メールの書き方

前回までは電話応対について整理していきました。
今回は、メールでの注意点についてまとめていきましょう。
ちなみに、私も色々な方とメールでやりとりしますが、あることをされると非常に困ります・・・・

１）送信先の相手も名前、自分の名前は必ずつけましょう

送信先の相手や自分の名前は必ず明記するようにしましょう。

〇〇の件ですが、キャンセルでお願いします。

このようにLINE感覚でメールが届くことが多くあります。
受けとった相手は連絡先からアドレスを検索し、相手を特定する作業が必要となります。つまり相手の手間を1つ増やしてしまうのです。とても失礼になってしまいますので注意しましょう。

〇〇病院　リハビリテーション科　△△様
平素よりお世話になっております。〇〇病院の加藤と申します。
　

このように受け取った相手が誰からのメールで誰宛なのか？をすぐにわかるようにしましょう。

２）件名は端的にわかるように

件名は必ずつけましょう。さらにつける時は、件名だけをみてもどの用件で連絡を取ったのか？がわかるように端的につけましょう。
理想としては4〜15文字程度と言われています。
また、返信するときの『Re；』ですが、返信先の相手がどのメールに対しての返信メールであるかを知らせるのが役割なので削除せずに送信しましょう。

３）要件が複数の場合

１通のメールで要件複数の場合はナンバリングしましょう。

以下３点のご確認お願いいたします
① 〇〇について
　　〜　文章　〜
② ▲▲について
　〜　文章　〜
③ ■■について
　〜　文章　〜

このようにしておくと受けとった相手は、読みやすく、伝え漏れが少なくなります。

４）締めの言葉は必ず

最後には丁寧な気持ちや相手を気遣う文章を添えて締めましょう。
例えば

・今後とも、どうぞよろしくお願いいたします
・どうかお体に気をつけてお過ごしください

など、が私がよく利用していました。また、送信する相手によって締めの言葉を変えることもポイントです。

５）まとめ

メールでのポイントは、
・誰宛なのか？
・誰からのメールなのか？
・相手が読みやすいか？
・相手のことを思いやっているか？
となります。ぜひ、明日から相手のことを考えててメール作成に当たってみてください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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