毎日の充実度向上は業務の優先順位付けにあった

毎日することがあって大変です。
でも、ありすぎて何から手をつければいいんでしょうか？
こんな状態が続くとどうなるのでしょうか？

こんにちは、サラリーマンOBの谷です。

思わしくない進捗状況

気ばかり焦って夜になると
「あ～できてない」で終わる。

そして納期が来てやっつけ仕事、もしくはスルー。

何かを始めるとつまづき、手が止まる。
そのつまづきを解決せずに後回し。
そして翌日も同じことの繰り返し。

これって並行していろいろ手を出しているからこうなる。
・・・と、わかっているが全部やらなきゃならない状況。

こんな毎日を過ごしていると、モヤモヤからイライラへ。
気になって眠れなくなり、やがて体調に異変をきたし・・・

早く解決したほうがよさそうです。

優先順位を分解して考える

じゃあ優先順位のつけ方が下手ってことですね。

優先順位の条件は
① 納期
② 業務に関する難易度
③ 業務に必要とする時間
など

ざっと分けてみました。
重要度と緊急度の高い、低いを組み合わせて順位付けです。
好き嫌い、得意不得意で決めてはいけません。

１重要度が高く、緊急度が高い
２重要度が低く、緊急度が高い
３重要度が高く、緊急度が低い
４重要度が低く、緊急度が低い

このような順位付けが一般的と言われています。

マトリックス表を使って自分の仕事に落とし込む

では、ここから自分の仕事に落とし込みます。

① 納期日が近い、遠い
② 提案書、申請書、計画書等の作成等　メール確認、スケジュール調整、リサーチ
③ 難易度が高いと時間がかかる傾向、ルーチン業務は短時間

これをマトリックス表に落とし込み総合で順位付けする。

朝一番から全開で取り込める人はいいのですが、助走が必要な人は自分の得意な仕事をちょこっと始めて調子を上げてメインの仕事へチェンジです。

続いて1日の時間割作成

このマトリックス表から重要な仕事を一日の時間割に落とし込みます。
業務がはかどる時間に重要な業務を割り当てますが、朝型、夜型のタイプで振り分けてみてもよさそうです。

この時間割を使って何日か業務をこなし、納期遅れやミス、クレームが出ていないか確認し、都度ブラッシュアップする。
結果、あなたの業務遂行プラン（恒久版）の時間割完成です。
これをベースに週次、月次で作成もありです。

突発の依頼などは埋め込める隙間を利用します。
その時間は日々の業務実績から、早めに終わらせることができている業務の後に組み込みます。

予備時間は組み込んでおきたい

ここまでは順調に来ている前提で書いていますが
ある業務で思わぬ時間を要したときにどうしますか？

一日に目一杯詰め込んで業務遂行しても時間が足りないのは論外です。
そのようなときはあきらめて、何かの業務はやめるしかありません。
能率が上がってある程度は時間短縮できますが、予備時間創出レベルまではできないように思います。

なので時間割に予備時間を組み込んでできなくなる、どうしてもはみ出す業務を選び出しリカバリーできる日を見つけてそこに割り当てます。

この時間割ですが頭の中で作らず、計画表や時間割に書き込んで変更したことをわかるようにあなたのルールで運用してくださいね。

どうしてもこなせない時は・・・

どうしてもできない場合はあきらめてスルーしましょう。
納期延長交渉もありです。
そうした失敗をすることで計画を立てる力、修正能力が高まります。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。