【要約】PDCAノート ~PDCAを『知ってる』から『使える』にする~
仕事で目標設定をする機会があります。
どんな目標にすれば自分の成長につながるか考えてせっかく立てた目標ですが、どうにも活かしきれていないなと感じていました。
そこで立てた目標に対して自分の努力を最大化し、業務効率向上に努めるためPDCAの本を読んでみました。
取り入れてみてよかったと感じる部分も多々あったので、こちらに備忘録がてらまとめてみます。
【そもそもPDCAとは】
PDCAとは、以下のようなビジネスフレームワークのことです。
Plan（計画）
Do（実行）
Check（評価、振り返り）
Action（改善）
この4つを繰り返すことで、業務や行動といった様々なことを改善していきます。
多くの方がご存知かと思います。
ですが知っているだけで実践できていない人も多いのではないでしょうか。
私もその一人でした。
PDCAのようなビジネスフレームワークは他にもたくさんありますが、『知っている』と『使える』は天と地ほどの差があると思います。
私が読んだ書籍には、PDCAの回し方からそれを習慣化する方法までが書かれていました。
それでは具体的にどのようにPDCAを回すのか見ていきましょう。
【ノートを作る】
本書ではPDCAを回すにあたって、ノートの使用を推奨しています。
ノートの使い方はしたの画像のような形です。
A4のノートを横に使います。
上部に目標やその日に向かうゴールを記述します。
そしてその下をPDCAの4つの欄に分けます。
それぞれの欄に記入してPDCAサイクルを回すのですが、各欄に記入する内容を具体的に紹介していきます。
Plan（計画）
一番左の欄にはその日の計画を書きます。
朝か前日の夜に記述するのがいいでしょう。
私は基本的に朝会社に行き、デスクに座ると同時にノートを広げこの欄を書いています。
自分のやることの確認や整理ができるので、ここを書くだけでも意味があると感じます。
予定は時間軸と共に書き、何時に何をするのかが分かるようにしておきましょう。
数値を用いて記述すると、Checkの欄を記述しやすくなるかと思いますのでおすすめです。
Do（実行）
Doの欄には事実を書きます。
「事実」というのは感じたことは排除することが大切です。
自分が書いても自分のことを見ていた誰かが書いても同じ内容になるようにするという意識を持って書くと、わかりやすいかもしれません。
また、この欄は一日の終わりにまとめて書くのではなく、その都度記述しましょう。
まとめて書こうとするとどうしても忘れてしまいます。
無理のない範囲で頻繁に書くことが次のCheckやActionの欄を書きやすくするコツだと思います。
Check（評価、振り返り）
PlanとDoの欄を比較して、考えたことや気づきを書きます。
これまでの2つの欄と比べると難易度が上がりますが、最初から完璧に書く必要はありません。
また、すべてのDoに対してCheckを書く必要もありません。
気づきがあれば書けばいいのです。
ハードルを下げることが継続するには大切です。
PlanとDoを比較すると、当然差があるでしょう。
逆に差がなければPDCAを回す意味が半減します。
差というは思い描く姿と現実の乖離なので、取り組まなくてはならない項目を探す宝庫です。
なぜ差ができてしまったのか、急用が入ったのか、思ったよりも時間がかかってしまったのか。
理由は様々だと思います。
それを「なぜ」を使って深堀りすることで本質的な改善点にたどり着けるはずです。
Action（改善）
ここで行うことはCheckを具体的な行動に落とし込むことです。
大事なのは『具体的な行動』というところ。
よくありがちな振り返りとして「〇〇を徹底する」や「〇〇を意識する」などがあると思います。
これは『心』の動きです。
Actionに書くべきなのは『心』ではなく『体』の動きです。
「徹底する」と書きたいならば、どうすれば徹底できるのかを考えましょう。
考えついたことに対して「そのために何をする？」とひたすら問い続けます。
こうすることで『体』の動きに落とし込めるはずです。
行動に落とし込めたかどうかの判断基準としては、「自分でなくても同じ動きになるか」と考えるといいと思います。
書いた内容が具体的になっていれば、誰がやっても同じような振る舞いになるはずです。
【PDCAを継続するために】
思考停止で作業に入る
何かを改善していい方向に物事を進めるためにPDCAを回すと思います。
そのためには継続することが何より重要です。
習慣化するには『どれだけ思考停止してその作業に入れるか』が大切だと考えています。
そのためには他の行動とセットにすると楽になります。
Planの部分でも触れましたが、私は仕事に行って自席に座ってすぐにノートを開きます。
「あ〜、ノート書こうかな」と考えている場合、それは習慣化されていない証拠です。
思考停止してその作業に入っているかが大きな判断基準になります。
これはPDCAに限った話ではなく、普段の生活にも幅広く活かせることだと考えています。
「家に帰って本を読もうと思っていたのに、ついついYouTubeを見ていたら時間が経ってしまった」なんてことありませんか？
私はかなりの頻度でこのようなことがあり、「今日も無駄な夜を過ごしてしまった」と自己嫌悪に陥ることもありました。
例えば、歯を磨いたらそのまますぐ本を読むとすれば自然とそのような習慣が無意識レベルに刷り込まれていきます。
朝に顔を洗って歯を磨いてのようなルーティーン作業と同様ですね。
自分がやりたいと思っていることをルーティンとして体に染み込ませることができれば、つらい思いをせずにすんなり作業に入ることができます。
成長を感じる
続けるのに大切な要素としてもう一つ挙げさせていただきます。
それが成長を実感することです。
以前の自分と比較して「前の自分はこんなことで悩んでいたけど、今はできている」と思えれば、やっていることが意味を成していることがわかります。
それを感じるためには一定期間このPDCAノートを継続する必要があります。
最初はめんどくさいと感じることもあるでしょう。
まずは1週間だけやってみてください。
完璧に書かなくてもいいのです。
毎日書くことが何より重要なのです。
そうすると以前の自分と今の自分の比較をすることができるようになり、継続するにあたって良いループに入ることができます。
【まとめ】
PDCAを回す方法について、書籍を参考に私なりに噛み砕いて書いてみました。
今回は基本的なPDCAにフォーカスを当てましたが、書籍の中ではより実践的な方法も書かれています。
興味のある方はご覧になってみてください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。