公務員式・文書作成のコツ1️⃣
～誰もが安心して成長できる社会をつくりたい～
前回、公務員が最初に学ぶべきこととして、「ルールを覚える」という話をしました。
ルールというのは、言い換えれば、作業にあたっての「コツ」になるものです。
ルールを使いこなせれば、もっと自由にしごとができるようになります！
今回は、一番悩みをよく聞く「文書作成のルール（コツ）」について、書いていこうと思います。
✅文書がうまく書けない！
✅何度作っても、全然理解してもらえない！
✅そもそも何を書いていいのかすら、わからない！
✅文章がダラダラ長くなってしまい、自分で見ても何を言っているのかわからない！
こういった悩み、本当によく聞きます・・・。
そもそも作成にあたって準備できてますか？
まず、書き始めるときに、何をしますか？
当然、ワードだろうが、エクセルだろうが、パワーポイントだろうが、ファイルを開きますね。それは誰もがやることです。
そのあと何をやるでしょうか？
私の場合は、
「体裁を整える」
です。
これ、本当に重要で、ほとんどの方が意識しておらず、体裁がバラバラで、これだけでクオリティに大きな差がつきます。
例えば、wordであれば、私は、
「余白上下左右25mm、行数38行、MS明朝・12ポイント」に統一しています。
※毎回同じ体裁で作業できるよう、既定に設定することをおススメします。
なぜ「体裁を整える」ことが必要なのか
行政文書というのは、なんのために作成するのでしょうか。
読み手に理解してもらうためです。
読み手に理解してもらうために必要なのは、
「文章の正確さ・わかりやすさ」ももちろんありますが、
まずは「見やすさ」です。
よく、内部の文書は、
内容がわかれば十分
６～７割の出来でいい
などと言われますが、
はっきりいって、人によってこの捉え方が異なっており、クオリティに大きな差、明らかな差が出ます。
多くの方が、「内容がわかって６割でいいなら『見やすさ』は気にしないでいい」という認識を持っているようですが、これは間違いだと私は思います。
私は、見やすさは６割の中に入るものだと考えています。
なぜなら、見にくい文書は、読み手が理解や判断までに時間がかかったり、誤解を招くおそれがあるからです。
見にくい文書は、
読み手から、本筋の論点ではなく、理解するための質問を受けます。
うまく答えられないと、何度も質問を受けます。
それでもわからないと、やり直しになります。
やり直しになると、その追加作業に追われる羽目になるため、他の業務が遅れます。
むりやり読み手に理解させようとすると、読み手が正確な理解ができず、誤解を招き、判断を誤らせるおそれがあります。
つまり、見にくい文書は、結局のところ内容もわかりづらいのです。
さて、体裁を整えるのに時間をかけるのと、何度も質問を受けるのに時間を費やすのと、どちらが効率的な時間の使い方だと思いますか？
今回ご紹介したコツは、見やすさの第一歩であり、今回ご紹介したものだけではありません。
また改めて、実際の文章入力のコツなどもご紹介させていただきたいと思っています！
🥖最後までお読みいただきありがとうございます🥖