オフサイトミーティングをソロ企画運営した話 –人事がまとめる成功のコツ５選-
異業種×異職種転職を３回経験。
現役ベンチャー企業人事のキャリアコンサルタント 岩澤 望（@hope_3n）です。
昨年、青山学院大学のワークショップデザイナーの講座を修了しました。
学んだことを実践する大きな機会だったのが、５月に開催した全社オフサイトミーティング。
会社イベント→オフサイト無事に終了！半日でしたが、何とか３つのプログラム設計とファシリテーションをやり切りました。ワークショップデザイナーで学んだことをたくさん実験。Qualityは確実に上がりました。専門家として、実践と省察を行き来することが大切なためアンケート結果にも向き合います。 pic.twitter.com/yB1wyBy0ph
— ほぷさん┃ベンチャー人事 ┃ キャリアコンサルタント(企業＆大学)┃複業実践家┃ (@hope_3n) May 17, 2024
事後アンケートの結果は高く、また、わざわざ直接声をかけて社員から感想・フィードバックをいただけました↓
「とても楽しかったです」
「今までに体験したことのないワークでした」
「自部署はもちろん、他部署の人ともかなり交流できた」
あえて言葉にして、言ってもらえるほどでしたので、自分としても「良かったな」という実感を持つことができました。
そこで今回、振り返りながらオフサイトが成功に至ったと思うコツを５つに絞って、ご紹介します。
初めて会社イベントを企画運営する人
ソロ（一人）で企画運営する必要がある人
何となく行ってきた企画運営をブラッシュアップしたい人
などのご参考になれば幸いです（マガジン登録も嬉しいです^^）。
※なお、本内容は実践をもとにしており、MECE（もれなくダブりなく）でまとめたものではございません。個人のTipsとしてご共有するものです。
概要
ベンチャー企業あるあるかもしれませんが、リソースは潤沢ではないので、基本的にソロで準備していきました。主な役割分担は以下のとおり。
・開催場所：都内カンファレンスルーム＠リアル開催のみ
・参加規模：約70名
・開催時間：半日程度
・コンテンツ数：大きく３つ
ーAM：相互理解ワーク
ーPM①：経営理念の浸透
ーPM②：ルールの浸透＆フィードバックの仕方
・企画準備：基本一人
・当日運営：私（ディレクション＆ファシリテーター）＋数名（小道具配布、マイク回し、参加者の状況把握など）
当日よりも、企画から当日までの事前準備がもっとも大変な時期です。
実はこの準備期間。育成担当の人事（私）としては、新人研修の時期とも被るのです。
そのため、最も頭を悩ませたことは、自分のリソースの兼ね合いとイベントの質をいかに担保するかということでした。
「限られた時間のなか、良いものを提供するため、どうやり繰りしていくか。」
ポイントは、やはり企画力（プログラムデザイン、コンテンツ力）に尽きます。イベントの質は企画で決まりますので、雑多なことで時間を費やすよりも、このコアを抑えることが重要です。
企画のコツ１：目的を決めて逆算する
どの仕事にも共通する考え方ですが、まずは目的を決めますよね。
このオフサイトを通じて、「何を達成したいか」ということです。ここを社内ですり合わせて合意を取る必要があります。
今回は３つ掲げたのですが、「これらの目的を達成できるコンテンツはどのようなものか？」という逆算の思考でコンテンツを考えていきます。
コンテンツを考えるときに、アイデアが沢山湧いてくることもあるでしょう。しかし、色々と悩んだとしても立ち返るのは、この「目的」です。
会社の課題感と紐づけて、「目的」を設定することが多いでしょう。
企画のコツ２：社員を巻き込む
会社イベント（オフサイト）のため、当たり前のことかもしれませんが、社員を巻き込むと良いです。もちろん、社員の負担もあるため、事前にあまり手間をかけるようなことはしないよう配慮しました。
狙いとしては、①管理部門（人事）が設定した場ではなく一体感を醸成するため、②リソース不足のなかで運営を円滑にまわすため、です。
今回であれば、以下を社員にお願いしました。
当日の会場準備/受付：新卒などの若手層に依頼
→若手層にとっても、①人の顔と名前を覚えたり、②イベント運営のイメージを掴めるというメリットがあります。コンテンツの１つ（パネルディスカッション）での登壇：
→経営理念の浸透を目的としたワークを行うにあたり、模範となる社員３名にお願いして、パネルディスカッションを行いました。
目的をお伝えし、イベントの事前に１度だけ打ち合わせを実施。ライブ感も大切だと思ったため、台本を作ることはしませんでしたが、目線合わせだけは必要です。ファシリテーター（私）のフォロー：人事内で役割分担
→主担当は私のみでしたが、70名ものイベントにもなるとワーク中に見えにくい部分も出てきます。そのため、同じ人事の中でサブファシリテーターの役割をお願いしました。具体的には、ワークの進み具合や塩梅を観察し報告していただきました。この役割が１人いるだけで、ファシリテーターの進めやすさは違ってきます。
企画のコツ３：身体性を入れる
会場の広さにも左右されるかもしれませんが、身体の動きを少し使うワークを入れることは有効です。なぜなら、身体がほぐれると心もほぐれるからです。
そのため、プログラムの最初の方に身体性があるワークを入れると良いです。今回はアイスブレイクで取り入れました。
＊マグネットテーブル
このマグネットテーブルは、会場を練り歩くため、動きながらコミュニケーションを取ることができます。
企画のコツ４：偶然性を入れる
オフサイトの良さは非日常感があることです。いつもと同じチームの方とグループになってしまっては、勿体ないです。そこで、偶然性が出るような仕掛けが必要です。
今回のグループ分けは、以下のようにしました。
受付時にトランプを配布
→レイアウトは島形にしていたため、島ごとに番号を振って、トランプと同数の島に座ってもらいました。マグネットテーブルを実施（コツ３で既述）
→自分が話してみたい人とグループを組むこともできます。
なお、午前と午後にまたがる半日プログラムでしたので、席替えがあった方がより多くの社員と交流を深めることはできます。お昼を機に、席替えをすると効率的でしょう。
企画のコツ５：バッファーを持つ
ここで言うバッファーは、「時間」「（参加者が自由に創造できる）余白」を指します。よくある陥りがちな誤りとしては、プログラムを詰め込んでしまうことです。
＊時間
プログラムを詰め込んでしまうと、プログラムをこなすことが目的となり、参加者がうまく咀嚼できずに満足度は下がります。
そのため、コンテンツを考える時に併せて、所要時間もきちんとシミュレーションが必要です。プログラム上は、少しくらい余裕を持たせておいた方が良いですし、休憩時間で時間調整できるように時間設計することもオススメです。
＊余白
ワークには遊びも大切です。
自由に考えらえる余地を残すための「問いの立て方」や「小道具の使い方」は工夫できます。
まるで研修かのように、「これをこのようにやってください」という風になってしまうと、日常から離れたオフサイトの意味合いが薄れ、社員の自主性も発揮できなくなるでしょう。
◆おまけ：リソース(時間・お金・人)があれば、さらに挑戦したいこと
アイデアベースですが、さらに社員の体験を充実させるために取り組みたいことは多々あります。
アタックムービーの制作：会社イベントが始まる冒頭に流すショート動画。場を引き付ける印象的なもの。
チロルチョコの配布：オリジナルのチロルチョコを制作。チロルチョコの表紙に質問が１つ書いてあるもの。アイスブレイクでペアになった人に対して、その質問し合うといった仕掛けが面白そうかもしれない。
フォトスポットの制作：休憩時間などに自由に撮影できる、フォトパネルを制作・設置。
◆その他📚
最後のコンテンツでは、ケーススタディを作成した上で、「フィードバック」の仕方を話し合いました。
🔻三村真宗さん（元コンカー社長）の著書は大変分かりやすく参考になりました
会社にあれほど躍起になって働いていた人間が、
週４（会社員）＋週１（複業）という働き方を選択。
「自分が挑戦したい」と思うことを実現させています。
・自己実現をしたい
・個人の名前で仕事を始めたい
・本業以外でもキャリアを築きたい
・会社以外の仲間/つながりが欲しい
・自分のスキルをいかしたい・試したい
と思う方。
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一つ一つの積み重ねが、明日のあなたを創る…。
あなたの可能性をクリエイト。
以上、ほぷさんでした。
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