なぜ勉強会をオンラインで開催したのか
みなさんは自分と同じ目的を持った仲間に出会ったり交流したいと思ったことはありませんか？
実はテレビ会議アプリで勉強会を開催することで場所を制限することなく手軽に交流ができます。
今回は12月半ばにオンラインで会社内のnote勉強会を開催した経験から、オンラインで勉強会を開催する流れや開催するときのアドバイスを記事にしました。
この記事を読むことで勉強会などの交流をする機会を開催する意義が見つけられ、社内のコミュニケーションを活性化させるヒントを掴むことができます。
ちなみにnote勉強会では下の記事をグレードアップさせた内容を共有しました。記事を書くコツが知りたい方はこちらもチェックしてみてくださいね！
勉強会を開催した理由
勉強会を開催した理由は2つありました。
切磋琢磨できる環境を構築したかった
テレワークが普及している中、オンラインで交流できるような環境を構築できないかなと考えました。 様々な経験を持った仲間と意見交換することで自分にない視点を補ったり、逆に自分の経験が相手から見ればものすごい価値を提供できたりします。
この切磋琢磨しながら交流できる環境を構築することで受動的な方が刺激を受けて能動的に活動するようになると考えました。
また、マサチューセッツ工科大学の調査でも交流を積極的に取り入れている人は仕事の生産性を向上できるという結果が出ています。
ＩＢＭで働く2600人の社員を対象にマサチューセッツ工科大学が行った調査では、社内でのつながりと業績の間に明らかな相関関係があることが判明しました。つまり、社内のコミュニケーションの高い社員ほど、高い業績を上げていたのです。その後、ＩＢＭは一時は社員の40％が導入していたテレワーク（在宅勤務）を取りやめることにしました。テレワークは社内スペースを節約でき、通勤時間も短縮できて生産的と考えられていましたが、ＩＢＭが出した結論は、社員は他の人々に囲まれていた方が、仕事も早く、より創造的で、より協調的に働くというものでした。
調査ではオフラインで生産性が向上しているという結果になっていたのですが、勉強会などの交流できる機会をオンラインで増やして同じくらいの生産性を出せるのでは？と思ってオンライン勉強会を開催してみることにしました。
魅力を再発見できる場を作りたかった
参加者が交流をきっかけにして自分の強みを見つけ、自信がつく環境が作れたらなと思いました。また、何か1つでも自信があったり、経験があると人は能動的に生き生きと活動する人が多かったのでそういった人を増やそうと思いました。
自信をつけるためにはいろんな方と交流してフィードバックを受け、自分と他者の違いや自分の強みを把握するのが手っ取り早いです。
把握した特性を分析して自分の得意なことに注力することで成果が出るようになり自信がつきます。
その第一歩として勉強会を開催することで、参加者が他の方からフィードバックを受けて自己分析できる機会を作りたいと思いました。
勉強会を開催する3つのメリット
一般的に勉強会を開催するメリットは以下の3つになります。
知識が共有できる
講師は専門知識やスキルについて勉強会を開催することで従業員やチームメンバーに共有できます。これにより、組織内でノウハウが蓄積されてメンバー全体が最適な解決方法や最新の情報に辿り着きやすくなります。そうすることで生産性向上やプロジェクトの効率向上につながります。
コミュニケーションを強化できる
それまで交流がなかった方同士とコミュニケーションをとる機会になります。また、講師がトピックについて話すことで、参加者たちは共通の知識や興味を共有して意見交換できます。このことで同じ目標を持った仲間ができて全体の連携が向上します。このようなイベントを通じて、チームメンバー同士の信頼感や協力関係が構築できます。
参加者のスキルとモチベーションを向上できる
参加者のスキル向上に直結します。講師が専門的な知識やスキルを提供することで参加者は新しいアイデアや方法を学び、自らのスキルを向上できます。スキルが向上すればモチベーション向上にも繋がり、自分の仕事に自信を持つことができるようになります。そして仕事に取り組む姿勢が積極的になるという好循環が形成されます。
オンライン勉強会の流れ
オンライン勉強会は以下のような流れで開催するとスムーズに進み、勉強会後のコンテンツも有効活用できます。
プレゼン資料を作成する
勉強会で説明するための資料を作成します。
トピックは3つまで
プレゼン資料を作成するとき、トピックを3つまでに絞ることで話す内容が分散せず、参加者もトピックに集中しやすくなります。3つ以上にしてしまうと考えながら話すことになってしまうので締まりのないトークになってしまいます。
資料は実践した事例ベースで書く
勉強会で共有する情報は講師が実践した事例ベースにすると盛り上がります。理論や方法は参加者自身で勉強できることが多いですが、講師が実際に体験したことは講師にしか持っていない情報なので事前に勉強できません。なので、実際に起こったことやそのときに考えたこと、どのような感情だったのかを共有することで参加者は事例を疑似体験でき、今後似たような事例に遭遇したときに対処できます。
文章を短く区切る
短い文章で区切った表現は参加者にとって理解しやすいです。そのような資料を作成することで勉強会が終わってからも十分伝わる資料になります。長い文章のプレゼン資料を作ってしまうと伝えたいことが何かわからなくなるので、そのときは短く区切ることができないか再度見直してみましょう。
デザインはテンプレートを使う
デザインはテンプレートを使うことで短時間かつ簡単にいい感じの資料ができます。おすすめはCanvaのプレゼンテーションで使用できるテンプレートです。Office系のテンプレートとは違ってオシャレでデザインが豊富なので自分が表現したいものが見つかりやすいです。
自分でデザインからやりたいという欲求があるかもしれませんが、目的は情報を参加者に提供することであってデザインをすることではないのでテンプレートを使用するようにしましょう。
開催を周知する
勉強会を開催することを周知して参加者を集めるのも重要です。 周知は勉強会の1ヵ月前、1週間前の合計2回行います。
1ヶ月前の周知で参加・不参加を確認する
1ヶ月前の周知は参加するかどうかの確認を目的で行いました。メールやチャットアプリなどで参加者に勉強会の内容や開催日をメッセージで送ります。
参加不参加はGoogle Formsを使うと参加者からの返信がGoogleスプレットシートにまとめられるので管理がしやすいです。また、事前に勉強会で取り上げて欲しいトピックや質問の募集をしていると、勉強会を実施するときに参加者に合わせた内容を提供できます。
1週間前の周知で参加者に通知する
1週間前の周知は参加者に対して予定を確認するために送信しました。こうすることで参加者もスケジュールの確認になりますし、もし予定が変更になる場合には不参加の連絡が来るようになります。
また、参加者が口コミによって仲間を連れてきてくれる場合もあるので2回目の周知も必要です。
オンラインで勉強会を開催する
勉強会当日は画面に作成したプレゼン資料を共有しながら勉強会を進めていきます。勉強会を開催するときは録画をしておくと後で共有できるのでおすすめです。
作成したプレゼン資料をPDF化しておき、ブラウザで資料を表示するようにします。こうすることで、タブを切り替えるだけで勉強会で参考にしたサイトなどを表示できてスムーズに情報共有ができます。
また、勉強会で30分ほどディスカッションの時間を設けると参加者とコミュニケーションが取れて勉強会のフィードバックを得ることができます。
参加者も自分以外の視点や経験談を共有できるのでキャリアの参考になります。
アンケートをとる
勉強会が終了した後にアンケートを参加者に送信します。参加者からのフィードバックを収集することでよかった点や悪かった点が分析できるため次回の勉強会を改善できます。
アンケートは簡単に答えられる形式の方が返答率が高いので、項目は10個以内にして項目の回答を5段階評価で答えらるようします。最後の項目は自由記載にすることで回答者の要望を汲み取れるようにしておきます。
コミュニティーを形成する
勉強会に参加した方同士が勉強会後もコミュニケーションをとることができるようにグループを作ります。勉強会で知識を得た参加者は仕事やプライベートで活かしたときなどにそのグループ内で成果を共有できます。共有できる環境を整えることで仲間から刺激を受けたり励まし合ったりしてスキルや技術を磨けます。
最初の段階では参加者がコミュニティーをどのように活用すればいいかわからない状態なので、講師や運営側が最新情報やテーマを投稿したり参加者へ感想を求めるなどをすることでコミュニティーの活用方法が認識されてコミュニティーが徐々に盛り上がっていきます。
講師として勉強会開催して
講師の体験はひとりでは得られないものがあった
講師として勉強会を開催して参加者から直接フィードバックをもらえたのはとても勉強になりました。
ひとりのアウトプットは自己満足の塊
交流の場を設ける前は1人でアウトプットしてる状態だったので自己満足の塊みたいなものが出来上がりがちでした。交流の場を設けたことでさまざまなバックグラウンドを持った方からアドバイスや改善点をもらえたのでどのようにアウトプットすればいいかわかってきました。
狭く深いテーマにする
また、対話することで勉強会は浅く広くではなく狭く深いテーマが好まれることがわかりました。自分では同じくらい重要なテーマだと思って発表していたのですが、参加者からだとその中の2・3個を事例を合わせてもっと深く知りたかったという声がありました。
オンライン勉強会を動画で共有
オンラインの勉強会を動画にして参加していない方にも勉強会の内容を共有できるようにしました。
勉強会の2日後に共有
録画したオンライン勉強会の動画は3時間ほどあったので、伝えたかった部分と交流時間以外をカットして30分ほどの動画にしました。また、無音だったり「えー」や「あー」といった繋ぎ言葉をカットすることで動画にテンポを持たせるようにしました。
動画の編集は無料版「DaVinci Resolve」で行いました。少しクセがある操作をしなくてはいけなかったですが、１、２日で慣れるので問題なかったです。カットやテロップだけでいい場合は有料のアプリを使うのではなく、無料版でまずは試してみるというのもいいですね。
動画は文章以上のものを伝える
動画に残しておくと活動実績となって参加者以外の方にも見てもらえます。
口下手な方やうまく伝えられない方でも交流の場では自然体になっていることが多いので、人となりや雰囲気、魅力が伝えられます。これは文章や画像だけではあまり伝えられないのでとても大きなメリットだと思います。
また、動画があると見た人が交流の場を疑似体験し、次は参加しようと思ってもらえます。動画が視聴者の行動を後押しする役目を果たして次の一歩を促してくれます。
講師をすると急成長できる
講師としてみんなの前で話すというのはなかなかハードルが高いと思います。恥ずかしかったり、自分の今の知識で大丈夫なのか？と思うことはあると思います。
ですが、参加者と同じ方向でテーマに向き合いながら講師をすることで新しい発見や自分がアウトプットする時のヒントを得られたり、参加者が知らなかった知識や経験を共有できます。
オンラインでの勉強会だと画面に話しかけるので対面よりもハードルが低くなってやりやすいかったので、みなさんもぜひ勉強会で講師をやってみてはいかがでしょうか？
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