社労士・税理士向け『定額減税の管理』をNotionで簡単に！
さて、6月になりました。今月の給与計算から『定額減税』の実務が発生します。すでに実作業をしている方であれば、予想以上の実務の大変さを実感していらっしゃるのではないでしょうか。
なお、給与計算を行っている社労士事務所・税理士事務所では、給与計算ソフトも複数走らせている事務所も多いかと思います。
例を挙げると、
①給与計算は弥生などの給与計算専門ツールを使って行っている
②オフィスステーションで人事労務まわりから給与計算まで行っている
③マネーフォワードやフリーを使って顧問先に給与計算をしてもらっている
④マネーフォワードやフリーを使って給与計算を代行している
などなど。
これらの組み合わせが顧問先ごとに異なっていることも少なくありません。
ただ、それこそが社労士事務所・税理士事務所での業務が複雑化してしまう要因です。
今回は、そのような社労士事務所・税理士事務所の悩みを解消する
『定額減税管理ツール by Notion』をご紹介したいと思います。簡単に説明すると、複数の業務ツールで分かれてしまった情報をNotionで一元管理し、
顧問先情報を管理するデータベースを起点に、『発生するタスク管理』『社労士事務所・税理士事務所特有のタスク管理』を作っていく、というものです。
定額減税で管理が大変な業務
まず前提として、定額減税の業務で最も大変な作業は何か？
それはずばり『毎月の源泉所得税を、定額減税の持ち枠からいくら消し込めたか』を管理することです。
一人3万円の持ち枠になりますが（ここでは定額減税の対象に該当するかどうかの議論は省きます）、人によっては扶養の加算があるため、社員一人一人の持ち枠はバラバラになります。
そして毎月の給与計算、6月7月は賞与を支払う会社も多いでしょうから、それらの給与・賞与で発生した源泉所得税を持ち枠から消し込んでいく作業が発生します。
これらの『誰がどのぐらいの持ち枠があって、どの給与・賞与時に、いくら持ち枠を使って源泉所得税を０円にしたか』を管理していかなければなりません。
業務プロセス見直しのチャンス
業務管理をエクセルでやることのメリット・デメリット
今現在、エクセルやスプシで管理している事務所も多いのではないでしょうか？今回は改めて、エクセル・スプシで管理する場合のメリット・デメリットを考えてみました。
メリット
簡単に作成できる
特にPCスキルがなくても簡単にシートが作成できます。残りの持ち枠がいくらか、というのも単純な引き算なのでセルに計算式を埋め込むのも初歩的なスキルで可能です。
デメリット
管理工数が一つ増える
ファイル保存のルールを徹底しなければならない
複数名で共有する場合はリアルタイムの同時ファイル入力に適していない
デメリットは管理工数が増えることなどがありますが、具体的に見ていきましょう。
多くの事務所ではタスク管理ツールとしてエクセルやスプシが使われています。（中にはタスク管理もしていないor紙でやっているという事務所もあるかもしれませんが、今回は除外します）
まずはエクセルやスプシで作業するにあたって『給与計算ツール』『タスク管理ツール』『定額減税管理エクセルシート』の3つのツールを立ち上げる必要があります。ここでの問題点は、立ち上げるものが多くなればなるほど、そこには心理的障壁（面倒臭いからやらない）が発生してしまい、結果抜け漏れリスクに繋がってしまうということ。
事務所内で定額減税管理エクセルシートを共有する場合、どこのフォルダに入れて、給与計算するときにはどのような業務プロセスで転記していくかをルール化し徹底させなければなりません。共有フォルダのどこに格納するのか、職員が違う場所に保管してしまったらどうするのか、など管理する側はそれらにも注意を払う必要があります。それによって管理コストが少しですが上がってしまいます。
またエクセルシートでは、誰がどのような情報を入力したかはパッと見では分かりません。複数名で同じファイルに同時に書き込むことで、不具合を起こす可能性もゼロではありません。（ブラウザ版のエクセルを使っている場合は同時記入は問題ないと思いますが、デスクトップ版の方が使い勝手もいいため、ブラウザ版を標準利用している事務所は少ないかも…）
Notionを使って工数を1つ減らしてみる
Notionというツールを使うことでこれらの管理が劇的に楽になります。士業事務所でのNotion活用方法については、コチラの記事を参照してみてください。
Notionを使うことの第一のメリットは、工数を減らせることです。給与計算は専用ツールを使いますが、『タスク管理』と『定額減税管理』を同時に行うことで、工数を一つ減らすことができます。
具体的な方法
ステップ１． 定額減税管理データベース（DB）を作成する
定額減税管理DB自体は簡単に作成できます。
総枠といつの給与（または賞与）計算でいくら減税処理したかを入力していきます。
ステップ２． 毎月起票されるタスクに埋め込んでしまう
Notionはオートメーション機能が優れています。タスク管理をするページで、毎月任意の日付に特定のタスクが自動で起ち上がるように設定ができます。例えば毎日のタスク管理をしている画面で『A株式会社の給与計算を毎月15日にタスク登録したい』ということも設定が可能です。この毎月起ち上がるタスク管理画面の中にあらかじめステップ１で作成した定額減税管理DBを入れ込むことで、毎月の『タスク管理』と『定額減税の管理』を同時に行うことができます。
毎月起票されるタスクにステップ１で作成した定額減税管理DBを入れ込んだものです。これが毎月決めた日付で自動で起ち上がり、タスク管理画面に入ってくることになります。
実際のタスク管理画面です。時間計測などの工数管理も同時に管理可能で、タスク名をクリックすると図２の画面になり定額減税管理画面を参照することができます。
自動で起票されるタスク内に定額減税の管理画面まで入ることで、工数の削減に繋がっています。
定額減税の業務は工数が増えて大変ではありますが、これをチャンスと捉えて業務プロセスや管理方法の見直しを図ってみてはいかがでしょうか。
Notionのご利用を検討中の方はコチラをチェックしてみてください。
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社会保険労務士/精神保健福祉士/人事コンサルタント
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