#はあちゅうサロン 新歓パエリア会の裏側をチラ見せ

はじめましての方も、いつもお世話になっている方も、こんにちは！
すみえってぃです。
新歓パエリア会の幹事をのぶさんと一緒に担当しました☆
企画から開催までの1ヵ月で何が起きていたか、最後まで楽しんで読んでいただけたら嬉しいです。

それではスタート☆☆

◆そういえば私たち、初めましてでしたね！

あなたがオンラインサロンで飲み会の幹事を担当することになるとき、もしかしたら初めましての方と手を組むことになるかもしれません！

飲み会に限らずイベントを企画する際には5W3Hを意識すると思うのですが、
かしこまって人見知りを発揮する前に、検討の枠組みをさっと提示してしまいましょう☆

挨拶の後、早速のぶさんから届いたメッセージには、 

0．目的を明確にする

1．日程を決める

2．予算を決める

3．参加人数の想定を決める

4．会場を手配する

～ はあちゅうさんに中間報告 ～

5．会費の集金方法を決める

6．開催概要を周知して参加者を募る

～ イベントページで集客 ～

7．席配置を決める

8．当日の進行をシミュレーションする

この初動の早さに息を合わせられたことが、お互いの信頼感につながりました。
（1～4まで企画発足から実働2日で、はあちゅうさんに報告しています。）

そして、オーナーと連絡するにあたっては最小限の相談報告で済ませ、手間取らせないストレスフリーな企画に仕上げることを念頭に置きました。

◆経験者に学べ！

どうしてこんなに良いスタートダッシュが切れたのか？

実はのぶさん、以前はあちゅうさんとの面談つき飲み会を企画してくれた、はあちゅうサロンOGのまいこんぶさんから、反省点や工夫点を事前にヒアリングしていたんです！

ライターやカメラマンが必要か、スプレッドシートを使った名簿管理が必要か、お金の回収や金額(お釣りのこと含め)をどうするかなど、
経験者の頭の中と行動ノウハウを引き出しておいたことがよかったです◎

◆20人以上集客する予定なら、会場は必ず下見すべし！

今回、30人±5人を想定して会場手配を行いましたが、ふとお店の内観写真からレイアウトや広さに不安がよぎり、会場の下見をすることに。

不安は的中、即キャンセルし別のお店を探し始めました。
今度は内観写真を確認しながらお店へ電話でヒアリングしたり、可能な限り下見をさせてもらったり、最終的に12店舗ほどコンタクトを取った末、会場を決定しました。

（ここまでくると、よいお店を探したいアンテナが敏感になるのか、飛び込み営業のように気になったお店に入っては開催要件を伝えて交渉してみたりしていました。笑）

再度、会場を選定しなおす際に意識したのは、
日程と予算をぶらさないこと、目的の実現に集中すること　でした。

今回のパエリア会の目的は、

美味しいパエリアを食べる！新規加入メンバーがはあちゅうさんと話しやすい時間をつくる！メンバー同士でどんな人がいるのか知って仲良くなる！

確保して頂いた、はあちゅうさんの予定を変更することなく、メンバーにとって過ごしやすい空間が作れるなら、
スペイン料理専門ではないお店にパエリア作ってもらう交渉をして抑えを作っておこう！
会話のネタにしてもらえるようプロフィールを書ける名札を用意しよう！

そんな根回しや下準備も目的が明確だからできることかもしれませんね♪

◆ドタキャン０人の秘訣は？

今回は新歓ということもあり、ドタキャンがなかったのは偶々なのもあると思います。
が、この秘訣はサロンに慣れている状態のメンバー参加が多いイベントこそ、ドタキャン対策として意識することが大事かもしれません。

それは、
程良い緊張を保つこと☆

・キャンセル期限などを明示する(書き込んだらキャンセルできない、というのはハードルが高いのでいつ迄にはっきりさせてほしいか示す)・開催期日までに何度か投稿をして意識してもらう・参加など書き込みに対して出来る限り早くリアクションする

開催までのコミュニケーションの質が、イベントの質になります。

もう一つ、コミュニケーションの質といえば…

◆幹事が仲良く弛みなくあること

イベントに取り組む幹事運営は、最低限の人数(今回は2人)であることが意思疎通、連絡、決定をするにはとても良いです◎

互いに決めて任されたタスクがあり、やることがない人がいないことで、中弛みもなく密に連絡を取り合って信頼し合いながら進めていけたと思います。

当たり前ですが、運営メンバーが互いを知っている、あるいは早い段階で信頼を築き良い関係性であるのはイベント成功に不可欠だと経験しました！

◆最後に

今回は新歓の名目でパエリア会を企画しましたが、最近の新しいメンバーだけでなく、サロン立ち上げ当初からの入会メンバーで初めてこのようなオフラインイベントに参加してくださった人が多くいました。

参加してくださった皆さん、ありがとうございます！！

自分が入った当初に感じた
「自分はここで何ができるのだろう？」
「どんな人がサロンメンバーにいるのだろう？」
という不安をいかに取り払って、同じ境遇の新しいメンバーや初期入会者とオフでつながって安心感を持ってもらえるかを考えながら企画しました。

これを読んで、また新たに素敵なイベントが立ち上がったり、イベント成功の追い風になれば幸いです♪

すみえってぃ🍀