オンライン業務化移行がうまくいった企業があったのでインタビューしてみました。〜後編〜

前編では、在宅勤務の実施状況をデータから読み、見えてきた問題点などを記事にまとめていました。
今回は、実際に弊社事業部でオンライン化がうまく行った企業に関してのインタビュー記事をまとめたので、引き続き、ご覧くださいませ！

成功事例インタビュー

1, 元々visitで引き受けていたオフライン業務の内容を教えてください
・経理関連のサポート業務（事前に、書面でもらっていたタスク一覧表があり、それに基づいて作業）

2, 緊急事態宣言を受けて、オンラインへ移行した業務内容を教えてください
・発注書などの作成業務（クライアント企業（A社）管理のPCで実施）　
・その他、備品購入サービスの管理

3, 2の中で、手間取ったことはありましたか。またそれはどんなことですか。
・A社管理の専用PCの貸与
・オフラインで行なっていた、郵送で届いた請求書書類をスキャン＆共有する人（コロナによる訪問不可のため）が行っていた作業
・A社のシステム変更による情報共有

→今回は緊急的措置ではあったので、元々の紙書類に関しては確かに事前準備等もないですし（取引先に紙のものを送らないでください！など突然は言いづらいですしね。）、なかなか難しい点ではあったと思います。
→システム変更に関しては、オンラインに移行する時にてこずったというよりは、社内システム変更があったから大変だった、というタイミングの問題もありそうですね。このタイミングでなければ問題が無かったように思います。

4, オンライン化するにあたり、すんなり移行できたことはありましたか。
・実作業者に向けた引き継ぎ資料の作成と、社内業務フローの情報共有　
・作業担当者の確保

→弊社がアウトソースの事業をしているので、作業担当者の確保、ということが必要になります。
Visitでは優秀なアシスタントが常時スタンバイしており、オンラインでも問題なく対応できるように契約を結んでいました。またマニュアル化をし、情報共有していくという文化も根底にあったため、スムーズにできたのだと考えます。
研修等もしっかり事前にしていたという背景もあり、作業担当者の確保はスムーズにできた、ということになります。

5, 今後もオンラインで業務継続したいという話はありますか。
オフラインがやはりいい、という場合は、どういう点でそのように思われていると思いますか？（できればクライアント側、作業者側両方）
・オンライン業務移行に関して、選択肢としてあっても良い。という印象です。
今まで、オンラインへのイメージが湧かず、オフライン限定で考えられていたので、大きな変化かと思います。オフラインのメリットは、書面でしか届かないものに関する管理（データスキャンや格納作業、郵便物の仕分け）、コーヒーメーカーの清掃、オフィス内物品管理などでしたが、クライアント社員が不在でしたら、最低限の訪問でも遜色ないかと思います。

→前編にあった、統計調査内容の完全オンライン化にできない理由の最多一つ、「紙文化」という点が出てきましたね。書面でしか届かないもの、というのはみなさん一度はご経験されたことがあるはずです。総務や経理、労務担当者が完全在宅、フルリモートできない理由ですね。。。
でも、逆に考えると、書類などを完全に無くそう！というよりは、あるのは仕方ない、では、それを送る先のオフィスをどうにかしよう。縮小しようか？それともせめて満員電車通勤を避けるためにど都心というよりは郊外、または思い切って田舎で、その周辺の人が数名オンライン化の対応をするために出社する、ということはできないだろうか？ということを考えていけばいいわけですよね。
もちろん、規模が大きくなればなるほど簡単にいくことではありませんので、将来的にほぼオンライン化、というのを考えるのであれば、少しずつしていく、ということがいいのかもしれません。その際に必要な書類のスキャンなど、出勤させる社員を少なくしたいのであれば、弊社スタッフにお任せいただけたら、従業員のリソースを割かずによくなりますので、お声がけいただけたらと思います。

6, オンライン業務をするにあたり、業務的に変わったことはありましたか？
※例えば、今までは印刷して紙ベースでチェックしていたものが画面でのチェックになり、やりにくくなった　orやりやすくなった、など。もしくは今まではEXCELだったが、これを機にFreeeなどのクラウドソフトに移行したので新たにfreeeの操作を覚えることになった、など　　

・ちょうどオフラインだけでなく、オンライン移行する途中でした。今までは社内PCでしか確認できない情報を、One Driveなどクラウド管理に切り替えました。それにより、訪問なくても情報共有ができるようになりました。

→新たにサーバーをたてたりするのは色々な面で難しいですので、これはもう今あるクラウドサービスを借りてしまった方がいい気がします。A社はOneDriveを利用したようです。そのほかにもGoogleドライブなどなど、超有名どころを抑えておけば問題ないかと。もちろん大企業などですと、自社サーバーがあるはずなので、そこにアクセスできるようのシステムを構築していたりもするので、マニュアルに則り自宅からどうにかアクセスする、ということになりそうですけどもね。

7,　オンライン化にあたり、業務の棚卸しはしましたか？
・しました！
その中で、余分と思われる作業は作り変えるなどして任された作業がより効率的に進められるよう改善しておりました。事前に棚卸しを行なっていたこともあり、オンライン移行時にも作業優先度をつけられたのかと思います。

8,　VISIT内で助け合ったことはありましたか？
・情報共有できるスタッフ（作業担当者）さんに、作業を覚えていただくこと。ソロアシさん一人に負担をかけないよう、サポートのためのダブルチェックしておりました。

→一人で全部やらず、やらせずにするよう、バックアップ体制をしっかりし、サポートしていく環境がある、という点はオフライン時はもちろんですが、オンラインになってより孤独を感じやすくなるのを防ぐためにも必要なことだと思います。

9,　ファインプレー！と感じたことはありましたか？
・作業担当者には発注書作成作業のみをお願いしていたのですが、よりクライアントの状況を掴むために、自らメールの状況をチェックいただいたり、新システムに切り替わった情報を見やすいように表にまとめてくださっていました。（過去の登録情報の変更）
オフラインでサポートに入った時も楽になるので、とてもありがたかったです！

10,　実際にオンライン業務をしてみての率直な感想を教えてください。
・クライアント企業にご協力いただく場面が出てくるのは心苦しいですが、こちらの工夫があれば、少しの負担で、以前と遜色ない業務遂行が可能であると思いました！オフラインも合わせたら、より手強いサポートができると自負していますが、場所や時間に縛られずにサポートできるのは、お互いに安心できるものがあると思っています。

以上がインタビュー内容となります！

いかがでしたでしょうか？この企業はオフライン時と遜色ない業務遂行が可能である、と言っていました。事務系のいわゆるホワイトカラー系の業務であれば、ネット環境と作業環境などさえあれば、問題なくできるものだと思います。（在宅勤務 With Kidsなどの環境に関してはまた別の問題）
現場での労働が必要な職種の方々のために、Withコロナの時代、なんとかリモートワークができる職種の人は、協力していきたいところですよね。

長くなりましたがこの辺で終了いたします！
お読みくださりありがとうございました！！

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