オンライン＆リアルのハイブリッド型全社イベントを開催！ やってよかった5つのこと
Hameeではコロナ以降、社員の8割以上が在宅勤務をしています。
そんな中、全社員（約230人）が集まる定例イベントの実施時期がやってきました。
不安もありましたが思い切って新しいことにあれこれ挑戦してみたら、運営側の想像を超える高評価をいただけて、とても嬉しかったです！同じようなお悩みを持つ方のお役に立てればと思い、やってよかった5つのポイントをご紹介します。
初のハイブリッド型全社イベント
昨年7月からHameeでは在宅勤務制度を導入し、社員が自由に出社or在宅勤務を選べるようになりました（コロナの状況によって出社制限あり）。
さらに、全社員が通勤時の新幹線・飛行機・フェリーetc利用可能な制度「いざ！小田原」をスタートするなど、働き方の自由度をここ1年で加速させたことで、現在社内は「在宅勤務社員」（オンライン）と「出社社員」（リアル）が混在（ハイブリッド）している状況です。
今回の全社イベントは、この両者が「どうやったら一緒になって楽しめるか？」をテーマにコンテンツを設計しました。前回の全社イベントは全面オンラインで開催したのですが、オンラインにリアルの要素を取り入れた「ハイブリッド型全社イベント」は初のチャンレジでした。
あの素晴らしいコミュニケーションをもう一度
最初に、今回のキックオフミーティングのコンセプトをご紹介。
（イベントプロデュース会社「CRAZY」さんにコンセプトづくりや運営サポートをご協力いただきました）
前述の通り、在宅勤務制度を導入し時間的にも精神的にも余裕ができ、働きやすくなった一方で、社内ではコミュニケーションの機会が圧倒的に減りました。「あいつ今なにしてる？」レベルで全然見かけなくなった社員も。
久しぶりに、いつかのようにコーヒーカウンターや食堂で、何気なく、当たり前のようにしていたコミュニケーションをみんなでやってほしい……。
そう考えて、「出社」も「在宅勤務」も関係なく、みんなでワイワイ楽しもうぜ！の気持ちを込めて、このコンセプトにしました。
当日のスケジュールはこんな感じ。
社員によるアイスブレイク「鬼滅の刃コスプレ全集中ライブ」や新入社員挨拶、社内アワード表彰式など、盛りだくさんなプログラムでした！
ちなみに、軽音部社員による「紅蓮華」のマジ演奏はYoutubeで公開しております～！こちらもぜひ！
では、今回のイベントでやってよかった5つのポイント、いきましょー！
やってよかったポイント①
「出社社員にも、オンライン参加してもらう」
当日の参加割合は在宅参加者が130名、出社が100名。「出社が100名もいるなら、社内でリアルイベントを開催＆ライブ中継して、在宅社員だけオンライン参加してもらえばいいのでは？」と考えたのですが、やめました。
コンセプトに沿って考えると、やっぱり全社員が同じ体験をすることが大切。そう考えて、出社社員も在宅勤務社員と同様に個人PCからオンライン参加してもらい、出社・在宅勤務に関係なく、全員が同じ会場にいるような空気感を演出しました。
その結果、「自宅からでも、社内と同じ温度感で楽しめた」「久々に全員が同じ空間にいる感じがよかった」などの感想をいただけました。ライブ中継を流すだけだったら、きっと在宅勤務社員が置いてきぼりになり、一体感のある場を演出できなかったと思います。
やってよかったポイント②
「まずはZOOMチャットで一言タイムをつくる」
基本、参加者には音声ミュート設定で、代わりにZOOMチャットにコメントやリアクションを投稿してもらいます。ただ、多くの視線が集まる中、いざチャットに書き込むのはちょっと緊張しますよね……。
そこで、冒頭に「今の気持ちを一言ZOOMに投稿してみよう」という「チャット投稿タイム」を設けました。
一斉にみんながチャットすれば目立たず投稿しやすい。それに最初にチャット体験してもらうことで、その後の投稿ハードルが下がるだろうと。
結果、「チャット投稿タイム」がなかった前回と比べて全体で倍近いチャット投稿があり、大いに盛り上がりました！！
チャットが盛り上がれば全体の雰囲気が温まるし、発表者も発表しやすい。さらに、コメントすることで、一人一人の「参加している感」も圧倒的に高まるので、やってよかったです。
あと、たまーにボケっぽい発言をしてくれる社員がいるはずなので、そのあたりをうまく拾ってあげると、さらに最初に場の空気が柔らかくなるのでオススメです！
やってよかったポイント③
「質問はチャットではなく、フォームで」
チャット投稿タイムによって発言しやすくなったとはいえ、より発言に気を使うのが発表に対する「質問」。こんなバカみたいな質問しちゃっていいのかな？とか、どうしても気になる。
そこで、簡単な質問でもぶっこんだ質問でも、気軽に聞けるようにGoogleフォームを用意。社内のチャットワークからURLを投げて、そこから質問を記入してもらう形式にしました。
前回のオンライン全社イベントでは、ZOOMチャットに直接質問を書き込む方式でしたが、ほとんど質問はなし。比べて、今回は約10件の質問が寄せられたので、フォームのおかげで質問のハードルが下がったのだと思います。実際に、後のアンケートでも「名前も質問内容も誰にも見られずに質問ができてよかった」という声が寄せられました。
やってよかったポイント④
「社内の様子を実況中継する」
在宅から参加していると、「今社内はどんな感じなんだろう？」と気になる人も少なくないはず。
そこで、ところどころ実況カメラのように社内を映して中継しました。
特に懇親会の時間帯は、出社社員が集まって騒がしくなるので、その様子をカメラで映しながら実況しました。
手振れがひどく謎の間があったり、わちゃわちゃしましたが、在宅参加の社員からは「TVの中継を見てるみたいで楽しかった」「久々にイベントやっている感があって楽しかった」と嬉しい感想を聞けたので、よかったです。
やってよかったポイント⑤
「オンライン参加者にも、飲み物＆おつまみを用意」
出社社員用には個包装した食事＆飲み物を用意しました。同様に、
在宅勤務社員も懇親会に参加しやすいように、オンライン参加用キットを一人一人に送りました。
ビール、サワー、梅酒リキュールと、普段はあまり買わないであろうちょっと良質なおつまみ。そして、コーポレートカラーのギフトカードも同封。オンライン懇親会のイロハと社長の直筆メッセージを記載しました↓
事前の参加確認アンケートで不参加だった人にも送ったのですが、
中には参加キットが嬉しすぎて急遽参加するよ！っていう反応も。
地味に商品選定～購入に時間がかかりましたが、おかげで在宅からも多くの社員が懇親会に参加してくれましたし、単純にみんな喜んでくれたので、特にやってよかったです！
反省点も多々。ZOOM回線が重くてチャット追えず
一方で、今回トライしたことで見えた反省点もありました。次回に活かしていきます。
◆ZOOM回線が重くなりがちなので、スマホや別端末を繋いでおく
回線が重いとチャットも追えない。チャット確認専用としてスマホなどの別端末もつないでおくと便利！
◆運営メンバー用のインカムを用意する
本番はPCでのリアルタイム連携が難しい！インカムがあるとGood！
◆高確率で時間が押すので、タイムスケジュールにバッファを持たせる
オンラインだとお尻の時間がなぁなぁになりやすいので、注意を！
◆画面共有時のスライド送りは、発表者自身でしてもらう
運営側で動かすと、スライドを送るタイミングが微妙に合わず、発表者もストレス。発表者全員に操作権限を与え、自身で操作してもらうのがベスト！
約7割の社員の「クリエイティブ魂」に火を付けた！
終了後の全社アンケートでは、キックオフミーティングの満足度について、約7割が「よかった」と高評価の回答をしてくれました。
さらに、今回のイベントによって「クリエイティブ魂」（こいつを燃やすことがHameeミッション）の炎が大きくなったと、回答者134人のうち95人の社員（約70%）が回答してくれて、とっても嬉しかったです。
ともに運営に携わってくれたメンバーのみんな、本当にお疲れ様でした。（運営メンバー7人で約1か月半かけて準備しました）
まだまだ改善点は数えきれないくらいありますが、新しい形でのコミュニケーションを提示できたのではないかと思います。
次回はより進化成長した全社キックオフミーティングをお届けいたしますので、乞うご期待！
