまるごと人事さんのおかげだなと思っています。その中でも、やっぱりエンジニアが一番ハードル高かったかと思うのですがどうでしたか?
太田さん:
そうですね。エンジニアは有効求人倍率が約11倍で、一人当たり10社以上の選択肢があると言われています。IT事業者でなくとも、エンジニアを自社に抱えるということが当たり前になってきていて、エンジニアの市場価値や相場年収が上がっている中、今回どのように採用戦略を立てるべきかというのはご支援開始当初、色々考えました。
池田:
都市部の企業に比べると、正直KOBIRAは年収面で勝てないですからね。
太田さん:
なので、まず採用媒体を選定するところから始めました。今回は登録している人の層などのデータベースを調べたうえで、転職サイトのGreenが適切ではないかとKOBIRAさんにおススメさせてもらいました。
太田さん:
ただ、今回エンジニア以外の職種ですが、Wantedlyに掲載していた求人で何名か採用できたので、そこに関しては想定外でした。というのも、事前にWantedlyの鹿児島在住者の登録人数を見たときに非常に少なかったんです。だから、採用広報として、「ミッション・ビジョン・バリューを知ってもらう場」として立ち上げましょうとKOBIRAさんにもお伝えしていました。この点については、まるごと人事のご支援というよりも、KOBIRAさんの企業としての魅力があるからこそだろうなと思っています。
これは採用で勝てる!老舗企業が挑戦するワクワク感。
門田:
ありがとうございます。嬉しいです!
KOBIRAの魅力という話を出していただきましたが、この1年、採用ページ等の作成でKOBIRAの魅力をアピールしてきていただいたお2人から見て、どういったところが求職者の方に刺さったと思われますか?
太田さん:
私が感じているのは、やはり110年続いてきた老舗企業が「これからどんな新しいことをしていくんだろう」という推進力とか、ワクワク感とかじゃないかなと思っています。新しく入られた黒瀬さんのインタビュー記事でもそういったところを話されていましたよね。
太田さん:
小平社長や池田さんのnote記事を読んでも、「何かすごく面白いことが始まる会社なんだ」と引き込まれる感じがありました。事業部の選考官の皆さんも自社の魅力を語ることがとても上手で、これは求職者さんとの接点作りを上手く進められれば採用で勝てるなと。そういった点は採用で、とても魅力的だと思いました。
小柳さん:
あと私は、働き方も魅力的だなと思っています。年収で他の企業様と比べて負けてしまうところを超えて、エンジニアの応募を獲得できた背景はそれも大きいのかなと。
フルリモートOKで、フレックス制度があるというのはとても魅力的です。
あと福利厚生として取り入れているリモートHQ(*)もすごく良いですよね!
*自己負担ゼロで備品をレンタルし、リモートワーク環境を整えられる環境整備プラットフォーム
太田さん:
本当に最先端を行ってますよね。やっぱり老舗企業を変えていくのって本来とても時間がかかると思うんです。だけど経営層のお2人が短期間で新しいことをどんどん取り入れて、ガラッと変えたというのが分かる。その本気度がとても魅力的に映りました。
”年収面で少し分が悪くても、戦える”と心から思ったんです。
実際に、上流開発のエンジニアとして入られた方も「自分の想定していた年収ではなかった」とおっしゃっていましたよね。エンジニアってただでさえ選択肢がたくさんある中で、それでもやっぱりKOBIRAを選んでもらえたというのが本当にすごいですよね。そういったストーリーを見せていただいたなと。私たちも「ありがたいな」という気持ちで採用に関わらせていただいてました。
▼KOBIRAが創業110年を迎えた2022年にやったこと▼
門田:
ありがとうございます。まだまだ話したりないのですが、そろそろお時間になってしまいました…!今日から使えるノウハウ盛沢山で勉強になりました!もう定例でお話しする機会がなくなってしまうと思うと、とても寂しいです( ;∀;)
池田:
盛り上がりましたね!まだまだ喋れそうです。笑
採用再開のときは、ご一緒したいなと改めて強く思いましたし、今後も『まるごと』さんと色々絡めたら嬉しいなと思ってます(^^)また、たまにお喋りしましょう!
太田さん:
私もKOBIRAさんロスに絶対なってしまいます!お2人のSNSの投稿や、noteの更新を追いかけることになると思います。笑
小柳さん:
寂しいです。私も福岡在住で九州が大好きなので、最初鹿児島の企業さんと聞いたときには、すごく親近感がわきました。一生懸命頑張ろうという気持ちになったし、採用の立ち上げの部分から関わらせていただくのは初めての経験だったので、すごく成長させていただいたなと感じています。また採用再開されるときはお会いできたら嬉しいです!
池田:
ぜひぜひ!新本社にも遊びに来てください!!
門田:
そうですね!今度はぜひリアルで、お会いしましょう(^^)/
本当にありがとうございました!!!