「エクセルによるタスク管理」

・ 去年の8月から実施しているタスク管理の方法をまとめておく。

これまでの管理方法

その前に、今までの管理方法を少しばかり整理したい。

これまで、数年間はほぼ日手帳や見開きで
１週間分が見渡せる手帳などをメインに使用してきたが、
どうしてもいくつか使いにくい点があった。

一つは、手帳を必ず持ち歩く必要があるということだ。
タスクを手帳に書いていると、
どこに行くにしても手帳を必ず持ち歩く必要がある。

歩いている時にもタスクを思いついたら
さっと記録しておきたいので、
手帳だとどうしても書きにくいし、
手帳のサイズによっては持ち歩くときに
カバンに入れる必要も出てくるので、
近所に手かける時でも手間になる。

出歩くときは極力手ぶらで出かけたいので、これは非常に苦痛だ。

近所に出かけるときは、メモ帳を携帯したり、
スマホにメモすればいいと思うかもしれないが、
家に帰ってきた時に手帳に写すのは手間だし、
大概メモをした時点で安心して忘れてしまうので、
タスク管理がうまく機能しなくなることが多かった。

一方、完全にデジタル化しようとして、いくつかのスケジュール、
タスク管理アプリも試してみたが、
一覧性が週のみに限られていたことと、
一部は利用するためにサブスクが必要だったり
いいものが見つからなかった。

また、 1日中iPhoneを使っている人間だが、
なるべく標準アプリで済ませたい派なので、
どうしてもタスク管理を特定のアプリに
依存することも避けたかった。

アプリの開発が突然終了してしまうリスクがあることも
アプリを使用しない理由の一つだ。

エクセルによる管理にたどり着く

色々迷った挙句、昨年8月から試しているのが、
エクセルによるタスク管理だ。

特段凝ったことをしているわけではなく、
単純に行方向に日付を１ヶ月分入れ、
各日に当たる列方向にタスクを記入するだけのものだ。

これを、１ヶ月１ワークシートで作成し、
３ヶ月（一四半期）で一つのファイルにして管理している。

この方法の一番いいところは一覧性だ。
１ヶ月を横方向に展開して書いているので、
タスク間のつながりも一目でわかるし、
横にスクロースしていけば、次週のタスクもすぐわかる。

スマホで見ていると、画面が小さいのでそれほど
恩恵はないように見えるが、
Microsoft365を使用しているので家ではiPadやMacで見れば、
全体が把握しやすいので、週末レビューをしたり、
次週の予定を確認したりするときは大きい画面で確認している。

もう一つは、タスクの移動が簡単にできるということだ。
コピペで他の曜日にパッと移動ができるし、
連続タスクも簡単にできる。
使い方に新しい技術はいらないので、ストレスもない。

一つ工夫をしているのは、タスクは自由に記載するが、
列幅は全体が見やすいように10弱にしている。

これだとパッと見はタスクが全部見えないが、
セルを選択すれば全部読めるので今のところ気にならない。

終了したタスクは、セルを色で塗って区別している。
これは、訂正線を使ってみたが、
文字によっては訂正線が認識しにくかったため、
セルの色塗りとしている。

もう少し、工夫の余地はあるように思うが、
極めてシンプルなところが良い場合もあるので、
しばらくはこのまま継続してみたいと思う。