明日から効率化！Excelのショートカットキー&関数 業務担当おすすめ3選｜株式会社RJCリサーチ
noteを読んでくださっているみなさま、こんにちは！
インパクトホールディングスグループ、RJCリサーチ PR担当です。
今回は、普段の業務でExcelを使い倒している私が選りすぐったおすすめのショートカットキー&関数組み合わせ 3選を紹介いたします。
皆さまのExcel業務が、少しでも快適に、そして効率UPに繋がれば幸いです。
■ショートカットキー
①「Ctrl」+「方向キー」：データの端までカーソルを移動
Excelを使用する上での基本操作であり、一番役に立つ機能です。カーソルがある位置から、データが連続する範囲の端まで一気にカーソルを移動できます。膨大なデータがあるシートでも、目的のセルまで一瞬で移動できるので作業効率が格段にアップします。
例えば、
B2セル（データが1の位置）を選択し「Ctrl」 +「↓」を押すと、一瞬でB6セル（データが5の位置）に移動します。
また、「Shift」キーを同時に押すことで、移動してきたセルを範囲選択することもできます。
これで矢印キーをポチポチ、もしくは、マウスでスクロールバーを引っ張る
必要はなくなります。
＜業務担当の声＞
データ間の移動としての利用はもちろんですが、「データの確認」にも使用しています。移動するのはデータの「端」なので、データが入っているべきセルや列、行に、そもそもデータがあるのか、つまり「端」まで移動するのか、確認するためにも利用しています。
②「Ctrl」+「H」：文字の検索&置換
シート内、ブック（ファイル）内のデータの検索や置換ができます。主に、表記ゆれの解消、”‐”など記号の全角、半角統一、特定の文字、数字の一括削除などを行いたい時に重宝します。
Excel上で「Ctrl」+「H」を押すと、以下のような画面が表示されます。
「検索する文字列」に検索したい、置換したい文字、数字などを「置換後の文字列」に置換後の文字、数字などを入力します。（削除したい場合は何も入力しない）
そして、「すべて置換」をクリックすると、置換が完了します。※一つ一つ目視で確認したい場合は「すべて検索」をクリック
利用例としては
「検索する文字列」→「置換後の文字列」
・（株） → 株式会社
・第１課 → 第一課
・100円 → 100（※単位を削除）
等があります。ちなみに数式（関数）も置換することができます。
検索、置換する際には、大、小文字の区別など、オプションがあります。
今回は、上記画像内、チェックボックスで表示されている3つのオプションを解説します。
たとえば「a」という文字を検索、置換したい場合
◯大文字と小文字を区別する
小文字「a」のみを検索、置換できます。
※通常は「a」だけではなく、大文字「A」も同じものとして検索、置換の対象になります。
◯セル内容が完全に同一であるものを検索する
セルが「a」であるものを検索、置換できます。
※通常は「a」が含まれる全てのセルが、検索、置換の対象になります。この際も、大文字と小文字は自動的に区別されませんので、注意が必要です。
◯半角と全角を区別する
入力したものと同じ、半角「a」の検索、置換ができます。
※通常は「ａ」のように、全角の同じ文字も検索、置換の対象となります。
ここでは紹介できませんが、書式（文字の色や、塗りつぶしの色）も、検索、置換のオプションとして利用できます。気になった方は、ぜひ調べてみてください。
「Ctrl」+「H」を使いこなすことができれば、目視で表記が違うデータを探す時間とは、おさらばです。
＜業務担当の声＞
調査票や集計表の表記を統一する際に使用しています。（Q◯→問◯など）目視で探して、手動で統一していくには限界があり、必ず、といっていいほど抜け漏れが発生します。効率よく、そして正確に業務を進められるので、重宝しています。
■関数
③「LEFT」、「RIGHT」、「LEN」、「FIND」の組み合わせ
LEFT関数：文字列の左側から指定した文字数分だけ抽出します。
RIGHT関数：文字列の右側から指定した文字数分だけ抽出します。
LEN関数：文字列の文字数を数えます。(スペースも1文字としてカウント)
FIND関数：指定した文字列が、別の文字列の何番目の文字から始まるか探します。
これらの関数を組み合わせることで、データから必要な情報だけを抜き出すことができます。よくある2つの使用例を紹介します。
●「〒」付きのデータはそのままで、郵便番号のみを抽出したい
使用例1つ目は郵便番号です。「〒」を除く、番号とハイフンの「8文字」を「右」から抽出すればよいので
=RIGHT（指定のセル,8）
という関数の組み方になります。
郵便番号は「〒」以降が、必ず7桁の数字＋ハイフンの8文字で構成されるため、複雑な関数は必要ありません。
次は、人の姓名のように、文字数が異なるデータから、姓、名をそれぞれ抽出したい場合を紹介します。
●人の名前から、姓、名を抽出したい
前提として、姓名の間に全角スペースが入っているデータがあるとします。
※スペースが半角、全角、混在している場合は、ぜひ先に紹介した「Ctrl」+「H」のコマンドを利用して、統一してください。
姓、名ともに文字数が違うので「文字数」と「全角スペース」を基準に抽出します。
姓の場合は、「左」側から、「全角スペースの手前まで」の文字を抽出したいので
=LEFT(指定のセル,FIND(" ",指定のセル)-1)
となります。
名の場合は、「右」側から、「全体の文字数」の中で、
「全角スペースまでを除く文字数」を抽出したいので
=RIGHT(指定のセル,LEN(指定のセル)-FIND(" ",指定のセル))
となります。
少し、関数が複雑にはなりますが、手作業よりもはるかに簡単に、そして正確に業務を進めることができます。
＜業務担当の声＞
調査票から集計表に使用する見出しを作成するために、文章から「※」以降の注釈を取り除く際などに使用しています。紹介されているものに限らず、関数を組み合わせて使うことは日常茶飯事です。というのもの、関数1つでは、実務に対応できないことが多いからです。ぜひ、関数は「組み合わせ」を意識してみてください。
今回の記事では、普段の業務で使えるExcelのショートカットキー&関数組み合わせをご紹介しました。
どれも使いこなすことができれば、とても便利ですので、ぜひ活用してみてください。
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