チャットでよくある上司の確認待ちを削るための伝え方

こんにちは！
このnoteでは”分かりやすい表現”にまつわるテーマを取り上げて情報発信していきます。
今回は仕事を速めるためのチャットコミュニケーションについて書きます。

最近は多くの方がリモートワーク中心で、チャットコミュニケーションもこの1年程で急速に普及してきましたね。
上司、先輩への報連相や企画の提案もチャットで進める、というチームが増えてきていると思います。

チャットコミュニケーションの特徴

チャットでのコミュニケーションは、これまで主流だったメールコミュニケーションと比べて非常に情報伝達が速いのが特徴です。

速度だけでいえば、以下の具合です。
直接話す＞ビデオ会議＞電話＞チャット＞メール

速いとはいえ電話、ビデオ会議、直接話した方が早いのは当然です(笑)📞
なら直接話した方がいいじゃんとなりますが、チャットはやり取りの記録がすべて残り、かつ他のチームメンバーもいつどんなところにいても確認・参加ができるメリットがあります。
例えばチームメンバーの二人が口頭で話して決まった内容が他のチームメンバーに共有されずにうまく連携がとれなかった、、ということもチャット上でやり取りをしていれば回避できるわけです。

このようにメール以上の速さ、電話や直接話す場合に失ってしまう情報の保存力も考慮すると、非常に便利なコミュニケーション手法です。

チャットでよくある上司の確認待ちで前に進まない

チャットコミュニケーションはチームプロジェクトに非常に親和性が高く、便利なコミュニケーション手段ですが、一方で不得意な面もあります。
それは返信がいつになるか読めないことです。

・簡単な確認依頼を出したのに一時間かかる。
・重要な相談をしたつもりなのに返信が返ってこない。
・口頭で話せばすぐ終わるのに、、

上司にチャットを送って上記のような経験をする方は多いのではないでしょうか。

これらはチャットの特性を踏まえ、伝え方一つで(ある程度)返信の時間を短縮できるので、具体的に解説します。

「連絡」と「相談」を明確に分けて伝えること

まず結論からいうと、上司、先輩に何かを確認してもらうときは、
「連絡」と「相談」を明確に分けて伝えることをお勧めします。

「配信中の広告テキストの反応が悪いので、～～のフレーズでキーワードを入れ替えます」
「来週予定しているイベントの受付は20分前からでスタートしますね」
といったように、問題ないと思うけど一応目を通してほしいことは自分が行動に出る前提の伝え方(連絡)をします。
一方で判断がつかなく相談したい、しっかりと確認してほしい内容はslackならメンションをつけて伝えましょう。

すべて均等に判断してもらっているから反応が遅くなる

重要なのはしっかり判断してもらわなくていいメッセージを、”判断してもらわなくていい”と伝えることです。
なぜかというと、すべて同じ重要度でチャットを送っているから反応が遅くなっているという一因があるからです。

たまにすべての連絡の後に必ず”確認お願いします”とつけている方を見かけたりしますが、その場合受け取った人は重要な内容も重要でない内容も確認しなければなりません。
チャット上で相手に確認してほしいといわれたら当然確認しますからね。
ただ、「分かりました」の一言で終わるような内容の確認依頼が毎回来るのはきついです。当然すべて均等に判断するには時間がかかりますし、重要な連絡に対する返信も相対的に遅くなります。

送り手受け手双方にメリットがある伝え方

ここまで触れてきたように上司、先輩にチャットで何かを伝えるときは「連絡」と「相談」を明確に分けて伝えることをお勧めします。

先輩、上司がしっかり確認しないでいい連絡と確認が必要な相談を明確に使い分けることで、部下(後輩)は簡単な連絡に対するスピーディーな返信を得られて、時間を取ってほしい相談事項にはより具体的な返信をしてもらいやすくなります。
個人的には、特に”速く進めたい重要ではない連絡”に対する返信が速まることがとても大事だと思っています！

また、先輩、上司にとっても判断する内容が減るので、お互いにとってプラスになります。

口頭では細かいやり取りでカバーできますが、チャットの場合はやり取りの回数が少なくなる分、一回目のチャットで伝え方を工夫していくことをお勧めします。

ぜひ、参考になればうれしいです。
ご覧いただきありがとうございました。

それではまた！