#1184 残業から脱出！時間管理の達人になる方法【1月8日(水)】
おはようございます！まっちゃんです。
水曜日のテーマは「仕事、副業、SNS運用」です。
今日は、いつも残業に追われている方や、予定よりも時間がかかってしまう方に向けて、とっておきのアドバイスをお届けします。私は会社に勤めていた時、管理職ではありましたが月の残業は10時間以内でした。
管理職は残業代がつかないシステムだったんですけど、実働としてはこんなくらいの時間で押さえられていました。なので今回のテーマはお話しできると思います。
なぜ私たちは残業してしまうのか？
まず、残業の原因について考えてみましょう。
多くの場合、以下のような理由が考えられます。
タスクの見積もりが甘い
優先順位の付け方が適切でない
集中力が続かない
予期せぬトラブルが発生する
完璧主義に陥っている
これらの問題は、適切な時間管理によって解決できます。では、具体的にどうすれば良いのでしょうか？
それでは本編をどうぞ！！
「積み上げ」から「逆算」へ。時間管理の新しい考え方
多くの人は、タスクの所要時間を
「積み上げて」考えがちです。
例えば
資料作成：2時間
データ分析：3時間
プレゼン準備：2時間
合計：7時間
しかし、この方法では全体の時間配分が見えにくく、結果的に予定時間をオーバーしてしまいます。
そこで提案したいのが、
「締切から逆算して計画を立てる」方法です。
この方法を使えば、全体の作業配分がより正確になり、時間内に仕事を終わらせることができます。
逆算プランニングの具体的な方法
まず、締切と必要な作業を明確にする
締切から逆算して、各タスクの完了期限を設定する
各タスクにかけられる最大時間を決める
優先順位を付け、必要なものと不要なものを分ける
タイムボックシング（時間枠の設定）を行う
例えば、プレゼンテーションの準備を行う場合：
締切：金曜日17時
逆算プラン：
木曜日17時まで：プレゼン資料完成
水曜日17時まで：データ分析完了
火曜日17時まで：資料作成開始
このように逆算することで、各タスクにかけられる時間が明確になり、優先順位も自然と見えてきます。
時間管理の達人になるための7つのテクニック
ポモドーロ・テクニック
25分集中して作業し、5分休憩するサイクルを繰り返す方法です。集中力を維持しながら、効率的に作業を進められます。
2分ルール
2分以内でできるタスクは、すぐに実行する。小さなタスクを先送りにせず、即座に片付けることで、タスクの積み重なりを防ぎます。
アイゼンハワー・マトリックス
タスクを「重要度」と「緊急度」で分類し、優先順位を決める方法です。これにより、本当に必要なタスクに集中できます。
バッファの設定
予期せぬトラブルに備えて、各タスクに10〜20％のバッファータイムを設定します。これにより、予定外の事態にも柔軟に対応できます。
「完璧」を捨てる
80％の完成度で十分な場合も多いです。完璧を求めすぎると、時間を無駄にしてしまいます。「適切な」レベルを見極める力を養いましょう。
デジタルツールの活用
ToDoリストアプリやカレンダーアプリを使って、タスクと締切を可視化します。スマートフォンの通知機能を活用して、重要なタスクを忘れないようにしましょう。
「ノー」と言う勇気
新しい仕事を引き受ける前に、本当にそれが必要かどうかを考えます。時には「ノー」と言うことも、時間管理の重要なスキルです。
実践！逆算プランニングで残業ゼロを目指す
ここで、具体的な例を使って逆算プランニングを実践してみましょう。
ケーススタディ：月次レポート作成
締切：月末（30日）17時逆算プラン：
29日17時まで：最終チェックと提出準備
28日17時まで：グラフ作成と考察の執筆
27日17時まで：データ分析完了
26日17時まで：データ収集完了
25日17時まで：レポートの構成決定
このように逆算することで、各タスクにかけられる時間が明確になります。例えば、データ収集に2日、分析に1日、グラフ作成と考察に1日、最終チェックに1日というように、時間配分が見えてきます。
時間管理の達人になるための心構え
自己観察を怠らない：自分の作業パターンや集中力の波を把握し、最も効率の良い時間帯に重要なタスクを配置しましょう。
小さな成功を褒める：計画通りにタスクを完了できたら、自分を褒めましょう。小さな成功体験が、モチベーション維持につながります。
定期的な振り返り：週に一度、自分の時間管理を振り返る時間を設けましょう。うまくいった点、改善が必要な点を分析し、次週の計画に活かします。
柔軟性を持つ：予期せぬ事態は必ず起こります。計画に固執せず、状況に応じて柔軟に対応する姿勢を持ちましょう。
健康管理も忘れずに：十分な睡眠、適度な運動、バランスの取れた食事は、生産性向上の基礎となります。自己管理をおろそかにしないでください。
まとめ：残業ゼロへの道のり
残業を減らし、効率的に仕事を進めるためには、「締切から逆算して計画を立てる」という考え方が非常に有効です。この方法を使えば、全体の作業配分がより正確になり、時間内に仕事を終わらせることができます。
また、ポモドーロ・テクニックやアイゼンハワー・マトリックスなどの時間管理テクニックを活用し、自分に合った方法を見つけていくことが大切です。完璧を求めすぎず、適切なレベルで仕事を終わらせる判断力も重要です。
時には「ノー」と言う勇気を持ち、本当に必要なタスクに集中することで、より効率的に仕事を進められるでしょう。
最後に、時間管理は一朝一夕には身につきません。日々の実践と振り返りを通じて、少しずつスキルを磨いていくことが大切です。みなさんも、今日から逆算プランニングを試してみてはいかがでしょうか？
最後までお読みいただきありがとうございました！
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【おまけ】
昨日は、終日プレゼン資料や企画書の作成、コンテンツ制作など頭をフル回転させた一日でした。
かなり疲れましたが何とかやってのけました。人間やればできる！
今日は午前中は自宅で作業をしつつ、午後は大企業で大きなプレゼンがあるため、気合入れて行ってまいります！
それでは今日も素敵な一日になりますように。
【昨日のスケジュール】
1月7日（火）晴れ
4:00 起床、歯磨き、洗顔、トイレ、白湯
4:15 0秒思考、瞑想、読書
4:30 スタエフ収録、note執筆
5:00 ストレッチ、筋トレ
5:30 愛犬のご飯、SNS運用
6:30 愛犬の散歩、Voicy
7:30 洗濯、朝食、息子タイム
8:30 身支度
9:00 仕事
12:00 昼食
13:00 仕事
15:00 休憩
15:15 仕事
16:00 打ち合わせ
16:30 作業
17:00 note執筆、SNS運用
18:00 夕食
19:00 愛犬の散歩
19:30 仕事
20:00 愛犬のご飯
20:30 オンライン面談
21:30 お風呂
22:00 記帳、スケジュール調整、タスク管理
22:30 就寝
【公式LINEにて質問、リクエスト受付中】
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