【僕のスマホ活用アイデア#10】ビジネスマン必見！議事録作成の時短テクニック

連載「僕のスマホ活用アイデア」では、具体的な活用方法が知りたいという方向けに、僕の原体験に基づいた活用事例を紹介しています。

僕の「スマホ活用術」の考え方についてはこちらを参照。

現代のビジネスシーンでの議事録作成は、後の業務進行において重要な役割を果たしますが、議事録作成って地味に面倒ですよね。

今は残業規制により、少しでも効率化する必要があり、その中で「議事録の作成をAIに任せたい」と思う人も増えているようです。
今回は、スマホで議事録作成業務を効率化するコツを紹介したいと思います。

いずれはAIに任せても精度が高いものが仕上がると思いますが、日本人特有の「曖昧表現」や、表情、ボディランゲージなどを汲み取った議事録をAIだけで仕上げるのは、まだまだ先になるでしょう。

議事録作成をスマホで効率化させたいという方は、ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。

配布資料の電子化

まず紹介するスマホアプリは、「Adobeスキャン」アプリ。このアプリは、スマホのカメラで撮影するだけで、自動で台形処理（資料が台形に写った画像を長方形に修正する処理）してくれて、さらに明るさも調整してくれます。
さらにOCR（画像から文字を読み取る）にも対応していて、後から検索することもできます。

このアプリを使用して、会議時に配られる紙の資料を簡単に電子化できます。
これにより、スマホからいつでも資料を閲覧可能となり、会議後のスキマ時間を活用して、会議内容を振り返ることができます。

また電子化された資料は、共有も簡単で、議事録に添付することで、参加者全員が最新の情報にアクセスできるようになり、
資料の内容を改めて議事録に書き起こす必要はなくなります。

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音声認識による文字起こし

次に紹介するアプリは、「LINE Clova Note」アプリ。このアプリは、LINEの音声認識技術とAI技術を用いて、会議の音声から高い精度で文字起こしを行ってくれます。

このアプリの特徴は、話者の声質やトーンを識別し、「話者A」「話者B」といった形で議事録に反映することができるのも、非常に便利で、これにより、誰が何を言ったかを正確に記録し、後で内容を思い出す手間を省くことができます。

このサービスは、現在ベータ版につき、スマホアプリでの録音利用で無制限、PCからファイルのアップロード利用で1ヶ月180分という制限がありますが、
会議の議事録にする程度なら、気にする必要はえりません。

あとは文字起こしされた文章を所定のフォーマットに整形して、議事録の本文に貼り付ければ議事録は完成。
だいぶ効率化できますね！

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議事録は作成後の整理が重要

スマホを活用すれば議事録を効率的に作成できますが、後から見返さなければ意味がありません。ただ作成するだけなら時間の無駄です。

そのため議事録の整理においては、検索性を高めることが重要です。「日付」「場所」「参加者名」「プロジェクト名」を明記することで、後から見返しやすくなります。

また「日付」「場所」「参加者名」「プロジェクト名」以外の情報は、
「Adobe Scan」でスキャンした配布資料や、「LINE Clova Note」で作成した議事録本文に委ねることで、
議事録作成の手間も大幅に削減できそうですね。

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議事録作成において、「後から見返せること」「手間をかけずにサクッと作成できること」が欠かせない要素ですが、
スマホを活用することで、手間をかけずにサクッと議事録を作成することは可能になりました。

ぜひ会議の際には、スマホを活用して効率よく議事録作成し、会議後サクッと議事録を作成して、時間を有効に使いたいですね！

少しでも参考になれば幸いです。