vol.18「問い合わせを減らす」 タイムマネジメント

人生を豊かにするため、仕事で活躍するため、実践で使えるタイムマネジメントのノウハウをご紹介していきたいと思います。

本日は「問い合わせを減らす」をテーマに説明します。

顧客や関係者からの連絡・問合せが多い場合

先手を打つことで、顧客や関係者からの問合せを減らすことができます。

問合せを受ける原因は、お客様にとって必要な情報を満たしていないからです。

毎回同じような質問を受けているのであれば、資料にいつも受ける質問の内容を記載したり、FAQを作っておいて質問が極力でないように心掛けましょう。

お客様が感じる「あれ？これはどうなってるんだっけ？」という疑問を、先回りしてつぶしておくことが重要です。

そして定期的にHP、資料などは見直しておきましょう。←この見直し作業が億劫なのですが、これをすることで、効果は抜群です。

営業であれば、全体の流れや次回の打ち合わせ日程を明確にしておくだけでも連絡の量を減らすことが可能です。お客様にとっては先が見えないこと自体が不安で質問をすることが多いです。

また口頭だけで情報を伝えるのではなく、紙やメールなど共通認識として残る媒体で伝えるようにすると、再確認の回数が減ります。なるべく初めから資料に盛り込んでおきましょう。

関係者との調整業務が多く、誰かを待っている時間が多い場合

自分のやる気が出たときに、完結できるように事前準備しておくことが大切です。

見積書の押印や契約書の上司チェックなど、誰かの承認を得ないと先に進まないとわかっている仕事については、少し無理をしてでも先に早めに対応してしまうことです。

「他の人のチェックはすべて終了していて、あとは自分の作業を行うだけ」という状態にしておくことで、ストレスなく仕事を進めることができますね