話すときも、メールも「結論」から

話すときは「結果」からというのは多くの
方がご存じだと思いますが、これは
メールでも同様です。

最近は、LINEやChatworkなどのSNSでの
やりとりが中心になり、社会人になって
メールを使うことは少なくなりました。

企業もビジネスメール研修をするところは減り、
入社して数年経って、自分で学ぶことが多いようです。

先日受け取ったメールですが、

タイトル：この前お話しした件

沢山のメールを受け取る人にとって、メールの
タイトルはすごく大事。すぐに返信する方が
よいか後でもいいのか判断できるから。

「この前話した」って、いつ、なんだっけ？
っとややイラっときます。

このタイトルだけでも相手のことを知ることが
できますよね。特に社内では、相手にも
よりますが、

ポイント１：急ぎなのか、重要なのか、返信が必要か
【】で表題の頭につけることが大事。上司宛なら、
例：【返信をお願いします】明日８月２０日（火）マーケティング
　　会議のアジェンダについて

私が何十年も頭においていることは、
・タイトルは【】内も大事ですが、明日だけだとわかりにくいので、
　日にちを入れる。半角だとわかりにくいので全角にする。
（特に４０代以降の方は目が、、半角で小さいとわかりにくため。
　あと、官公庁は数字は全角が基本です。）
・上司やクライアントには「要返信」「至急」など書きません。
　【急ぎめの返信が嬉しいです】とか下出に出て書きます(笑)
・必ず曜日を入れます。日程って、日付だけでなく曜日も
　確認しませんか？曜日がないと一度カレンダーで確認する
　ことになります。
　相手の方がパッとすぐにわかるようにします。
・タイトルは、何の（大きな概要）、何の件（ポイント）
　かわかればＯＫ。詳細は本文に書きますから。
　
そして本文ですが、シンプルに相手が何をどう判断したらいいのか
わかりやすく書くこと。私は箇条書きにします。

この前届いたビジネスメールは物語風で５行ずつ10段書いて
ありましが、メールの依頼内容がわからないので、どこを
重点的に理解するといいのかわからず（汗）

ある大企業の社長も「メールが来たんだけど、ズラズラ書いてあって、
一生懸命に読んだんだけど、着地点はそこ？！」と、返信を必要と
しているのかどうかだいぶ悩んだと。

忙しい上司やクライアントに、理解してもらい確認や返事をもらうために、いかに返信しやすいかを考えて送るのがビジネスメールです。

何のメールか、まずメールの目的（結論。相手が頭の中で判断する体制に入ります）
例：「８月２０日のマーケティング会議のアジェンダを作成いたしました。
　２案作成いたしましたので、ご確認及びご返信をお願いいたします。

あとは状況を入れます。

判断を仰ぐ場合は、必ず最低２案を作成し
各メリット・デメリット、それに対し、自分はこう考えるです。
例：私は案１を進めようと思っています。理由は、、、
と、自分の考えをしっかりと伝えます。

案だけで「A案とB案のどちらがよろしいかご判断ください」と
お願いすると、「判断丸投げなの？　仕事まかせて大丈夫か？！」
ってことになりますからね。

メールを受け取った上司は、「明日の会議ならすぐに返信
しなきゃ！」と思いますよね。

返信する上司は、「〇〇部長。本件、B案で進めてください。
なお、一点、▲▲▲についても万が一に備えてプランBを
検討しておいてください。よろしく」という返信で済みます。

話し方もメールも、自分が言いたいことではなく、相手が
しっかり理解して返事ができるようにもっていくことが
大事です。

いかに上司が判断しやすいか、自分が上司ならどう思うかを
考えながら作ります。

あと、内緒ですが、女性ならではの相手をぐっと身近に感じさせる
テクニックがあります。クライアントさん宛の場合、

例：暑い毎日ですが、気をつけて夏を乗り切ってくださいね。
　　涼しくなったら、またお会いできると嬉しいです♪

と最後だけ、ちょっとホッとさせるような技です。

あくまでも、最後にちょっと！

以前このようなメールを送ったところ、「ピリピリした中で
心が和みました」とお堅いクライアントさんからメールが
きました。よほど辛いときだったんでしょうね。

これを男性が送ると引くそうですから女性だけで( ;∀;)

では、またお会いしましょう～(^^)/

・具体的に