1年で2回カオナビ導入をして良かったこと
まず、タイトルを見て「？」と思われた方もいらっしゃると思います。私は2022年に2社でカオナビを新規導入から運用までを経験しました。2022年1月にLibryで1回目の導入を経験し、2022年10月にインターステラテクノロジズ（以下IST）で2回目の導入を経験。（カオナビさんに聞いても1年で2回はおそらく初だろうとおっしゃっていました）
本記事では人事評価業務が煩雑化してきた会社やタレントマネジメントをどうしていこうか悩んでいる会社の人事の方に参考になればと思って書きました。またカオナビを導入したけれど、うまく運用が出来ていない会社の人事の方に参考になれば嬉しいです。
※本記事はカオナビさんから案件で書いているわけでなく、自分の業務棚卸で書いています。
なんでカオナビ導入することになったのか？
ISTに入社してから人事に関する課題として大きく分けて4点ありました。
採用
評価
教育
1~3を運用するためのオペレーションや仕組みづくり
人事一人で採用・評価・教育を同時並行で実行するには、下地となる情報の正確性と一元化、及びオペレーションを整備が不可欠。また情報の正確性と一元化、及びオペレーション整備の中でも以下の課題を早く解決しないと考えました。
急激に入社メンバーが増えることで顔と名前が一致しない
従業員情報（スキル、保有資格、経歴等）の管理が追い付いていない
人事評価の管理がスプレッドシートで、人数増に伴い管理側の工数が毎年増えている。特に人事評価の時期は評価の業務ウェイトがひっ迫してしまい、採用・教育も円滑に進めるためには早めにオペレーションを簡素化する必要がある
課題①顔と名前が一致しない
インターステラテクノロジズ（以下IST）は現在100名のメンバーが在籍しており、2022年だけでも50人以上が新しく加わっている状況。人事の私でさえも、顔と名前が一致しなくなってしまい兼ねない状況になりつつありました。
急激に成長するベンチャー企業の成長痛として発症するよくある課題にISTも多分に漏れずぶち当たることに。特に新しく入ったメンバーにはチームにすぐに溶け込んでもらい活躍してもらいたいため、この課題はクリティカルな課題でした。
課題②従業員情報などの管理が追い付かない
HR関連の情報は意外にたくさんあります。入社前の経歴や保有資格、異動情報、人事評価情報など。情報の管理したいけどマンパワーが足りないことや、一元管理したいけど別々のスプレッドシートで管理していました。活用すれば、会社の意思決定や制度設計がスムーズになるけど追い付いていない状況でした。
課題③人事評価の対応工数増
この課題感を持っている人事の方は結構いらっしゃるんではないかと思っております。
①そもそもの評価フローが可視化されておらず、評価者と被評価者で認識がズレることでの工数増
②業務が属人化していることで工数増
③過去の評価履歴を参照するため、毎回情報を引っ張らないといけないことでの工数増
④スプレッドシート管理はアクセス権限の設定で工数増
ざっくり3つの課題感を例に挙げましたが、これ以外にも細かな課題感が。実は前職のLibry時代もISTと同じような課題感を持っていたので、IST入社後早めに課題を解決したい思っていました。
カオナビに決めた経緯
タレントマネジメントシステムは複数あると思いますが、主要3社でまずは比較をしました。
決め手1：ユーザー、管理者両者のUI/UXの良さ
サービス名が「カオナビ」だけあって、顔写真をベースにすべて操作設計がされています。またボタンの数を極力減らしているそうなので、カオナビが初見のメンバーでも直観的に操作可能。
決め手2：画面上のレイアウト・評価フローのカスタマイズ性
社内でも「こういうデータ管理できないかな？」とカオナビを入れてからよく相談されます。その時に私が必ずいう言葉は「管理できないデータはありません」と答えます（何とかデータ要件さえ整理すれば、何とかなると思っています）。
決め手3：CSVデータアップロードの簡単さ
恐らく他社にはない圧倒的に便利な機能です。1回データをアップロードしてしまえば、次回以降は列項目の配置情報を記憶してくれる『メモリー機能』（勝手に私が呼んでます）があるので、インポートしたいCSVをシステム側の設定に合わせる必要なく、CSVデータをそのままアップロードできます。
タレントマネジメントシステムはデータを入れるのが面倒で使わなくなる「負のスパイラル」が発生しがちです。それを極力回避できるのがカオナビの良いところ。
カオナビを導入してみて
①社内メンバーから「導入してくれてありがとう」
コーポレートがシステムを導入すると、現場からは導入メリットが見えづらく、コーポレートに厳しい声をもらうことも。ただカオナビはこれまで2社で導入して、そのような声を貰うことはほぼありませんでした、感謝されることが圧倒的に多いです。その理由は大きく2つあるかと思います。
顔と名前が一致して、自己紹介もカオナビで見れるのでコミュニケーションコストが下がった（開発メンバーから）
これまで従業員情報を閲覧するのに複数のスプレッドシートを見ないといけないのがカオナビを見れば解決する（コーポレートメンバーから）
ISTの評価がカオナビ導入前に終わったので、来年人事評価を本格運用する際には、もっとカオナビの社内でのプレゼンスは上がるはず！（頑張る）
②圧倒的な管理工数の削減
データの一元管理化が進んだことで、正しい情報が誰でも入手できて、コーポレート内や広報側との無駄なコミュニケーションが下がりつつあります。1年間のランニング費用は安いとは言えないですが、トータルでの費用対効果は出せるほどシステム導入のメリットは大きいと言えます。
番外編：導入時のTips
社内でリリースする際に、初めて使うシステムに抵抗を持ってしまう方はどの会社でも少なからずいらっしゃると思います。カオナビが配布しているマニュアルもあるのですが、私は極力情報を絞り、そして直観的に使えるようなマニュアルを作成しました。
また「ログインできないよ～」という問い合わせが来ることを避けるためにSSOの設定は初めから行い、Google Workspaceのアカウントがあればすぐにログインできるようにしました。
番外編：導入後困った点
使っていれば慣れてくるのですが、初見の人にはわかりづらい機能名。「組織図」の機能名は「シナプスツリー」。できればこれは改善してほしい。サービスが「カオナビ」という分かりやすいのに、ここだけは残念。
最後に
カオナビの良さや使ってみて便利だったことを書きましたが、まだISTではカオナビを最大限使えているわけではありません。またシステム導入がゴールではなく、システム導入をすることで社内の生産性があがることがゴールです。今後もメンバーが増えていく中で、どのようなタレントマネジメントの運用をするのか日々検討しながら、これからもカオナビを使いこなしていきたいです。