2020年の変化（コロナ禍）に合わせたROBOT PAYMENT経理の対応

こんにちわ！
ROBOT PAYMENTの辻です！

実は・・・・弊社主催セミナーで登壇させていただきました。
（登壇と言っても私の体験談を中心に経理周りの話を語らせていただきました。）

営業職時代、提案先での営業提案セミナーなどの担当はさせていただいた経験がありましたが、経理職になってからの外部向けのセミナー登壇は初めてだったので・・少し聞きづらい点もあったかと思いますが、当初想定していたよりも多くの方にご参加いただき良かったです✨

今回は、そのセミナーでお話しさせていただいた内容を少しnoteに執筆させていただこうと思います。

経理は、外部への発信や同職種との関わりが、どうしても他職種に比べてあまり無いと思います。
2020年コロナ禍での経理の状況、業務改善、課題などなかなか私も共有し合える場所がなく、交流会や友人など特定の方との情報交換しかできず、なかなか他社の経理の方から良い情報を得ることができませんでした。
（１人経理（１社１人経理）の方は、もっと大変だったと思います😢）

また、メディアにリモートでの業務が難しい代表的な職種の1つとして経理がよく取り上げられてましたね・・・紙、ハンコ・・・

弊社、経理財務部が取り組んだ2020年の成功事例や残った課題などの各種情報が、貴社のバックオフィス改善のヒントになれば嬉しいです。

●テレワーク体制をどう整備したか
●具体的にどのツールを利用して業務効率化したか
●電子帳簿保存法など法制度への準備・対応
といった2020年における社内の経理（バックオフィス）事情を中心に今回はお話しさせていただきました！

弊社経理財務部のご紹介！（環境・特徴）

まず初めに、私（経理財務部）を取り巻く環境や組織について少しご紹介したいと思います。

①事業概要
※事業特性上、他社経理財務部と少し異なる点もあるかと思いますので、ご紹介させていただきます。

弊社は上記２サービスを提供させていただいております。

インターネット決済代行サービスは、預り金（ご契約企業の売上金（決済代行利用分））から各種利用料（月次利用料や手数料など）を差し引いて、ご精算させていただいております。
「請求管理ロボ」は、クラウドサービスのご利用料金を毎月ご請求させていただいております。
（弊社バックオフィス側の動きの紹介が中心となり、すみませんｗ是非サービスにご興味ある方は、お問い合わせお待ちしております♡）

②経理財務部体制

経理課、精算課という２課で経理財務部が構成されています。
一般的には弊社経理課、精算課の２課の業務を中小企業の経理ではどちらも担っている場合が多いと思いますが、弊社は請求&精算業務と言われる業務を（インターネット決済代行サービスは精算というサービスを提供）精算課で担っております。
少し特殊な課なので事前にご説明させていただきました。


③RP全社&経理財務部の大きな動き

新収益認識基準適用の検討や社内請求業務のシステム化PJなど、当初より決まっていたPJがあり・・・（他にも書ききれないくらい細かい社内業務改善、内部統制を目的とした業務フロー変更などいっぱいPJありました・・）

2020年テレワーク開始後も通常業務＋各種PJを遂行していく必要がありました。
テレワークに強制移行したことによって、業務効率を落としてしまい、決算スケジュール遅延や各種PJスケジュールを後に回すということはできない状況でした。

ちなみに弊社エンジニア職は先行してテレワークを開始しており、３月の全従業員原則テレワーク前に、全社希望者向けに試験的なテレワークを実は開始していました。
ただ、バックオフィスに関しては、３月の全従業員原則テレワーク前のテレワークは週１程度や実施した事が無い社員ばかりでした。

３月全従業員原則テレワーク突如開始

３月外出自主要請が発令され、突如始まってしまったテレワーク・・・緊急会議を開催して業務の洗い出しを行いました。

まず、下記取り組みを行いました！

①自宅でも電話対応可能に
②取引先とのやり取りをペーパーレス化
③数少ない出社メンバーを頼る

元々営業にて利用していた営業電話効率化ツールをバックオフィスにも導入し、在宅でも電話対応や電話利用ができるようになりました。

決済代行事業はWEB明細をお客様毎のマイページにアップさせていただくので、紙での対応はありませんでした。
請求管理ロボ事業の請求業務は、自社で「請求管理ロボ」を利用しており、取引先のご要望に合わせて請求書をメール送付または郵送にて対応させていただいておりました。
郵送に関しては外部郵送代行会社に「請求管理ロボ」よりデータが送られ自動で郵送されるので、メール送付でも郵送でも社員がわざわざ出社する必要はありませんでした。

売上関連に関しては紙業務の課題はありませんでしたが、費用関連に関してはどうしても紙がテレワークの障壁になりました。
ただ、上記資料の取り組みを行い、出来る限り紙のための出社を減らしました。

どうしても出社しないと対応できない業務に関しては・・・恥ずかしながら出社している少ないメンバーを頼らせていただきました。（経理管理の紙資料はどうしても機密情報が多いため特に役員に対応いただきました）
また、逆に経理は紙対応のための出社が他のバックオフィスよりはあったので、他部署の紙対応は経理で対応したりと全社で協力し合いました。

強制テレワークで感じた課題

強制テレワークになり皆さんと同じように下記課題を感じました。
特にいままで隣に居てすぐに小まめなコミュニケーションが取れていたメンバーとのコミュニケーションが減ったのは、歴然でした。
また、テレワークになり、やりづらい業務（紙・印鑑・コミュニケーション低下・設備不足等々）が増え、業務効率が落ちたものもありました。
いくつか弊社で行った課題への取り組みをご紹介させていただきたいと思います。

（出典元：ザイマックス総研の研究調査　https://soken.xymax.co.jp/2020/11/24/2011-worker_survey_2020/）

slackを小まめに使い、朝礼や夕礼、スレッド（1つの内容に関するやり取り）が3回以上続く場合はすぐcallしたり・・・と弊社エンジニアのテレワーク運用事例を参考にしながら、各課の業務特性に合わせてslackを使いこなしました。（まだまだ使いこなせてませんが・・）

各種クラウドサービスを全社で積極的に導入、またはいままで以上に活用しました。

上記はテレワークでの業務を行うために進めた業務で、追加で効果が出た業務です。業務効率化やシステム連携などを進めた結果、ヒューマンエラー削減や月次決算早期化にもつながりました。

上記が、請求管理ロボ事業の請求業務のフロー図です。
まだまだシステム化PJが進行中です。
他社の経理の方から、売掛金消込業務が結構苦労されている、というお話をよく聞きます。
弊社では、売掛金消込に関しては、バーチャル銀行口座とクレジットカード決済、口座振替を利用することで、ほぼ完全自動に消込が行われ、消込に掛ける時間はほとんどありません。
テレワーク中も上記の業務は、業務時間がほとんど変わらず（紙の変更届のデータ移行や家のネット環境などの障壁もありましたが・・）遂行できました。

今後の課題

コロナ禍のテレワークを通して様々な取り組みが全社、部、課で出来ましたがまだまだ課題は残っております・・・（今回noteに書けなかった取り組みはまた別のnoteで書きたいと思います。）

下記今後改善していきたい課題です！

・請求書受取の完全ペーパーレス化
・残高確認状のペーパーレス化
・データの軽量化・クラウド保存
・電子帳簿保存法への対応

まとめ

結論、まだまだ「道半ば」です・・・😭

コロナ禍のテレワークを通して・・・コロナ禍を変革のチャンスと捉えて、上を巻き込んでトップダウンで変えていくべきだと感じました！

業務効率化が落ちる、やりづらいなどのネガティブワードよりも、月次決算が更に早期化、業務改善に繋がりプラスアルファのこんな業務ができます！などポジティブな提案から導入や施策への取り組みが始まるとより良いと思います。

🌟日本の経理をもっと自由にプロジェクトご紹介🌟

弊社が中心となり進めさせていただいているプロジェクトです。
10月1日の電子帳簿保存法改正に合わせ、経済産業省へ賛同企業100社と共に経理の働き方改革のための嘆願書を提出いたしました。

日本の経理をもっと自由に。┃ROBOT PAYMENT （ロボットペイメント）

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辻です！
ロボットペイメントで経理やってます🍙
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— 経理TSUJI🍙@経理コミュニティ主催 (@robotpaytsuji) May 27, 2020