社内、部内ルールをMicrosoft365で部内共有(EXCELを使って)－コーポレートおかんのやり方
・可視化
・暗黙知
・見える化
・業務改善
・ＤＸ
・ナレッジシェア
・情報共有
をしたいけど、中小企業ですし、システム導入というと金食い虫ぐらいに思われるから、とりあえず手持ちのMicrosoft365でやってみたという体験談です。
今回は、物を購入して、管理、廃棄までの流れを部内で共有しました。
Microsoft365でやりたい人、それしか選択肢がない人(私やん、それ)のヒントとしてお役にたてば幸いです。
自己紹介と情報共有に取り組んだ理由
東大阪にあるとある企業の開発部門で、知財業務とあわせて、開発業務のひとつとして、毎月、経費処理と予算管理をやっています。
入社した30年前は精算書は手書き、記録をコピーして紙に残す、精算内容をExcelに転記して予算管理の日々・・・。
ほんの15年くらい前から、電子決裁システムを利用するようになり、すこしずつデジタル化の波がやってきて・・・からの電子帳簿保存法と適格インボイス制度の始まったことで、アナログとデジタルの二方向の管理にとまどう開発部員のみんな。
申請漏れなども増え、業務面でのフォローの回数が増えてきました。
新しい制度のフォローだけでなく、新しい制度による社内ルールやマニュアルがサイボウズで連絡されても蓄積されている場所がなく、入社して来られる人がルールそのものを探す状況になり、そちらのフォローもしなければならない状態になり、業務が増える一方・・・
フォロー業務を減らしたくて「支払、精算に関するマニュアルを作ろう」と思ったのがきっかけです。
どういう形で共有したか
Microsoft365のどのアプリで、どういうものを作ったのかという簡単に説明をします。
１．EXCELで作成したもの
①物を購入するための事前準備、購入、管理、廃棄までの全体の流れを表で作成
②物を購入するための事前準備、購入、管理、廃棄の各ステップごとの作業順序を表で作成
２．OneNoteで作成したもの
①物を購入するための事前準備、購入、管理、廃棄の各ステップごとの作業に必要な申請書類、申請先をリンク
事前準備、購入、管理、廃棄までの見える化
作成したファイルの内容を説明します。
以下のように、物を購入するための事前準備、購入、管理、廃棄までの「見える化」を、発注/購入者視点で作成しました。
行の左から右にむかって
10.予算申請→20.稟議と発注(適格インボイス)→30.納品→40.支払と精算→50．予算管理→60.ISO管理→70.廃棄処理というステップを、数字をつけて書き出しました。
それぞれの流れごとの主な作業を列に書き出し、作業者が
「発注したい場合はどこの流れなのか」
「前後の流れは何か」
「現金精算申請は、どの流れなのか」
が見えるようにしました。
このExcelには、
現金精算も含めて、取引先ごとの契約の違いで伝票が異なるという情報を付けました(ここは、会社情報なので紹介できなくてごめんなさい)。
物を購入したら、監視測定が対象となるものはＩＳＯ関係の台帳で管理登録するということを情報共有したかったので、物を購入したあとの管理業務もステップの中に加えました。
物を購入するための事前準備、購入、管理、廃棄の各ステップごとの作業順序の見える化
次に列に書き出した主な作業をフェーズとし
・作業順番
・業務工程(何のためかの意図説明用)
・発生時期
・発注/購入者が申請するのに関係する部門、担当者
・作業する上での説明、注意点
・発注/購入者が必要な資料の説明
・申請に関連するシステムとルール
・経費処理担当者が必要な資料
という項目をつけて具体的な作業内容をフローとして書き出しました。
EXCELで作った理由は、業務工程をつけたかったのと、修正作業がしやすいからです。
業務工程は、この作業は何のためにしているのかの意味を持たせることで発注／購入者に申請が必要な意味を知ってもらいたかったからです。
修正は、まだ社内に電子承認フローがない業務が多く、税理士さんの指導や、経理部門の業務改善で「お作法」が変わるから、一般的なフロー図だと、修正が大変になるので、EXCELならラクかもしれないも考えたためです。
（余談︰業務改善によって、改善をした側と、その改善で環境が変わる側がお互いにWIN WINにならないルールは、改善した側への「お作法」と呼んでます（笑））
EXCELの作業フローのフォームは、よくあるフォームなので、ご存知の方には参考にならないかもしれませんが。
表の中にある「→◯」、「◯←」は、書類、伝票を渡す先がどこかを示しています。
仕事で「次の作業を渡す」、「ボールを渡す」という言葉があるので、ボールに似た「◯」を使ってみました。
※のマークは関係イベント発生したら参考にしてねという意味です。
「見える化」の最初の失敗－良い子はマネしないでね
最初は「支払、精算に関するマニュアルを作ろう」とマニュアル作成本を購入したり、ネットでもマニュアル作成の情報を探しました。
どのマニュアル本にも「業務の内容と流れの棚卸」が書かれていたので、そこから着手。
棚卸表フォームなども入手し、現状を棚卸ししますが、最初はうまくまとめられず、試行錯誤しました。
私は、経費処理する側にいるから失敗しました。
うまくまとめられなかった理由は
１．支払い、精算する側の視点なのか、支払い、精算した伝票を処理する側の視点かがブレブレだった
２．伝票を受け取った時点や、処理の時点で支払方法や取引先による条件による分岐点、暗黙知のルールが点在し、必要な情報がわかりにくい
「作業者視点」を意識し、作業者にとって必要な情報にだけしぼりこんで、物を購入して、管理、廃棄までの全体の流れを「見える化」するところからはじめることにしました。
どの時点で何の作業をするのか・・この背景が見えれば申請漏れが減らせると考え、物を購入して、管理、廃棄までの部内の流れの全容を見えることに取り組むことで、あとの作業はとても楽になりました。
OneNoteとの連携は次回
作業に必要な申請書類、申請先をリンクをOneNoteで作成した内容は、次回に書きます。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。