【僕のスマホ活用アイデア#7】電帳法にも対応した、スマホでできる帳簿管理フロー

連載「僕のスマホ活用アイデア」では、具体的な活用方法が知りたいという方向けに、僕の原体験に基づいた活用事例を紹介しています。

僕の「スマホ活用術」の考え方についてはこちらを参照。

今回は、個人事業主や中小企業の経営者、副業をやられている会社員に向けた活用法になりますが、スマホで日々の仕訳作業をこなす方法を紹介します。

経費や売上の仕訳作業って面倒で後回しになってしまって、結局確定申告期間に慌てることも少なくないと思いますが、
2024年から電子帳簿保存法が改定され、一部の領収書で、クラウドによる保存が義務化されます。さらに手間が増えそうですよね。

そこでスマホを活用することで、スキマ時間に少しずつこなせば、その手間も少しは楽になって次回の確定申告から慌てることがなくなると思うので、
僕が実践している方法を紹介しますね。

スマホでできる帳簿管理フロー①領収書の電子化

まず、スマホで帳簿管理する上においても、電子帳簿保存法に対応させるためにも、紙の領収書を含めて、領収書や請求書をクラウドで管理する必要があります。

2024年から義務化された内容は、電子ファイルで受け取った領収書をクラウドで保存することのみですが、保存場所を複数持つのは管理コストが上がるため、紙の領収書も電子化しておくことをお勧めします。

紙の領収書を電子化するには、SnapScanなどのスキャナーを使います。ScanSnapの優れた特徴のひとつに、スキャンしたデータを自動でGoogleドライブやDropboxなどのクラウドに保存してくれること。
パソコンを立ち上げて確認する必要がないというわけです。

紙の領収書を電子化し、電子ファイルで受け取った領収書や作成した請求書を、クラウド内に集約させることで、日々の仕訳業務をスマホでできる土台ができます。

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スマホでできる帳簿管理フロー②会計ソフトでの仕訳

次に、クラウドに保存された領収書ファイルを確認しながら、マネーフォワードやfreeeといった会計ソフトを使用して仕訳を行います。
領収書を確認しながら行うことで、
「この領収書をなくした」と後から慌てることを防ぐことができます。

会計ソフトのスマホアプリは、簡易的な機能しか持たないものも多いですが、仕訳登録ぐらいであればスマホアプリで十分です。
1日10分コツコツやれば、確定申告前に1週間費やすということもなくなって、精神的にも安心できますね！

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スマホでできる帳簿管理フロー③ファイル管理と電帳法への対応

最後に、クラウドに保存した領収書ファイルの名前を変更し、決められたフォルダに格納することで、ひと通りの帳簿管理フローは終了です。

電子帳簿保存法では、検索要件というのがあり、日付などで検索し、すぐにデータを取り出せる状況にしなければなりません。
なので、クラウドに保存した領収書のデータも、例えば「Receipt_20240202_〇〇」のようにファイル名を変更する必要があります。

最初は面倒かもしれませんが、データが溜まってくると、この作業の効果を実感できるでしょう。これで電子帳簿保存法への対応もOKです。

さらにきっちり帳簿付けしたい方は、クラウドに保存した領収書ファイルを一旦パソコンにダウンロードし、会計ソフトに再アップロードして仕訳データと紐づけることも可能です。

とはいっても、この作業自体、面倒ですよね。
そういう場合でも、クラウドに領収書や請求書を一元管理されていれば、この作業を外注することもでき、正確な財務状況の把握にも役立ちます。

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スマホとクラウド技術を活用することで、日々の仕訳作業や電子帳簿保存法の対応を効率化させることができます。

このフローはあくまで一例なので、皆さんにあったやり方を見つけてみてくださいね！

少しでも参考になれば幸いです。