カッコいい文章にしようとして逆にわかりづらくなる話

部下の資料をチェックしていると非常に読みづらい文章と
でくわすことがある。

主語が抜けている、結論が書いていない、などケースは様々だ。

だが、そもそも何を言いたいのか分からないレベルのモノがある。

その場合の改善策は体裁の整った文章にしようとしないことだ。

＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋

たしかに体裁の整った文章を書くべきである。

しかし、それが必要となるケースは以外と少ない。

会社からの公式発表のような堅苦しい場合は仕方ないかもしれないが
メールや簡易的な報告や説明についてはそこまで求められない。

普段から堅苦しい文章を書きなれていない人は
慣れない単語を使ったりして逆に相手に読みづらい印象を
与えてしまうことがある。

それは伝えることより体裁を整えようとしてしまうためだ。
そのスキルがないのに・・・

＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋

では、どうしたらよいのか？

それは口で説明する言葉をそのまま文字に起こすのだ。

人間は書くことより話すことの方が得意である。
書くことは普段やらないかもしれないが話すことは日常で行っている。

文章が下手な人に試しに説明した資料について口頭で説明してもらうと
文章では記述していないことがでてきたり、違う言葉で説明されることが
ある。

このような場合にはこの手は非常に有効だ。

ただ、そのままだと乱暴なので話し言葉を書き言葉に
変える程度の手直しは必要である。

しかし、始めから下手な文章を書くよりか
話し慣れている平易な言葉をベースにしたものを修正したほうが
相手に伝わりやすくなる。

＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋＋

たしかに綺麗な文章が書けたほうがよい。

話し言葉をそのまま書き出すと社会人としては稚拙な表現に
見えてしまうこともあるだろう。

しかし、書くことが極端に下手な人間は一定数おり、
そのような人は改善は難しい。

ましてや上司は国語の教師ではない。

文章力がない状態で成人になった人間を
矯正するのは一朝一夕にはいかないだろう。

で、あるならば「伝わること」を重きにおいたやり方も１つなのだ。

コミュニケーションで最も大切なのは正しく伝わることであるからだ。