訪問事務代行の社内報は事務員なら誰しも役に立つ情報が満載だった
こんにちは。いつもご利用いただきありがとうございます！
Caster Biz VisitのIAI16です。
Caster Biz Visitとしてのお仕事を紹介している記事はこちら。
また、こちらのnoteでVisitについてたくさん記事をかいていますので、よかったらご覧くださいね。
今回は、Visitで働く訪問アシスタントさん向けに毎月発行している社内報ならぬ”部内報”を公開します。
どうしたら訪問業務をスムーズにこなしていけるのか？などのノウハウを記載しています。
毎日バックオフィス関係の業務をしている方のタメになることもあるかもしれません？！
実際の部内報はPDFで見やすいようにスライド作成していますが、今回はnoteなので文字にします。
前月の実績公開
部内での総依頼時間などの時間数を算出し、お見せしています。
ちなみに言うと8月は400時間を超えていますヨ）コソッ
クライアント先からのお褒めのお言葉公開
・タスクに慣れるのが早く、指示を待たずともリードしていただける面もあり、無くてはならない存在です
・すぐ慣れてスピーディにタスク処理して下さるので助かりました
やはり、人間褒められるとうれしいじゃないですか。
うれしいことの共有は積極的に行いたいですよね！
業務でためになるコツなどを紹介するコーナー
ラウンダーとして活動している方からの、訪問業務をスムーズにこなすためのコツ直伝コーナーです。
訪問時に常時携帯しているポーチの中身紹介、ということで写真付きで公開。下記の画像はイメージですが、文字で内容を紹介しています。
携帯しているもの一覧
・筆入れ（ボールペン、蛍光マーカー、シャーペン）
・ふせん
・クリップ
・ホチキス
・指サック
・携帯用アルコール消毒液
でした！！消毒液は←NEW!!という感じですね。Withコロナ時代ならでは。
個人的には指サックは必携でしたね。
よくあるオレンジの指を丸々覆うような指サックというよりは、下記のリング型のが可愛らしくて個人的には好きです。
ゴムよりシリコンというところもよき。
もちろん文房具は貸していただける企業様がほとんどなのですが、指サックってなかなか無いんですよ、そもそも。
（しかもがっつり指にはめて使用するものなので、私はやや潔癖気味というのもあり、自分専用のものでないとちょっと...という感じもあり。。）
スキャンのための大量の書類などを扱う場合、あると違いますからねぇ〜
部内報のこの回では、
「例えば大量の領収書を整理する業務ではホチキスと、ホチキス外しも必要となりますので、ご準備いただいているとスムーズかと思います。」
というふうに、不足備品をクライアントにご提案できる、という点もあり、一石二鳥である、いうことを伝えていました。
※ホチキス外しはたいていホチキスに付いているのですが、最近ちょっとした雑談で、ホチキス外し専用の文具があるということを知りました。
手が楽で非常に便利なので訪問時には常備しているそうです。
画像は検索かけて出てきたものたちです。
この部内報のコーナーは始めたばかりの人だけでなく、ずっといる方でも気になっていた、と、どんな方でもとても参考になるコーナーかと個人的には思っています。
おわりに
部内報では毎月このような内容をみなさんとシェアしています。
訪問アシスタントさんからのヒアリング、バックアップ、そしてVisitの品質向上を目指し常に日々アップデートしています。
基本的にはみなさん各自のポテンシャルは高いのですが、Visitとしてより一層ご満足いただけるよう、アシスタントさんたちをフォローしていくよう努力しています。
生産者の顔、のような感じで、訪問まで顔が見えずなかなかちゃんと業務してもらえるのか？と不安なこともあるかもしれません。
ですが、ぜひ、安心して業務をお任せくださいね！
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